Под началом канцлера и подканцлера  в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи») [12, с. 5]. Наиболее существенные позиции занимал регент (конец XVI в.), входивший наряду с канцлером и подканцлером в число высших титулованных сановников ВКЛ. В его функции входила правка и передача на подпись великокняжеских, канцлерских и подканцлерских документов. Регент выполнял также обязанности нотариуса, а в случае смерти канцлера или подканцлера осуществлял их функции [17, с. 9].

    Основная  работа по организации и ведению  делопроизводства в канцелярии была возложена на писарей, секретарей и  дьяков. Писари (появились в XIV в. ) и  секретари (впервые упоминаются  в 1407 г.) появились в великокняжеской канцелярии в конце XIV в. Разница между ними заключалась в том, что первые являлись более государственными служащими, а вторые — личными доверенными помощниками господаря. Эта особенность нашла отражение в официальных названиях секретарской и писарской должностей: «Секретар его королевское милости» и «Писар Великого князства Литовского» [13, с. 110]. Для исполнения своих обязанностей секретари пользовались аппаратом государственной канцелярии наравне с писарями, в результате чего постепенно приобщались к государственным делам. Писари, наоборот, будучи постоянно рядом с господарем при решении государственных вопросов, завоевывали его расположение и становились его личными делопроизводителями. Во второй половине XVI в. совмещение двух этих должностей было наиболее удобным в практической деятельности государственной канцелярии. Вместе с тем в конце XV – начале XVI вв. подобное разделение секретарей и писарей не было закреплено. До 1566 года количество писарей в канцелярии было неопределенным. Реорганизация, произведенная Жигимонтом Августом, ограничила их число до пяти, и они получили название писарей «великих» (участвовали в подготовке проектов правовых актов), в отличие от писарей «скарбовых» (занимались документацией государственной казны ВКЛ) и «польных» (вели военную документацию и др.). Упоминаются в документах также писари татарские или арабские для переписки с восточными государями и перевода их грамот. В 1586 году количество писарей было сокращено до четырех [17, с. 9]. Дьяки являлись низшими служащими канцелярии, выполняли большей частью черновую работу (известны в канцелярии со времени великого князя Казимира. До XVI в. их статус еще не был четко определен, смешение функций дьяков и писарей было распространенным явлением. К середине XVI в. дифференциация между писарями и дьяками стала достаточно ощутимой. Некоторые писари получили постоянное место в раде. Они готовили документы, составляя тексты на основании распоряжений радных панов или услышанного на заседании рады. Значение же дьяков сводилось к роли писцов — им поручалось переписывание набело черновиков подготовленных писарями документов, а также внесение их в специальные копийные книги. Окончательное размежевание функций писарей и дьяков произошло после 1550 года, когда назначение на писарство стало осуществляться господарскими привилеями.

    При государственной канцелярии несли  службу господарские дворяне. В обязанности  дворян входило выполнение различных  поручений господаря и панов-рады, прежде всего, доставка документов из центра на места. Им поручалось вводить разных лиц во владение имениями по пожалованиям господаря или судебным решениям, они посылались на места для расследования преступлений, доставляли повестки в господарский суд, направлялись на поветовые сеймики в качестве господарских послов и др [13, с. 111]. Многие служащие связывали с государственной канцелярией всю свою жизнь, кадры ее готовились зачастую с детского возраста. При этом будущие писари, секретари, дьяки выполняли первоначально самые разные поручения короля и панов-рад, лишь постепенно приобщаясь к делопроизводственной деятельности, что подчеркивало значение данного вида деятельности в рассматриваемый нами преиод.. Также к работе в канцелярии привлекались личные секретари, писари и дьяки наиболее крупных радных панов, а также работники польской коронной канцелярии (особенно в XV — начале XVI вв.) [3, с. 64-65].

    Делопроизводственная  деятельность государственной канцелярии не ограничивалась документированием  решений господаря, панов-рады и  сейма по управлению государством. Большой объем ее работы был связан с обращениями частных лиц. Это было обусловлено тем, что все господарские пожалования, подтверждения, судебные решения готовились в канцелярии, где оформлялись надлежащим образом и вписывались в копийные книги. Значительный объем деятельности канцелярии составляло ведение судебного делопроизводства. В канцелярию поступали жалобы на противоправные действия, через нее велась переписка со спорящими сторонами [13, с. 111].

    Подытоживая все вышесказанное можно сказать, что согласно своим функциям, секретари, писари и дьяки изготавливали все письменные акты, выходившие от господаря и панов-рады, а также принимали все письменные документы, поступавшие в канцелярию.

    Целесообразно рассмотреть процесс создания документов рассматриваемого периода. Поводом к составлению документа мог служить как личный приказ господаря или канцлера, так и приказ кого-либо из радных панов, уполномоченных на это господарем. Издание приказания о составлении документа называлось «справой», «правлением». Писарь обязательно указывал в документе стереотипной фразой, чье приказание послужило основанием для составления документа. Изготовленный документ переписывался дьяком и, в зависимости от степени важности, скреплялся подписью секретаря, писаря или канцлера. Затем документ утверждался приложением печати. Во многих случаях документ выходил из канцелярии от имени великого князя без его подписи. Господарь до XVI в, подписывал только грамоты, посылавшиеся в другие государства. Начиная с Жигимонта Старого (1506-1548) господарь стал крепить своей подписью и другие документы.

    Процессу  выдачи на руки или отправлению местным  органам управления подлинных документов предшествовала обязательная их сдача  в канцелярию. Данный механизм включал  в себя следующие элементы:

• документ, имевший важное значение, обязательно вписывался в специальные книги для страхования;
• документы выдавались из канцелярии за определенную плату, что приносило значительный доход государству, канцлеру и писарям;
• подобным образом предполагалась канцелярская проверка правильности составления и оформления документа [6, с. 35].

    Подлинники  и черновики документов общегосударственного и местного значения, а также некоторых  документов, выданных частным лицам, хранились в архиве, который находился при скарбе под присмотром канцлера. Поначалу они тщательно оберегались. В качестве первичных комплексов по формированию документов выступали специальные мешочки (saccus), в которые документы группировались по географическому признаку [18, с. 70]. Однако во второй половине XVI— начале XVII вв. многие оригинальные документы были вывезены из архива, поэтому основу архива ВКЛ составили специальные книги, в которые вписывались копии большинства документов, исходивших из канцелярии. Именно копийными книгами она пользовалась в своей практической деятельности.

    Появление копийных книг относится к концу  XV — началу XVI вв. Уже во второй половине XV в. в канцелярии велись реестры выданных документов, с указанием кому и когда был выдан документ и его краткого содержания. Параллельно в архиве хранились отпуски и копии документов, выданных из канцелярии, документы, поступавшие в канцелярию с мест, от частных лиц и из других государств. Первоначально в расположении этой массы документации не было никакого порядка, однако по мере накопления количества документов и необходимости работы с ними в дальнейшем возникла потребность в надлежащей организации процесса обработки их по книгам.

    Судя  по структуре и содержанию древних  книг, к их составлению канцелярия приступила в 80-е годы XV в. По мере выполнения этой работы, в канцелярии начали вести текущие делопроизводственные книги, в которые вносились копии документов по мере их составления или поступления в канцелярию. Таким образом, с 1486 г. в канцелярии писарями и дьяками начинают вестись текущие книги, примерно с этого же времени в делопроизводство вносится систематизация по тематически-хронологическому признаку. С июня 1486 г. начинает вестись книга посольств, тогда же выделяются в отдельный разряд книги аренд и книги отправ [3, с. 140-146].

    Говоря  о развитии следует упомянуть  о таком важном элементе документирования того времени, как «Литовская Метрика». Книги, в которые вписывались  копии документов, исходивших из канцелярии ВКЛ, а также реестры, в которых  кратко фиксировались выданные документы, и составили комплекс, получивший название «Литовская Метрика». Следует отметить, что в книги вносились не все документы. С относительно большой полнотой в книги вписывались документы, исходившие от господаря, панов-рады, сейма. Иногда, особенно на начальном этапе, в книги Метрики попадали документы, поступавшие в канцелярию от должностных лиц центрального и местного управления, а также дипломатические документы. Прочие документы вносились с большим отбором – только те, которые признавались заслуживающими увековечения или длительного хранения. Документы вписывали в книги, как правило, точно повторяя их содержание.

