Современные подходы автоматизации делопроизводства

Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации10.

DOCS Open. Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».

Функции системы:

• преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
• работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
• поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
• наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
• надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

• разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;
• контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
• обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
• автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
• отправлять и принимать документы;
• вести хранилище документов и обрабатывать их.

Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик, позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто «дань моде». Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

• вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
• быстро имитировать бумажные формы;
• использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;
• использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;
• использовать средства для установления связи между формами;
• включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

В настоящей работе мы выделили назначение и особенности средств документооборота и рассмотрели распространенные на российском рынке программные продукты, относящиеся к этой категории, а также средства создания решений подобного назначения. Мы видим, что выбор средств документооборота на данный момент достаточно велик и разнообразен, и практически любая компания, нуждающаяся в подобных средствах, может выбрать и внедрить продукт, максимально удовлетворяющий ее потребностям.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

3. Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).
4. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/Article_03.aspx (дата обращения: 15.10.2015).
5. ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота  / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. - № 7. – С. 26-29.
7. Прохоров А. Документооборот и его программное обеспечение  / А. Прохоров  // КомпьютерПресс 2010. - № 1. – С. 32.
8. Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия ПГУ им. В.Г. Белинского. -  2010. №22. – С 25-29.

 

 

 

1 Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

2 Прохоров, А. Документооборот и его программное обеспечение  / А. Прохоров  // КомпьютерПресс 2010. - № 1. – С. 32.

3 Прохоров А. Документооборот и его программное обеспечение  / А. Прохоров  // КомпьютерПресс 2010. - № 1. – С. 32.

4 Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения: 15.10.2015)

5 Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия ПГУ им. В.Г. Белинского. - 2010. №22. – С 25.

6 Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия ПГУ им. В.Г. Белинского. -  2010. №22. – С 26/

7 ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

8 Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/ Article_03.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

 

9 Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота  / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. - № 7. – С. 26.

10 Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота  / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. - № 7. – С. 27.