Современные подходы автоматизации делопроизводства

Преимущества, связанные, в основном, с сокращением затрат различных ресурсов, выражающиеся, прежде всего, в уменьшении времени выполнения рутинных операций с документами. 

Повышение эффективности функционирования организации в целом, проявляющееся преимущественно в увеличении качества реализации основных бизнес-процессов.

Эти преимущества труднее измерить, поэтому они часто формулируются в очень обобщенном виде: 

• появление возможности коллективной работы над документами; 
• улучшение контроля над исполнением документов; 
• повышение сохранности созданной информации; 
• расширение возможностей и ускорение процессов обработки создаваемой информации6. 

Таким образом, основные ожидаемые результаты автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес-процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство организации должно получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. Однако предлагаемые качественные и количественные оценки эффективности СЭД не связаны между собой и с особенностями конкретной организации. 

Независимо от того, чем определяется интерес к СЭД, все организации начинают с выбора подходящей системы из числа имеющихся на рынке. Первой проблемой, которую при этом необходимо решить, является неоднозначность толкования основных понятий в области делопроизводства7, которыми следует оперировать и которые заявляются фирмами-разработчиками при представлении программных продуктов. Единственный реальный способ разрешения данной проблемы заключается в изучении нормативных документов и публикаций в области делопроизводства и сопоставления с ними применяемых терминов. 

Предпосылки для решения проблемы неоднозначности понятий создает разработка Общеевропейского стандарта для автоматизированных систем документооборота MoReq2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами». Эта спецификация фокусируется, главным образом, на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи систем управления электронными официальными документами и предназначена для применения в организациях как государственного, так и негосударственного секторов экономики. 

В настоящее время в России отсутствует национальный стандарт, соответствующий MoReq2, поэтому далее для обозначения систем автоматизации делопроизводства будем использовать обозначение СЭД как наиболее часто встречающееся на практике. 

Современный подход к выбору лучшей СЭД для предприятия предполагает одновременный учет целого комплекса важных критериев. Заказчикам, конечно, хотелось бы иметь единый, комплексный показатель, который учитывает степень соответствия рассматриваемой системы особенностям организации, специфику ее документооборота, характеристики всех видов обеспечения СЭД как информационной системы. 

Наиболее полный и отвечающий требованиям нормативных документов в области делопроизводства состав параметров, который следует учитывать при выборе систем электронного документооборота, приведен в «Рекомендациях по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях», подготовленных специалистами Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела в 2003 г. 

По их мнению, для определенного параметра следует заранее самостоятельно установить шкалу оценок или тип оценки (баллы, «+» и «-»; 1 и 0; «да» и «нет» и другие), а после проведения формального и логического анализа на основе имеющихся данных, характеристики СЭД представляются в виде заполненной таблицы-матрицы. Путем несложных математических подсчетов по группам параметров различных систем получается результат, позволяющий выбрать автоматизированную систему в соответствии с потребностями организации. 

Недостатки такого подхода заключаются в том, что в нем не учитывается степень важности разных параметров для организации, а также степень их проработки в каждой конкретной системе. Кроме того, многие характеристики не являются взаимнонезависимыми, но степень их корреляции не выявлена. Изучение же взаимовлияния отдельных критериев представляется весьма сложной и трудоемкой задачей, причем ее решение будет зависеть от специфики конкретного предприятия. Поэтому формирование векторного критерия для решения данной многокритериальной задачи выбора СЭД нецелесообразно. 

Основные идеи рассмотренного подхода к выбору систем применяются достаточно часто8. Они предполагают использование различных параметров, но, не имея сведений о влиянии локальных характеристик СЭД на показатели, определяющие эффективность внедрения систем электронного документооборота, организации самостоятельно и весьма приблизительно определяют их набор. 

Рассмотрим системы требований, предлагаемых международными (Спецификация MoReq2) и российскими (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) нормативными документами для оценки СЭД, а также наборы показателей, заявляемых разработчиками систем и учитываемых практиками, имеющими опыт внедрения СЭД. 

MoReq2 детально описывает  функции, которыми должна обладать  информационная система, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, получаемых и создаваемых в ходе деятельности организаций, и предъявляет следующие требования к системам управления электронными официальными документами: обеспечение информационной безопасности, регламентация и поддержка жизненного цикла документа, разграничение прав доступа, регистрация документов, развитые средства поиска, обеспечение совместной работы над документами, поддержка формализованных рабочих процессов, поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП), шифрование, распределенная обработка документов, интеграция с факсимильной связью, интеграция с электронной почтой, сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения. 

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: распределенная обработка документов, работа со справочниками, регистрация документов, разграничение прав доступа, обеспечение поиска документа, маршрутизация документов, обеспечение информационной безопасности, списание документов в архив организации. 

Разработчики СЭД в своих рекламнотехнических материалах приводят следующий набор функций и характеристик систем: регистрация документов; ведение регистрационной карточки; ведение номенклатуры дел; связанные документы; прикрепленные файлы; работа со словарями и справочниками; сроки поручений; поиск: по реквизитам, по виду регистрационной карточки (РК) документа, полнотекстовый, с учетом морфологии; списание документа в архив; маршрутизация документов; разграничение прав доступа; интеграция с другими приложениями; сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения; шифрование документов; обеспечение совместной работы над документами; Web-доступ; распределенная обработка документов; интеграция с электронной почтой; интеграция с факсимильной связью; поддержка ЭЦП; поддержка формализованных рабочих процессов. 

По мнению практиков, СЭД должна отвечать следующим требованиям: поддержка формализованных рабочих процессов, регистрация документов, организация систематизированного хранения документов, списание документа в архив, обеспечение совместной работы над документами, интеграция с электронной почтой, интеграция с другими приложениями, интеграция с факсимильной связью, распределенная обработка документов, поддержка ЭЦП, разграничение прав доступа, Web-доступ. 

Анализ состава приведенных выше наборов показателей, учитываемых различными категориями пользователей и разработчиков, позволяет сделать вывод об отсутствии связи этих требований с количественными и качественными критериями оценки эффективности СЭД.

В заключение приведем таблицу сравнения наиболее популярных СЭД по наличию реализованных в них отдельных требований, предъявляемых различными категориями нормативных документов, разработчиков и пользователей систем. Данные для анализа получены из имеющихся публикаций, а также официальных сайтов организаций-разработчиков информационных систем этого класса. Источники информации указанных выше типов используются при сборе информации практически всеми организациями перед принятием решения о выборе СЭД (табл. 1). 

 

Таблица 1

Результаты сравнения СЭД

Свойства системы	Требования по MoReq2	Требования по ГОСТ Р исо +5489-2007	Требования разработчиков СЭД	Требования практиков	Босс- Референт	Дело	Docs Vision	ЕВФРАТ	Lotus Domino
Регистрация документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Ведение регистрационной карточки	-	-	+	-	+	+	+	+	+
Ведение номенклатуры дел	-	-	+	-	+	+	+	+	+
Связанные документы	-	-	+	-	+	+	+	+	+
Прикрепленные файлы	-	-	+	-	+	+	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	-	+	+	-	+	+	+	+	+
Сроки поручений	-	-	+	-	+	+	+	+	+
Поиск по реквизитам	+	+	+	-	+	+	+	+	+
Поиск по виду регистрационной карточки	-	-	+	-	-	+	+	+	-
Полнотекстовый поиск	+	+	+	-	+	+	+	+	+
Поиск с учетом морфологии	-	+	+	-	-	-	-	+	-
Списание документа в архив	-	+	+	+	+	+	+	+	+
Маршрутизация документа	-	+	+	-	+	+	+	+	+
Разграничение прав доступа	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Интеграция с др. приложениями	-	-	+	+	+	+	+	+	+
Сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения	+	-	+	-	+	+	+	+	+
Шифрование документов	+	-	+	-	+	+	+	+	+
Обеспечение совместной работы над документами	+	-	+	+	+	+	+	+	+
Web-доступ	-	-	+	+	+	+	+	+	+
Распределенная обработка документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Интеграция с электронной почтой	+	-	+	+	+	+	+	+	+
Интеграция с факсимильной связью	+	-	+	+	+	+	+	+	+
Поддержка ЭЦП	+	-	+	+	+	+	+	+	+
Поддержка формализованных рабочих процессов	+	-	+	+	+	+	+	+	+
Организация систематизированного хранения документов	-	-	-	+	+	+	+	+	+
Обеспечение информационной безопасности	+	+	-	-	+	+	+	+	+
Регламентация и поддержка жизненного цикла документа	+	-	-	-	+	+	+	+	+

 

Полученные результаты показывают, что большинство требований, выполняемых существующими СЭД, относится к категории предъявляемых разработчиками СЭД. Однако ни одна из рассмотренных систем не отвечает в полном объеме всем требованиям, предъявляемым Спецификацией MoReq2, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также требованиям практиков. 

Таким образом, в настоящее время не существует формализованной методики выбора СЭД. Предлагаемые различными авторами рекомендации по выбору носят качественный характер. Поэтому фактический эффект от внедрения системы электронного документооборота в организации сводится к снижению времени выполнения отдельных рутинных операций по обработке документов, повышению сохранности информации и обеспечению возможности коллективной работы над документами, а сама система выбирается чаще всего по критерию стоимости. 

 

2. Характеристики некоторых систем электронного документооборота

 

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Основные характеристики системы:

• готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
• поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
• модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
• экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение9.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

«Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;

«Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;

«Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

«Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;

«Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;

«Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.

«Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство». Производитель: DocsVision (http://www. docsvision.com)

Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.

Функции системы:

• ведение картотеки документов;
• создание электронного архива документов компании;
• ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
• организацию циклов разработки согласования документов;
• организацию контроля исполнения документов и заданий;
• маршрутизация документов в организации и вне ее;
• автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
• организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.