Анализ систем управления ОАО "Каспо"

ГЛАВА II. ПРАКТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

2.1 Ведрение управленческого учета в ОАО "Каспо"

21 октября 1999 года состоялась  сделка по покупке ОАО "Кондпетролеум" Тюменской нефтяной компанией. ТНК приобрело ОАО "Кондпетролеум" с объемом добывающей нефти 2,5 миллиона тонн всего за 52 миллиона долларов на аукционе, что совсем не дорого даже по тем временам, и преобразовало его в дочернее предприятие ОАО " Каспо".

Основной вид деятельности добыча нефти и попутного газа. Компания не производит другой продукции, попутный газ тоже не перерабатывается. Как правило, попутный газ сжигается на факелах или используется на собственные нужды для функционирования газовых котельных.

Балансовая стоимость основных фондов на начало 2003 года составляет 8 132 миллиарда рублей. Из них 5 137 миллиарда рублей находится в эксплуатации основного производства, цехов добычи и газа. В структуре Каспо (Приложение №1), пять цехов добычи и два цеха газа. 1 363 миллиарда рублей находится в эксплуатации вспомогательного производства на предприятии четыре участка цеха поддержания пластового давления. Их основное предназначение на предприятии осуществлять и поддерживать пластовое давления необходимое для извлечения нефти из пласта. Три участка подготовки перекачки сырой нефти. Они необходимы для сепарации добытой нефти. По технологическому процессу добытую жидкость необходимо отелить воду, газ, и нефть. Две трубные площадки, они предназначены для обеспечения подземным оборудование при капитальных и текущих ремонтах скважин. Два ремонтных участка трубопроводов. Название само за себя говорит, данная служба устраняет порывы на нефтепроводе.

21 миллион рублей числится  на администрациях вспомогательного  производства. В этих структурных подразделениях находится аппарат управления вспомогательного производства (начальники цехов, служб, участков). 1 610 миллиарда рублей основных средств закреплено за административным корпусом предприятия.

Амортизационные отчисления составляют 72 миллиона в месяц.

В 2003 году произошло важное событие предприятие получило сертификат "Менеджмент качества" ИСО:9001, и спустя шесть месяцев Каспо подтвердило его при аудиторской проверке.

В данный момент предприятие  готовится к защите для получения сертификата по экологии и технике безопасности.

С предприятием ОАО "Каспо" поддерживают отношения ряд подрядных организаций, на основании проведенных тендеров с предприятиями заключаются договора, продолжительность которых 1 год. Например, такие как ЗАО "Няганьнефтемаш" это бывшее структурное подразделение ОАО "Каспо" "ЦБПОиЭПУ". Данное предприятие осуществляет ремонт нефтепромыслового оборудования. ЗАО "Рембытсервис", данное предприятие осуществляет текущий и капитальный ремонт зданий Каспо, а также их уборку. ЗАО "Энергонефть", тоже бывшее структурное подразделение Каспо. Это предприятие занимается обеспечением предприятия энерго и тепло ресурсами. ЗАО "УПНП и КРС", это предприятие также являлось структурным подразделением Каспо и обеспечивает оно капитальный и текущий ремонт скважин. ЗАО "Специализированное транспортная компания", данное предприятие как не странно тоже было структурным подразделением Каспо и обеспечивает оно предприятие транспортом как легковым, пассажирским, так и спецтехникой. Это основные подрядчики предприятия, которые обеспечивают стабильную работу компании. Имеются и другие, которые обеспечивают поставку оборудования, закуп оборудования, и много других, которые осуществляют разовые работы.

В период 2001-2002 год на предприятии был внедрен управленческий учет на основе бухгалтерского. В 2003 году удалось реализовать, постановку системы бюджетирования, я был непосредственным участником в реализации этих дорогостоящих проектов.

Так как я являюсь  сотрудником планово-экономического отдела и участником этих двух проектов в своей практической части работы считаю необходимым рассказать о их реализации. В мои должностные функции теперь уже входит поддержание этих систем на предприятии.

С приходом ТНК в ОАО " Каспо" не чего не поменялось в отношении управления издержками до 2001 года, на предприятии велся "котловой" учет. Так компании ТНК во главе стоят опытные западные топ-менеджеры, плюс ко всему политика и стратегия компании направлена на снижение себестоимости, появилась необходимость в прозрачности издержек. В связи с этими событиями в ОАО "Каспо" начали происходить изменения в части систем управления предприятием. Может, зададите вопрос, почему в ОАО " Каспо"? Не знаю. Но выскажу свои предположения. Может потому что маленькое предприятие и на нем легче проводить пилотные проекты, может потому, что здесь внушающие перспективы, может потому что большой нефтяной фонд (6.5 тысяч скважин), может потому, что здесь все на столько плохо, что дальше некуда!

Но сейчас это уже  не важно. Как говорилось выше, что в 2001 году стали происходить изменения, а вот что именно мы будем рассматривать поэтапно:

• анализ предприятия внешними консультантами;
• постановка управленческого учета;
• отчетность по управленческому учету;
• разработка методологии бюджетирования;
• внедрение бюджетирования;
• исполнение бюджетов.

Первые пять этапов до 2004 года курировались головной компанией  ТНК, тщательно отслеживало работу внешних консультантов по постановке управленческого учета, и бюджетирования.

Итак, в конце 2000 года ТНК-Москва принимает решение по внедрению в ОАО "Каспо" пилотного проекта по постановке на предприятие управленческого учета. Оферту по данному проекту выигрывает консалтинговая компания Artur Andersen в последствии слившиеся с Ernst & Young.

В виду того, что у ОАО "Каспо" имеются, свои дочерние предприятия и каждое предприятие занималось ведением своей бухгалтерией в своих информационных продуктах, началось параллельное подписание контракта на покупку ИС "ПАРУС". Контракт состоял из двух модулей "Закупка склад реализация" и "Бухгалтерия", что позволило объединить все дочерние предприятия в единое целое.

Слияние дочерних предприятий Каспо в единое предприятие можно охарактеризовать как первые шаги в управлении предприятием. Мы это понимаем, потому что после оценки всех основных фондов всех дочек и оценки стоимости их услуг на базе ИС "ПАРУС" и поставленного управленческого учета в конце 2002 начале 2003 начнется выделение внутреннего сервиса из основного производства в самостоятельные юридические лица (предприятия), что позволит более эффективно управлять основным производством. Да и у сервисных предприятий появиться возможность зарабатывать деньги на стороне.

Из выше сказанного следует, что для реализации проекта были выделены не малые денежные ресурсы. Была создана рабочая группа, которая состояла из консультантов Ernst & Young, ЗАО "ПАРУС" и сотрудников Каспо. Полно масштабная работа началась в апреле месяце 2001 года. Совместными усилиями были перекачены остатки в единую информационную систему. Управленческий учет подразумевает, несколько уровней аналитики и в связи с этим консультантами была проанализирована организационная структура компании и сформирован справочник ЦО (центров ответственности) как первый уровень аналитики приложение №2.

В теории под центром  ответственности в управленческом учете понимается область, сфера, вид деятельности, во главе которых находится ответственное лицо (менеджер), имеющий права и возможности принимать решения. В Каспо под ЦО понимается структурное подразделение (цеха, службы, участки, отделы, блоки), это видно из приложения №2 (2004 год).

Естественно, что ответственными лицами являются руководители сфер деятельности, то есть руководители ЦО.

Для того что бы отслеживать  затраты по объектам возникла необходимость  в разработке второго уровня аналитики справочника МВЗ (мест возникновения затрат) приложение №2 (2004 год) сокращенный вариант. Одним из принципов планирования, учета и анализа издержек, образующих себестоимость продукции, является необходимость их группировки по месту возникновению затрат (производствам, цехам, участкам). В Каспо справочник МВЗ состоит из производственных объектов (ДНС, КНС, кустовых площадок, производственных участков) и объектов социальной сферы (квартиры, дома, столовые, общежития, административно бытовых комплексов).

Когда выявлялась детализация  по уровням аналитики, свое достойное  место на третьем уровне заняли инвестиционные и капитальные проекты. Этот уровень  аналитики необходим для мониторинга (отслеживания) выше указанных проектов. Он позволяет по проектно выбирать издержки сравнивать их с прогнозами и выявлять наиболее узкие места, что способствует правильному принятию управленческого решения.

Последний, четвертый  уровень аналитики не только нужен, но я бы сказал, обязателен и необходим. Справочник называется "Скважины". Он содержит весь фонд скважин, какой только имеется на предприятии (нефтяной добывающий, нагнетательный фонд, артезианские скважины, законсервированные скважины). Приводить перечень скважин, считаю не целесообразным, так как он составляет 6.5 тысяч штук, и содержит номер скважины ее наименование, и большого интереса в моей работе не представляет.

