Анализ системы первичного учета как самостоятельного предмета исследования

Оглавление

Введение

     Эффективная организация системы первичного учёта в современных условиях представляется чрезвычайно актуальной проблемой. Связано это с тем, что сегодня значительная часть  российских предприятий, пережив все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

     Необходимость планирования, надлежащего учёта и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных  предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизации и модернизации действующих на предприятии систем первичного, а далее – управленческого и финансового учёта становятся более чем актуальными.

     Следует отметить, что первичный учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта  на 70-80% можно проецировать на систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимым условием обеспечения высокой эффективности первичного учёта, является разработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно – практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации первичного учёта.

     Целью данной работы является анализ системы  первичного учета как самостоятельного предмета исследования.

     Основными задачами, решение которых необходимо для достижения поставленной цели, являются:

1. раскрытие структуры системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих  элементов;
2. рассмотрение понятия и классификации документов, требований к их оформлению;
3. разработка единой методики проведения аудита первичного учёта применительно к любому раздела учёта;
4. систематизация типичных ошибок, свойственных организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятия;
5. рассмотрение путей совершенствования первичного учёта.

     Объектом  исследования в работе являются учёт основных средств, материалов, труда  и заработной платы, денежных средств в кассе предприятия и на его расчётных счетах. Предметом исследования являются первичные документы данного учета, их значение и движение.

     Теоретической основой настоящей работы послужили  научные труды отечественных  и зарубежных учёных в области  аудита, первичного учёта, документоведения, делопроизводства, бухгалтерского (финансового, управленческого) учёта, экономики предприятия: Е.М. Гутцайта, Монтгомери, В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и др., а также материалы научных периодических изданий по изучаемой проблематике.

     Кроме того, работа базируется на изучении и анализе законодательных актов и нормативных документов, регулирующих аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта в Российской Федерации.

Раздел 1. Система организации  первичного учета в организации

1.1 Юридические основы  системы первичного  учета

     Любая система, в том числе и система организации первичного учета (далее СОПУ) всегда базируется на каких-либо нормативных основах. Единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.

     В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать необходимые обязательные реквизиты.

     Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

     Правительство Российской Федерации Постановлением от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Оно также обязало Госкомстат России и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

     Указанный Порядок был утвержден Постановлением Госкомстата России и Минфина  России от 29.05.1998, 18.06.1998 N 57а/27н.

     В соответствии с этим Порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

     Внедрение унифицированных форм первичной  учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

     В 1997 — 1999 гг. утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

• Постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 N 68 - по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
• Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а - по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; по учету работ в капитальном строительстве;
• Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 - по учету работы строительных машин и механизмов; по учету работ на автомобильном транспорте;
• Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 - по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций;
• Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 - по учету торговых операций;
• Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 - по учету продукции, товарно - материальных ценностей в местах хранения;
• Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 - по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно - строительных работ. (Этот раздел является дополнением к формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 03.10.1997 N 71а).

     Указанные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.

     Проектирование  унифицированных форм первичной  учетной документации осуществляется Научно-исследовательским и проектно- технологическим институтом Госкомстата России (НИПИстатинформ Госкомстата России), который является официальным исполнителем данного направления работ.

     НИПИстатинформ  Госкомстата России при разработке унифицированных форм первичной  учетной документации проводит экспертизу действующих законодательных актов, нормативно — методологической документации и на их базе определяет необходимый состав реквизитов, который систематизируется и формируется в соответствии с действующими стандартами (ГОСТами).

     Разработка  форм осуществляется с привлечением специалистов соответствующих федеральных органов исполнительной власти, профильных организаций Москвы.

     Утвержденные  Госкомстатом России унифицированные  формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению.

     Применение  унифицированных форм первичной  учетной документации регламентируется Порядком, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

     Вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

     Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

1.2 Структура системы организации первичного учёта

     В теории бухгалтерского учёта, первичный  учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она  включает «документирование операций (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив»¹. Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В качестве примера можно определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки»².

     Представляется вполне обоснованным рассмотрение первичного учета, как самостоятельной системы, являющейся части более крупной системы бухгалтерского учета. Исходя из этого для системы первичного учета характерно, что анализ каждой из ее подсистем и их взаимосвязей делает возможным анализ эффективности самой системы с точки зрения преследуемых ею целей. Всё это в равной степени относится и к системе первичного учёта. Нельзя, к примеру, за счёт только повышения качества оформления первичных учётных документов повысить эффективность системы первичного учёта, хотя, надо отметить, что ненадлежащее оформление документа грозит значительным увеличением риска неэффективности всей системы учёта (т.е. не только первичного учёта, но и финансового учёта вообще). Иными словами, улучшение качества документации в целом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие   эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако велика вероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействовать на деятельность этой системы.

     Существование любой системы обуславливается  наличием цели на достижение которой  направлено ее функционирование. Итак, напрашивается вывод о необходимости определения целей и подцелей системы первичного учёта, а также проведения тщательного анализа каждого элемента системы первичного учёта.

     Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться  дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные³.

     Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют  необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.

     Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).

     Операционные  цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям».