Разработка базы данных по учёту материалов на примере ООО «Спектр»

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно пункту 22 4 раздела Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту МПЗ»7 инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих случаях:

-при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

-перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

-при смене материально  ответственных лиц;

-при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или порчи  имущества;

-в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

-при реорганизации или  ликвидации организации;

-в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

Основными целями инвентаризации являются:

-выявление фактического  наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения его  сохранности, а также выявление  неучтенных объектов;

-определение фактического  количества материально-производственных  ресурсов, использованных в процессе  производства;

-сопоставление фактически  полученных данных о наличии  имущества в натуре с данными  аналитического и синтетического  учета (выявление излишков и недостач);

-проверка полноты и  правильности отражения в учете  оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки  товарно-материальных ресурсов с  учетом их рыночной стоимости  и фактического физического состояния.

Виды инвентаризации:

• обязательная — проводится в следующих случаях: перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при выявлении фактов хищений или   злоупотреблений,   а   также порчи   продукции   (немедленно при установлении таких фактов); в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании); при ликвидации и реорганизации предприятия;
• текущая;
• сплошная;
• выборочная;
• плановая;
• внеплановая (внезапная);
• периодическая — определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода и выводится стоимость реализованной продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;
• непрерывная — измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам. Выводится объем запаса на конец периода путем вычитания стоимости реализованной продукции из суммы продукции для реализации.

Преимущества инвентаризаций:

• предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;
• предохраняют от ежегодной корректировки запасов;
• обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уро­вень запасов;
• выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;
• поддерживают точность записей запасов.

В Законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

-проверка соблюдения  правил и условий хранения  товарно-материальных ценностей.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, может быть составлена, но не обязательна (с 1 января 2013 года) сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 27 марта 2000 года №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».8

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), стоимостные разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.

Функциональные обязанности кладовщика

Функциональными обязанностями кладовщика на данном предприятии являются:

-составление заявок поставщикам  по мере надобности;

-приём и размещение  поступивших МПЗ на складе;

-контроль правильности  оформления ТТН;

-выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке заведующий производством;

-составление отчётов  в офис;

-ведение архива документов.

Составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального использования средств организации (слишком большой либо слишком малый запас на складе необходимых МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика, т.к. предприятие постоянно развивается, то данная ситуация без каких-либо изменений в подходе к организации работы будет только ухудшаться.

Приём и размещение поступивших МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН

Данный процесс происходит следующим образом:

-экспедитор поставщика предоставляет кладовщикам сопроводительную документацию

-разнорабочие транспортируют поступившие МПЗ на соответствующие склады

-кладовщик проверяет  соответствие количества продукции, указанной в ТТН и фактически  потупившей

В случае несоответствий ТТН исправляется, на ней ставятся подписи кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН.

Выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке зав. производством происходит аналогично предыдущему процессу, с разницей в том, что выдаёт со склада кладовщик, а принимает зав. производством.

Кладовщик раз в месяц должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются со счет - фактурами поставщиков и заносятся в 1С.

Для складирования текущих документов используются шкафы, расположенные в административных помещениях предприятия. В шкафах хранятся входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив. Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации. Её огромное количество значительно тормозит темпы работы и увеличивает временные затраты на складской учет. Отгрузка и приемка товара, его размещение и контроль не могут осуществляться одновременно. Значения, указанные в номенклатурах и накладных должны тщательно проверяться во избежание ошибок и просчетов. Такой контроль делает складской учет более растянутым по времени. Подобная ситуация так же в некоторой мере связана с ритмом и качеством деятельности персонала. Именно поэтому система управления складом должна учитывать и человеческий фактор.

Таким образом, эффективный складской учёт обладает следующими преимуществами:

• Способствует развитию бизнеса, что достигается за счет ускорения темпов выполнения основных операций;
• Предоставляет возможность регулирования и оперативного контроля процесса приемки, отгрузки и размещения продукции;
• Осуществляет контроль за движением оборотных средств предприятия, что помогает избежать недостач и потерь.

Складской учет на сегодняшний день предполагает рациональное, оптимизированное управление торговыми площадками, хранилищами и иными помещениями компании. Данная система предусматривает полную или частичную автоматизацию основных процессов (процесс приемки, отгрузки и размещения продукции). Внедрение программ сопровождается соответствующим техническим обеспечением. В данном случае речь идет о сканерах штрихкодирования, терминалах сбора данных, упаковочном оборудовании и других приборах, призванных увеличить результативность осуществления основных операций. Применение автоматизированной системы управления складом позволяет сокращать временные и финансовые затраты на обслуживание помещений. Складской учет осуществляется более планомерно и быстро.

Автоматизация производственных процессов осуществляется комплексно. Это означает, что к системе подключаются все подразделения предприятия. Сотрудники склада могут поддерживать связь с отделом продаж или с торговыми залами. Учет операций осуществляется в едином центре. Упорядоченность существенно упрощает контроль над деятельностью сотрудников и движением основных и оборотных средств.

Автоматизированные системы помогают так же адаптировать внешние и внутренние бизнес-процессы складского учета к динамике рынка в каждый момент времени. Таким образом, при осуществлении деятельности предприятие добивается той гибкости, которая не характерна для него в обычных условиях.

3. Организационно-экономическая характеристика ООО «Спектр»

Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью "Спектр" создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и зарегистрировано Инспекцией Федеральной налоговой службы по Центральному району города Волгограда и осуществляет свою деятельность на рынке города  с 1999. Юридический адрес ООО "Спектр": 400078, г. Волгоград, пр. Ленина, д.69 корпус а.

Права и обязанности общество приобретает с момента его государственной регистрации. Общество имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Обладая своей производственной базой, специализированным оборудованием и опытными специалистами, предприятие производит и выполняет широкий спектр товаров и услуг.

Основными видами деятельности организации являются:

- изготовление тентов,  полoгов и  каркасов для грузовых автомобилей;

- изготовление и монтаж  тентовых павильонов, шатров для  кафе;

- изготовление буровых  тентовых укрытий (бурукрытия);

- строительство бассейнов  под ключ;

- изготовление и монтаж  бассейнов из полипропилена;

- продажа и монтаж сборных  бассейнов и оборудования;

- бухгалтерские услуги  для ИП и ООО;

- строительство, изготовление  и монтаж торговых павильонов  и киосков.

Накопленный опыт работы позволил компании открыть собственное производство, использующее технологии и комплектующие мировых производителей. Располагая оснащенной производственной базой, опытными и профессиональными сотрудниками, компания в силах выполнить заказ любой сложности. Для удобства заказчика каждое изделие снабжается необходимой технической документацией и инструкцией по монтажу и эксплуатации.9

Организационная структура предприятия ООО «Спектр»

Компания ООО «Спектр» является обществом с ограниченной ответственностью.

Общество с ограниченной ответственностью - учрежденное одним или несколькими юридическими и / или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.