Одновременно с разработкой  справочников, консультантами Ernst & Young разрабатывалась методология кодирования первичных затратных документов, концепция распределения затрат и закрытие себестоимости продукции. Весь этот процесс необходимо было регламентировать, поэтому был выработан следующий перечень внутренних документов:

 - приказ генерального директора ОАО "Каспо" "о обязательном кодировании первичных затратных документов в разрезе четырех уровневой аналитики";

 - регламент кодирования фактических затрат;

- регламент о предоставлении  внутрихозяйственных отчетов;

- положение к учетной  политике по закрытию себестоимости  на предприятии ОАО "Каспо".

Прежде чем  начать рассказывать о том, как система  управленческого учета начала работать на предприятии, считаю необходимым  упомянуть "План счетов".

 До начала проекта  когда велся "котловой" учет был план счетов как на всех предприятиях затраты отражались на 20, 23, 25, 26, 29 счетах. С появлением аналитики на счетах необходимость в этих счетах отпала и поясню почему. Для более простого и эффективного управления затратами на предприятиях ТНК, ТНК–Москва разработала единый корпоративный план счетов который внедрен или внедряется на всех предприятия ТНК теперь уже ТНК ВР. Все что касается затрат в нем определен счет 32 "Затраты" который имеет субсчета. Приводить весь перечень 32 счетов не буду, так как он имеет более 800 позиций. Попробую дать характеристику затратным счетам.

В Каспо уже сложилось свое понятие и понимание затратных 32 счетов. Они делятся на первичные, вторичные и статистические (забалансовые) счета. Под первичными счетами понимаются операционные прямые и косвенные расходы (заработная плата, премии, налоги, материалы, командировочные расходы, оборудование, электроэнергия, теплоснабжение, утилизация стоков, услуги по капитальному ремонту, услуги по текущему ремонту, услуги по содержанию, услуги по предоставлению автотранспорта, прочие услуги, услуги на собственные нужды, лизинг, коммерческие расходы, капитализируемые затраты, амортизация).

Вторичные счета приложение №3, это счета которые используются при распределении или при перераспределении затрат одних структурных подразделений на другие (одних ЦО на другие ЦО) и являются операционными затратами распределяемых ЦО. Иначе говоря, под этими счетами закрываются услуги сервиса (ЦППД, ЦПНСН, УКК, Солерастворный узел и т.д.) внутри предприятия.

 Статистические (забалансовые) счета приложение №3. Распределение затрат обычно осуществляется пропорционально объему деятельности того или иного подразделения. Объем этой деятельности должен быть достаточно точно измерен и оформлен документально. Об этом далее, когда разговор пойдет о "регламенте о предоставлении внутрихозяйственных отчетов". Иными словами на этих счетах формируются базы распределения, данные в натуральном выражении пропорционально которым происходит распределение.

Все что касается счетов 20, 23, 25, 26, 29 почему же в них нет  нужды. Если мы посмотрим на справочник ЦО приложение №2 то видно, что все ЦО административного типа, такие как 101Б, 110Б, 120Б, 140Б, 150Б, 201Б, 601Б, 801Б, 901Б, 921Б являются 26 счетом "Общехозяйственные расходы". Центры ответственности 211Б, 221Б, 222Б, 231Б, 241Б, 291Б, 292Б являются счетом 20 "Основное производство". Все остальные центры ответственности являются счетом 23 "Вспомогательное производство". Как мы видим, наименование центра ответственности нам уже дает определение затрат. В части 25 счета "Общепроизводственные расходы" и 29 счета "Обслуживающие производства и хозяйства" видно из справочника второго уровня МВЗ какие расходы к чему относятся. По объектный учет прекрасно показывает, если это объект внутри производства (основного и вспомогательного) то 25 счет, если это объекты социального характера общежития, столовые, квартиры тогда 29 счет.

Хотелось бы вернуться  к функционированию системы. Для  того чтобы она заработала необходимо провести обучение персонала, разъяснение  с подрядчиками по кодированию затратных документов, как было сказано выше выпуск соответствующей документации, изготовить кодировочные штампы.

Изготовление кодировочных штампов не заняло много времени. Был выявлен круг лиц ответственных  за кодирование первичных затратных  документов, как правило, в их роли выступили менеджеры цехов, участков, отделов, блоков, кураторы договоров.

Штамп выглядит следующим  образом.

Были перезаключены  договора с подрядными организациями. Теперь они уже предоставляли  СЧЕТА-ФАКТУРЫ, акты выполненных работ  с приложенными реестрами в разрезе статьи затрат (32 субсчет), центров ответственности, мест возникновения затрат, при необходимости кап\инвест проект и № скважины.