Разработка бизнес процесса в информационной системе управления

     ВВЕДЕНИЕ 

     Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

     В этих условиях актуальность ERP систем очевидна. Их внедрение позволяет  навести порядок в складском  учете, в реализации предоставляемых усоуг, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

     Из-за небрежности в  учете предоставляемых услуг предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.

     Целью работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем, а также требований к программному обеспечению и характеристику программ. Необходимо также сравнить и выбрать  наиболее оптимальную ERP систему для предприятия.

     Объектом  исследования курсового проекта  была выбрана виртуальная организация  предпринимателя Самарина Д. В. ООО «НПО «Тивиант» город Красноярск.  
 

     1 Организационная структура торгового предприятия 

     Научно-производственное объединение  «Тивиант» расположен в двухэтажном, отдельностоящем здании. Его площадь составляет 1000 кв. метров. Услуги фирмы представлены начиная от выполнения подрядных задач в сфере электромонтажа, до самостоятельного проектирования и внедрения отдельных проектов энергоснабжений зданий и сооружений.

     Стратегия компании направлена на выполнение основных задач:

     -увеличение  доли своего присутствия на  городском рынке;

     -увеличение  прибыли;

     -сокращение  затрат;

     -повышение  качества обслуживания клиентов.

Основным  направлением работы является координация  работы проектного отдела по осуществлению эффективных продаж услуг в городе.

В розничном  направлении ставятся следующие  задачи:

     1. Создание и поддержание на  высоком уровне конкурентной  розничной торговли предоставляемыми услугами.

     2. Поддержание необходимого услуг, изменение его в соответствие с конъюнктурой рынка и особенностями торгового места.

     3. Увеличение рентабельности работы  фирмы, увеличение прибыли.

     Для начала необходимо ознакомиться с общей  деятельностью предприятия. В данном разделе будет приведен организационно-управленческий анализ, который включит в себя: рассмотрение организационной структуры  и оценку ее эффективности, анализ трудового  потенциала, оценку эффективности системы  управления, а также деятельность, связанную с управлением персонала  организации. Под структурой управления организацией понимается упорядоченная  совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в  устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как  единого целого. Структура управления отражает выбор стратегии предприятия, его цели и задачи фирмы; по мере расширения предприятия меняется и структура управления. Организационная структура управления «НПО «Тивиант» представляет собой деление на четыре отдела, каждый из которых выполняет свои функциональные обязанности (см. схема 1).

Рисунок 1 - Организационная структура

     Директор  фирмы одновременно является владельцем. Он контролирует финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельность магазина, согласно своим должностным инструкциям. В подчинении директора находятся непосредственно весь персонал фирмы. Директор вправе принимать, увольнять и перемещать работников; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Также директор должен уделять время повышению производительности труда работников, проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте, расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией, установление дисциплины.

     Отдел «Бухгалтерия» представлен единственным бухгалтером организации, который  находится в непосредственном подчинении у директора.

     Отдел «Отдел проектирования» представляет собой работников, непосредственно связанных с функциями фирмы, проектированием проектов. В него входят инженер ПТО, который занимается разработкой проектов. Инженер ЭТЛ занимается подбором оборудования, а так же электроизмерительными работами.

     Последний отдел «Отдел реализации» обеспечивает реализацию проектов, монтаж и пуско-наладку оборудования. В его состав входят кладовщик и монтажники.

     Организационная структура относится к линейному  типу. Среди достоинств данной структуры  можно выделить:

     · построение связей «руководитель - подчиненный» с условием подчинения каждого работника  только одному руководителю по иерархической  лестнице;

     · быстрая реакция выполнения.

     Недостатки:

     · узкая специализация каждого  звена;

     · плохое взаимодействие на горизонтальном уровне.

     · снижение инициативы среди работников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Информационная схема предприятия 

     В фирме используются следующие информационные технологии, которые осуществляют связь и работу торгового предприятия: пакет программ Microsoft Office, телефонная связь.

     Для оптимизации работы персонала, а  также максимального удовлетворения потребностей потребителей услуг, необходимо внедрить современные технологии в области автоматизации розничной торговли. Выбор ERP-решения – крайне сложная и комплексная задача, требующая серьезного обследования организации и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. На сегодняшний день на российском рынке представлены все сколь-нибудь значимые в мире разработчики ERP. Кроме того, в последнее время все громче заявляют о себе отечественные поставщики этого класса решений. Конкуренция на рынке возрастает, появляется все большее количество новых игроков, в результате заказчику предлагается весьма широкий ассортимент продуктов, направленных на решение различного спектра задач. Причины внедрения ERP систем:

     Интегрировать финансовую информацию. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. ERP-система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.

     Интегрировать информацию о заказах. В ERP-системе заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления во фронт-офисе, до той минуты, когда услуга осуществляется для клиента, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.

       Стандартизировать  и ускорить процесс  производства. Производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.

     Уменьшить складские запасы. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того, чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, вам может потребоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.

Стандартизировать информацию по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес-единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить ERP. Спеша сделать это, компании часто упускают из виду, что ERP дает не более чем общее представление того, как некая типичная компания делает свой бизнес. Реальность же намного сложнее, и каждая отрасль имеет «фишки», делающие бизнес компании уникальным. Так, большинство ERP-систем изначально разрабатывалось для использования компаниями, производящими вещи, которые можно пересчитать или потрогать, т.е. для дисректного производства.

     3 Сравнение программного обеспечения 

     3.1 1С:Предприятие 8. 

     От  других аналогичных решений 1С Предприятие 8 отличается особенно тщательным подходом, применяемым при определении  состава функциональных возможностей типовых решений. Взаимодействие с  большим количеством пользователей  позволяет компании 1С анализировать  их опыт применения программ и исследовать  меняющиеся потребности пользователей 1С Предприятие 8.

     Когда глава компании анализирует рынок  программных продуктов, он может  выбрать требуемый уровень автоматизации, благодаря тому, что разработчики 1С предлагают широкий выбор решений, среди которых как мощные комплексные  системы, так и компактные программы  для маленьких организаций, обращающих особое внимание на то, чтобы программу  было просто использовать. Тем не менее, с ростом фирмы даже простые программы  системы 1С:Предприятия могут развиваться и идти по пути постепенного повышения уровня автоматизации, и компания может переходить на новые мощные конфигурации и интегрировать внедренную программу с другими решениями системы.

     Система программных решений на платформе 1С:Предприятие 8 учитывает необходимость решения стандартных задач и индивидуальные потребности предприятий. Эта особенность программ очень важна для главы компании или ответственного специалиста, который занимается подбором системы.

     Глава компании имеет возможность выбирать наиболее подходящий для него вариант  автоматизации с учетом специфики  деятельности своей компании, важности достигаемых задач, возможных сроков и оптимальных затрат на внедрение  программы. Немаловажное значение играет тот факт, что одно и то же решение  дает возможность автоматизировать предприятия поэтапно и при этом достигать желаемого результата после прохождения каждой ступени. Компания может сделать первые шаги, выбрав типовые или отраслевые тиражные решения, с их помощью автоматизировав выполнение основных задач организации при минимальных временных и финансовых затратах, а после этого – начать усовершенствовать программу с учетом особых характеристик деятельности своего предприятия. При этом применять решение можно без остановки.

     Система программ 1С:Предприятие 8 основывается на единой платформе, которая стала основой для создания всех конфигураций. Одна технологическая платформа становится гарантией небольшой стоимости отдельных решений и упрощает их создание. Такая концепция обеспечивает стандартизированную разработку, масштабируемость и гарантирует ускоренное внедрение новейших технологий во всех конфигурациях.