    В соответствии со структурой великокняжеской  канцелярии и архив делился на Большую метрику, находившуюся в  ведении канцлера, и Малую метрику, которая была под наблюдением подканцлера. оба эти сановники назначали зависимых от себя заведующих архивом, именуемых «метрикантами» [25, с. 26]. Количество книг на протяжении XV-XVIII вв. росло. Тематический состав книг, ведшихся в канцелярии, был весьма разнообразным, а их содержание становилось богаче, следовательно, повышалась их информативность.

    Типы  книг, ведшихся в главной и меньшей  канцеляриях, и правила их заполнения были одинаковы. Первые книги вице-канцелярии появляются с 1579 г. [6, с. 38]. Как правило, документ, вписанный в книгу главной канцелярии, не дублировался в книге меньшей канцелярии и наоборот, хотя были исключения. Однако, несмотря на наличие специальных книг, в канцелярии по-прежнему продолжало храниться некоторое количество разрозненных, несистематизированных или плохо систематизированных документов в форме подлинников, черновиков, копий, которые не всегда заносились в книги.

    Книги Метрики имели очень большое  значение для функционирования Великого княжества. К ним постоянно обращались разные лица за подтверждением выданных ранее привилеев, пожалований на земельные владения и других документов. Частая работа с книгами, а возможно и другие причины привели книги к значительному износу [7, с. 55]. По приказу канцлера Льва Сапеги с 1594 г. с целью сохранения информации содержавшейся в книгах документов началась работа по снятию копий с книг Метрики. Работа продолжалась 14 лет (1594-1607гг.). Снятие копий с книг не сопровождалось их разбором и восстановлением первоначального состава, в результате чего для книг-копий характерна видовая и хронологическая непоследовательность [24, с. 12]. Все наличные на тот момент в архиве книги были переписаны, копии книг сброшюрованы, переплетены, листы пронумерованы. Были сделаны реестры документов, находившихся в каждой книге-копии. С 1607 по 1624 гг. по постановлению сейма была проведена сверка содержания книг-копий с оригиналами, после чего старые книги были сданы на хранение, а новые должны были находиться у канцлера для общего употребления [12, с. 8-10]. Именно копии книг конца XV-XVI вв. с закрепленным в них несоответствием первоначальному составу книг Метрики сохранились до наших дней, большинство же оригиналов было утеряно во время войн  XVII ст.

    Также нельзя не отметить, что в великокняжеской канцелярии вёлся тщательный учёт документов. Был составлен реестр подлинных документов, учитывавший все наличные подлинники и включавший их краткое содержание [6, с. 41]. С конца XVI в. учету подлежали и документы, вписываемые в книги Метрики.

    В результате рассмотрения зарождения и  развития документирования на белорусских  землях мы приходим к определенным выводам. Свои истоки история развития делопроизводства Беларуси берет в IX-X вв. В XIII – XIV вв. на белорусских землях ещё не сложилась чёткая система документирования, однако установились определённые традиции, которые более широкое распространение получили в XV-XVI вв. В это время уже появились новые виды и разновидности документов. Сформировался специальный институт – канцелярия, служащие которой несли ответственность, как за подготовку документов, так и за их сохранность. В великокняжеской канцелярии велся тщательный учет документов. Развитие документирования в Великом княжестве Литовском тесно связано и обусловлено структурой государственного управления. В исследуемый период термин «документ» не использовался. Его эквивалентом был термин «лист», а до XV в. – термин «грамота». При этом данные термины распространились на все виды документов. 

ГЛАВА 2 ДОКУМЕНТ И ЕГО  ОФОРМЛЕНИЕ В КАНЦЕЛЯРИИ ВЕЛИКОГО КНЯЖЕСТВА ЛИТОВСКОГО

    Дальнейшее  развитие документирования связано  с XV-XVI вв., когда складываются формуляры-образцы  документов, которые обеспечивали определенность формуляра данного вида. В Главном  архиве древних актов (АГАД) в Польше хранится книга польской коронной канцелярии, содержащая образцы различных документов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Формуляриум был составлен из действительно выданных документов и формировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548—1572). Лишь немногие документы были включены в Формуляриум позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного управления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подобная книга с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ [6, с. 25]. Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление.