Специфика проведения специальных мероприятий в сфере бизнеса

            «Организаторы  «круглого  стола»  придерживаются  определенного  регламента  его  проведения.  Например,  сначала  ведущий  представляет  присутствующих  участников  друг  другу,  объявляет  повестку  дня,  определяет  очередность  выступлений  и  т.д.,  затем  обсуждение  проблемы  проходит  в  форме  дискуссии.  Важно  оставить  время  для  вопросов  представителей  СМИ  и  ответов  на  них.  Для  того  чтобы  все  присутствующие  на  «круглом  столе»  были  в  курсе  обсуждаемых  проблем,  следует  заранее  подготовить  комплект  документов  и  разослать  его  участникам  мероприятия.  Для  представителей  СМИ  необходимо  подготовить  пресс-кит,  содержащий  информацию  об  актуальности  и  важности  проблемы,  список  приглашенных  участников  и  докладчиков,  официальную  позицию  компании  по  проблеме  и  другие  материалы,  например  комментарии  авторитетных  людей,  которые  когда–то  высказывались  по  данной  проблеме.»18

«По  итогам  «круглого  стола»  принимается  резолюция,  в  которой  указываются  выработанные  в  его  ходе  решения,  рекомендации  отдельным  участникам  и  т.д.  Резолюция  подписывается  участниками  «круглого  стола».  Важно,  чтобы  резолюция  была  сформулирована  и  подписана  в  максимально  короткие  сроки,  лучше  всего  в  тот  же  день,  так  как  в  этом  случае  она  будет  иметь  новостную  ценность  для журналистов.  Соответственно,  вероятность  освещения  данного  мероприятия  в  СМИ  значительно  возрастет».19

           Подводя предварительные итоги  характеристики такого специального  мероприятия как круглый стол, можно сказать, что данное мероприятие  можно использовать в сфере  бизнеса.

 «Выставки. Процесс  подготовки  к  участию  в  выставке  состоит  из  нескольких  блоков:

• планирование  участия;
• организация  и  координация  подготовительных  работ;
• обеспечение  необходимых  ресурсов  для  эффективного  участия.

    На  первом  этапе  компания  принимает  решение  об  участии  в  выставке,  определяет,  как  будет  выглядеть  стенд,  что  необходимо  экспонировать  и  в  каких  объемах,  выбирает  подходящую  площадь  и  наиболее  удобное  место  в  выставочном  зале,  назначает  ответственных  за  подготовку  и  планирует  бюджет.

Подготовкой  компаний  к  выставкам  занимаются  различные  специализированные  фирмы,  которые  предлагают  услуги  по  производству  и  монтажу  стендов,  оформлению  выставочных  площадок,  подготовке  полиграфической  и  сувенирной  продукции  и  т.д.  Их  работу  необходимо  тщательно  контролировать  по  срокам  и  качеству  исполнения».20 

Очень  важно  предусмотреть  хорошее  освещение  стенда,  наличие  места  для  проведения  переговоров;  если  есть  возможность,  то  и  комнаты  для  гостей,  а  также  для  хранения  верхней  одежды.

«К  началу  работы  выставки  у  компании  должна  иметься  необходимая  полиграфическая  продукция:  брошюры,  листовки,  календари.  Как  правило,  готовится  определенный  набор  информационных  материалов  и  небольших  сувениров,  который  распространяется  среди  посетителей  выставки.  Иногда  организаторы  выставки  готовят  тематический  каталог,  в  котором  компания–участник  представляет  свою  информацию.  Контроль  над  этим  процессом  ложится  на  специалиста  по  PR».21

 «Подготовка  и  распространение  приглашений  на  выставку  проводится  ее  организаторами.  Однако  можно  подготовить  собственные  приглашения  или  договориться  с  организаторами  об  адресной  рассылке,  чтобы  пригласить  нужных  компании  людей.  Важным  моментом  организации  участия  в  выставке  является  подготовка  сотрудников,  которые  будут  на  ней  работать.  Персонал  должен  уметь  показать  новый  продукт,  рассказать  о  его  свойствах,  преимуществах  и  т.д.  На  открытии  выставки,  как  правило,  присутствуют  представители  СМИ,  которые  получают  информацию  об  участниках  для  своих  репортажей  у  организаторов,  например  в  пресс-центре.  В  пресс-центре  необходимо  распространить  пресс-релиз  и  другие  информационные  материалы  об  организации,  с  тем,  чтобы  название  компании  прозвучало  в  материалах,  посвященных  работе  выставки».22

            «Презентации при  подготовке    важно  тщательно  проработать  сценарий  мероприятия:  определить  ведущего,  очередность  выступающих,  время  для  вопросов  присутствующих  и  комментарии  гостей,  фуршета  и  т.п.  Во  время  презентации  среди  гостей  и  представителей  СМИ  помимо  других  информационных  материалов  необходимо  распространить  список  выступающих  на  мероприятии  и  сценарий  вечера.  Это  позволит  журналистам  найти  удобный  момент  для  того,  чтобы  получить  комментарий  от  представителя  компании  или  взять  интервью».23

Церемония  открытия.  Специалист  по  связям  с  общественностью  должен  написать  сценарий  церемонии,  чтобы  ее  участники  точно  знали  свои  роли,  например,  когда  ведущий  должен  объявить  об  официальном  открытии  объекта,  кто  должен  перерезать  ленточку  и  т.д.

Необходимо  подготовить  пресс-кит  для  представителей  СМИ,  где  будет  описан  объект,  цели  и  история  его  создания,  а  также  его  преимущества,  ожидания  компании  в  связи  с  его  открытием  и  т.п.  На  церемонии  открытия  необходимо  выделить  отдельные  места  для  журналистов,  обеспечить  условия  для  их  работы.  Кроме  того,  следует  позаботиться  о  наиболее  выигрышных  местах  для  фоторепортеров,  чтобы  фоторепортажи  получились  максимально  качественными.

Исходя из информации  о данных мероприятиях, можно сделать вывод, о том, что данные мероприятия можно проводить в сфере бизнеса, точно установив целевую аудиторию. К таким мероприятиям можно отнести и пресс-конфкренцию.

 «Пресс-конференция. Основные  этапы  организации  пресс-конференции:

1.  Определение  целей  и  задач  пресс-конференции;

2.  Выработка  и  формулирование  главной  и  вспомогательной  темы;

3.  Выяснение  имен  и  должностей  спикеров,  а  также  необходимое  для  их  доклада  оборудование  (видео,  проектор,  перевод,  лазерная  указка,  микрофоны  в  зале  для  желающих  задать  вопросы  и  т.д.);

4.  Подготовка  и  согласование  сценария  проведения  пресс-конференции.

Факторы,  которые  важны:

• место  проведения  мероприятия;
• продолжительность  пресс-конференции;
• спикеры,  время  и  темы  их  выступлений;
• наличие  информационных  материалов  и  сувенирной  продукции;
• привлечение  дополнительных  вспомогательных  лиц/служб  (фотограф,  оператор,  переводчик);
• привлечение  других  подрядных  организаций,  в  том  числе  PR-агентства;
• оформление  зала;
• обеспечение  транспорта,  который  привезет  журналистов  к  месту  проведения  мероприятия;
• ведущий  пресс-конференции.

5.  Составление  списков  СМИ  и  их  утверждение.

6. Разрабатывается  примерная  смета  возможных  накладных  расходов,  которая  утверждается  с  руководством  компании.

7. Пишется  текст приглашения,  который  должен  содержать  информацию  о  контактных  лицах,  у  которых  можно  получить  дополнительную  информацию  о  мероприятии  и  зарегистрироваться;

• логотип  компании;
• дату,  время  и  место  проведения  пресс-конференции;
• темы  выступлений  и  имена  спикеров  предстоящего  мероприятия;
• краткое  описание  освещаемой  темы;
• краткую  информацию  о  компании  (бэкграундер);
• для  малознакомых  помещений  желательно  приложить  схему  расположения  места  проведения  пресс-конференции.

8.  По  списку  СМИ  проводится  предварительный  телефонный  обзвон  журналистов,  в  ходе  которого  выясняется  их  интерес  к  теме  пресс-конференции  (первый  звонок  необходимо  сделать  не  менее  чем  за  неделю  до  мероприятия).  Если  журналиста  интересует  компания,  но  не  интересует  данная  тематика,  то  выявляется  интересующая  тема,  и  если  она  не  идет  вразрез  с  интересами  компании,  то  до  или  сразу  после  пресс-конференции  организуется  встреча  с  соответствующими  представителями  компании.  Если  журналист  не  проявляет  заинтересованности  в  теме  и  компании,  то  следует  поинтересоваться  причиной  такого  равнодушия.  В  зависимости  от  приведенных  журналистом  причин  выбирается  один  из  вариантов  дальнейших  действий:

а)  журналисту  без  нажима  приводятся  доводы  в  пользу  значимости  темы,  компании,  ее  деятельности  и  задач  с  точки  зрения  аудитории  его  СМИ;

б)  в  том  же  СМИ  находится  другой  журналист.  Это  делается  посредством:

• наводящего  вопроса  первому  журналисту;
• беседы  с  главным  редактором  или  редактором  отдела;
• установления  отношений  с  другим  журналистом  из  данного  СМИ.

9.  После  первого  звонка  и  выяснения  предварительной  заинтересованности  журналиста  ему  отправляется  приглашение  по  факсу  или  электронной  почте  (реже  с  курьером),  после  чего  осуществляется  второй  звонок,  в  ходе  которого  получается  подтверждение  получения  приглашения  и  его  заинтересованности  в  посещении  пресс-конференции».24 

Задачи специальных PR-акций сводятся к двум важным моментам: обеспечение постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле и дополнительное привлечение внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции или услугам.

В PR деятельности ресторана есть несколько направлений: ресторанная критика, создание новостей, специальные PR-мероприятия, кризисных ситуаций, публичные выступления рестораторов являют собой кульминацию многих PR-мероприятий, работа с клиентами. PR в ресторанном деле – это функция управления, способствующая установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и общественностью.

 

 

Глава  II.: Специфика  проведения  специальных  мероприятий  в  сфере  ресторанного бизнеса

2.1. Ресторанный бизнес как сфера применения специальных мероприятий

2.1. Ресторанный бизнес как сфера применения специальных мероприятий

Ресторанный бизнес отличается от всех видов бизнеса. Из года в год ресторанный бизнес стремительно развивается. Идет серьезная конкурентная борьба за посетителей. Именно этот фактор заставляет владельцев ресторанов придумывать не только основную стратегию и стиль ресторана, но и мероприятия, придающие уникальность и неповторимость.

        «Event-мероприятия можно разделить на:

• Trade events – мероприятия для партнеров, клиентов, дилеров и дистрибьюторов. Это деловые мероприятия, не исключающие изюминки и развлекательной составляющей. В эту группу входят конференции, презентации, приемы, семинары, форумы, конгрессы, саммиты, PR-акции, специальные мероприятия на выставках-ярмарках и т. д. Цель организации подобных мероприятий – представить товар, наглядно продемонстрировав его достоинства. Также мероприятия этой категории часто организовываются с целью презентации новых услуг, обмена опытом, поиска новых стратегических партнеров и т. д.
• Corporate events (HR events)  – корпоративные мероприятия (совместный отдых сотрудников, юбилеи компании, профессиональные праздники). Корпоративные мероприятия предоставляют уникальную возможность донести идеи компании непосредственно до сотрудников. Также они могут послужить эффективным инструментом внешнего маркетинга, поскольку всегда можно пригласить на корпоративные мероприятия постоянных клиентов и партнеров. Данным приглашением можно обеспечить лояльность приглашенных, дать им почувствовать свою важность. В группу корпоративных мероприятий входят такие события, как юбилеи фирмы, дни рождения сотрудников, вечеринки, праздники, пикники. Продуманная корпоративная культура любой фирмы предполагает организованный коллективный досуг сотрудников. Данным сектором event-маркетинга пользуется масса компаний, для которых забота о своих сотрудниках – престиж самой организации.» 25

Существуют большое количество мероприятий, но из всего многообразия для проведения именно в ресторанном бизнесе подходят следующие:

«Фестиваль – это одна из популярнейших и интереснейших форм проведения праздника – это массовое мероприятие, с помощью которого можно привлечь внимание. А с помощью тематики фестиваля можно варьировать целевую аудиторию. Данное мероприятие всегда сопровождается большим скоплением народа, атмосферой праздника, которая объединяет людей, положительными эмоциями. 

Продвижение фестиваля является лишь промежуточным этапом в проведении самого мероприятия. Поэтому сначала необходимо коротко рассмотреть, что предшествует этапу продвижения, рассмотреть то, что определяет, как именно будет рекламироваться фестиваль. Такими этапами являются планирование, разработка творческой концепции и визуального решения.»26

  Важность планирования очевидна: без него работа наверняка превратится в хаос, а что получится в финале – неизвестно. Другими словами, эта стадия может считаться главным ключом к успеху. Не менее важна своевременность планирования. Специалисты по организации мероприятий считают, что его надо начинать минимум за три месяца до старта мероприятия, а во многих случаях и за год, когда речь идет о чем-то масштабном. Планирование фестиваля – это не только составление графика технических и прочих работ. Сюда принято относить еще и разработку единой концепции фестиваля и создание первичного промо – документа, в котором в общих чертах описываются намеченные каналы продвижения и способы взаимодействия с ними. Составление плана проведения мероприятия предполагает наличие специальных знаний и четкого понимания, как сделать его действительно удачным.  
           Следующим этапом следует разработка творческой концепции фестиваля рекламы. В основе каждого хорошего специального мероприятия лежит творческая концепция – идея, которая делает мероприятие отличным от других. Творческая концепция затем становится основой для формы организации самого фестиваля, к которой также необходим творческий подход. Понятие формы относится ко всем деталям мероприятия: подбору участников, сценарию, освещению, звуку. Разработку творческой концепции лучше всего начинать с создания основного сообщения, впоследствии вокруг него будет строится вся маркетинговая составляющая.

            « Работа над сообщением зависит от многих факторов, но есть ряд важных моментов, которые необходимо учитывать:  

•   при составлении основного сообщения полезно учитывать доступные каналы продвижения; 
• сообщение лучше делать "сквозным", то есть актуальным для использования на любой из стадий проекта, – это значительно добавит целостности; 
• разрабатывая сообщение, следует уже примерно знать, как и где мы собираемся его использовать: только на мероприятии, мероприятие плюс промо-кампания и другие варианты.»27