Разработка ИС Автоматизация строительной компании

     Одной из важнейших экономических задач  предприятия является задача учета  договоров (функции снабжения), которая  решается несколькими подразделениями  предприятия. В работе над данной задачей задействован отдел снабжения, а также следующие подразделения:

1. Бухгалтерия.
2. Сметно-договорной отдел.
3. Планово-экономический отдел.

     Данные  подразделения обеспечивают контроль подготовки и исполнения договоров, маршрутизацию и отслеживание состояние  договоров, проводят учет документов, связанных с договорными отношениями, ведет подготовку проектно-сметной документации, учет материалов, готовят акты выполненных работ, приходные накладные, готовят документы оплаты по договору. Подготовку и согласование договора проводит юрист-консул предприятия. Бухгалтерия должна производит своевременные платежи по договору или отслеживать их получение от контрагентов, готовить по факту выполнения работ соответствующие акты, формировать проводки по документам или расходам будущих периодов. Генеральный директор решает вопросы, касающиеся совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнения его этапов – ведет управленческий учет.

     

     Рисунок 5 - Схема реализации задач по учету договоров

     На  рис.5 представлена схема реализации задач по учету договоров на предприятии ООО «Техтрон», так как именно договорная система определяет работу отдела снабжения. И даже снабжение заказ и отгрузка материалов и услуг также оформляется в договорной системе.

     Задача  снабженца включает в себя все  аспекты работы учреждения с хозяйственными договорами. После подписания договора для задач бухгалтерского учета  ключевым становится понятие «обязательства», которые могут быть «товарными» или «денежными». Задача снабжения поддерживает все возможные схемы обязательств – бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т.д. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредитно-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам, товарные документы «закрывают» товарные обязательства. Набор решения бухгалтерских задач позволяет экономисту – снабженцу получать информацию, которая анализируется и позволяет руководству принимать правильные управленческие решения, что приводит к рентабельной работе предприятия. Поэтому разрабатываемая информационная система для АРМ является экономической информационной системой.

     Обоснование необходимости  и цели использования вычислительной техники для решения задачи

     В строительной фирме ООО «Техтрон» традиционно используется программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:

• вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;
• отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;
• отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;
• сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;
• информационные технологии применяются, в основном, для хранения личных данных сотрудников, списков групп строителей и создания аттестационных ведомостей.

     Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда экономиста - снабженца.

     Целью использования вычислительной техники  является устранение всех вышеперечисленных  недостатков, а так же автоматизация  обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов. Работа экономиста – снабженца планово-экономического отдела – это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

• подготовительный этап;
• этап оформления договоров;
• этап формирования справочной информации;
• этап учета договоров;
• этап контроля и выполнения подписанных договоров
• этап создания отчетности.

     На  каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 2.

      Таблица 2 - Информационные процессы этапов

 

      Продолжение таблицы 2

 

     Необходимость более комплексной автоматизации в строительной компании – это выполнение следующих функций:

1. Создание базы данных для хранения справочной информации по учету производственно-хозяйственных договоров.
2. Обеспечение автоматизированного ввода информации посредствам экранных форм.
3. Реализация основных функций экономиста-снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы:
• формирование справочной информации,
• ведение учета договоров,
• учет проектно-сметной документации,
• учет выполнения договорных обязательств,
4. Реализация автоматизированного способа получения оперативной и плановой отчетности.
5. Организация системы анализа данных.
6. Организация автоматизированной системы отчетности.

     В существующем процессе имеется ряд недостатков:

     - отсутствие единой информационной базы, и, как следствие, возможная избыточность хранимой информации;

     - отсутствие автоматизированного учета договоров приводит к постоянным обращениям к «твердым» копиям документов, что существенно замедляет процесс;

     - трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;

     - трудоёмкость получения сводных отчетов;

     - длительность сроков подготовки и согласования документов;

     - в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.

     При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:

     - создания информационной системы, содержащей ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;

     - автоматической регистрации новых документов;

     - возможности создания требующихся запросов к информационной системе;

     - решается проблема обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. каждый пользователь имеет свой собственный логин и пароль, а также имеются группы пользователей: пользователь, администратор, только просмотр;

     - передачу документов осуществлять при помощи персональных компьютеров, тем самым сократить время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.

     Организация учета договоров на основе «Респект: учет договоров» сможет решить поставленные задачи.

 

      3. Предложения  по автоматиизации  процесса управления  строительной компанией 

     Для устранения недостатков предлагается внедрение программного продукта «Респект: учет договоров». Внедрение программного продукта «Респект: учет договоров» обеспечивает:

     - систематизацию учета и хранения документов;

     - оперативный доступ к документам и отчетам;

     - эффективное управление процессами движения и обработки документов;

     - сокращение времени процедур согласования договоров и принятия решений;

     - сокращение непроизвольных затрат рабочего времени сотрудников;

     - минимизацию финансовых затрат на учет договоров.

     «Респект: учет договоров» – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.

     Основные возможности программы:

1. Подготовка договоров:

     На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами. Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.

2. Согласование договоров:

     Ответственный за договоры, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

3. Формирование бланков документов:

     Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer. При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

4. Ведение журнала договоров предприятия:

     Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам. Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.

5. Планирование:

     Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам. Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки.

6. Формирование универсальных отчетов
7. Контроль исполнения договоров:

     Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг. Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а так же выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.