Контрольная работа по «Информационные технологии в экономике»

 

Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, можно увидеть, если в меню Файл выбрать команду Внешние данные, Импорт, а затем щелкнуть мышкой по расширению поля Типы файлов в диалоговом окне Импорт.

 

 

Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access можно увидеть, если в меню Файл выбрать команду Экспорт, а затем щелкнуть мышкой по расширению поля Типы файлов в диалоговом окне Экспорт.

 

 

Access 2002 позволяет импортировать  и присоединять таблицы из  документов HTML. Для этого используется Мастер импорта (присоединения) HTML, который очень похож на Мастер импорта (присоединения) электронных таблиц.

Access 2002 позволяет импортировать  и присоединять документы HTML, которые находятся на удаленных  FTP – и НТТР – серверах. Для этого требуется в поле Имя файла диалоговых окон Связь или Импорт указать Интернет – адрес нужного файла.

В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных находится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию, и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структура файла, например имена и типы  полей данных таблицы, число записей в файле, длина файла и т.д.

В отличие от других СУБД Microsoft Access хранит все объекты в одном файле с расширением mdb. Кроме того,  MDB – файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе и информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид диалогового окна Параметры и в группе Отображать установить флажок Системные объекты. Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.

Если известно, что данные будут использоваться только в Microsoft Access, их следует импортировать. Microsoft Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы, созданные в Microsoft Access.

Access позволяет  присоединять табличные  и индексные файлы Paradox 3.x  и 4.х для MS-DOS. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы.

Присоединение (связывание) и импорт внешних таблиц

Связывание таблиц из других баз данных Microsoft Access может потребоваться, например, для использования таблицы из другой базы данных Microsoft Access при совместной работе в сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных. Существующую базу данных легко разделить на две базы данных, которые называют клиентской и серверной.

Если данные, которые требуется использовать в базе данных Access, также обновляются другими приложениями, их следует связать. При таком подходе сохраняются текущие способы обновления, совместного использования данных и управления ими, а также появляется возможность работать с данными в Microsoft Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные, объединить внешние данные с данными из таблиц Microsoft Access и даже просматривать и редактировать внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.

Связывание может также потребоваться для таблиц SQL Server из другого проекта Microsoft Access. Пользователь имеет возможность создать представление связанной таблицы с помощью мастера связанных таблиц.

При импорте данных создается их копия в новой таблице базы данных Access или проекта Access. При этом исходная таблица или файл не изменяются.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта электронных таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу, выполнив запрос на добавление в базе данных Access. Оба приложения (то, в котором эта таблица была создана, и приложение Access) могут работать с этой таблицей одновременно. Однако для того, чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое слово.

С присоединенной к базе данных Access 2002 внешней таблицей можно работать точно также, как если бы она содержалась в этой базе. Единственным ограничением является то, что невозможно изменить структуру присоединенной таблицы (имена полей, типы данных и т.д.). Кроме того, в присоединенной таблице можно в режиме Конструктора изменять ряд свойств полей (формат, надпись, маску ввода, число десятичных знаков), которые влияют на то, как эта таблица будет отображаться в Access.

Чтобы присоединить или импортировать dBASE  или Paradox в открытую базу данных Access 2002.

Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link)/

Чтобы импортировать внешнюю таблицу в базу данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import). Эти диалоговые окна модифицированными стандартными окнами открытия документа Microsoft Office. Раскройте папку, в которой находится файл нужной таблицы. В раскрывающемся списке Тип файла выберите тип файла, который вы хотите импортировать или присоединить к базе данных.

В Access 2002 можно непосредственно открывать файлы других форматов из диалогового окна Открытие файла базы данных. Открыв список в поле Типы файлов этого окна, Access создает новый файл базы данных в той же папке, в которой находится выбранный файл, и присоединяет (импортирует) все таблицы из выбранной базы данных.

Импорт или присоединении таблиц из внешних источников данных с помощью драйверов ODBC выполняется аналогично. В списке типов форматов окна Связь (или Импорт) нужно установить значение ODBC Databases, после чего сразу появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать источник данных или создать новый. После создания источника данных дальнейший процесс импорта (присоединения) выполняется так же, как и для таблиц других баз данных.

Access 2002 позволяет создавать таблицы  в базе данных, импортируя из  рабочего листа Excel. При этом  можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблица Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа должны совпадать с названиями полей этой таблицы. Если ячейки рабочего листа содержали формулы, по которым вычислялись значения, то в таблицу Access  будут импортированы только вычисления.

Для импортирования данных необходимо выполнить следующий алгоритм: активизировать окно База данных, выбрать команду Файл, Внешние данные, Импорт. В диалоговом окне Импорт перейти в папку рабочего листа Excel. В раскрывающемся списке выделите имя файла и нажмите кнопку Импорт. Запустится Мастер импорта электронной таблицы.

 

 

Мастер импорта электронной таблицы позволяет изменить или добавить имена полей таблицы, соответствующие столбцам рабочего листа.

Access 2002 позволяет  также связать  рабочий лист Excel создавать с базой данных Access. Благодаря этой возможности с присоединенным рабочим листом Excel можно работать как в исходном формате средствами Excel, так и в формате таблицы данных Access, причем это можно делать одновременно.

Access 2002 позволяет импортировать  в базы данных табличные данные из обычных текстовых  файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например «Блокнот»), либо путем экспорта из другого приложения. Такая возможность особенно удобна в тех случаях, когда вам необходимы  данные из приложения, которое  не позволяет экспортировать данные из внутреннего представления в форматы DBF, WKS или  XLS.

Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержаться табличные данные: с полями фиксированной ширины и с полями переменной ширины.

Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов. Необходимо открыть базу данных, в которую можно импортировать данные из текстового файла. Выбрать команду Файл, Внешние данные, Импорт. В диалоговом окне Импорт, в раскрывающемся списке Тип файла  выделите элемент Текстовые файлы. Откройте папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать, и выделите его, нажмите кнопку Импорт. Появится диалоговое окно Мастера импорта текстов.

При  работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже  были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.

Access 2002 позволяет решить эту  проблему путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS  или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные. Кроме того, система позволяет присоединить  таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать сними в исходном  формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т.е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access.

Экспорт данных и объектов базы данных

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных из базы данных Microsoft Access или проекта Microsoft Access можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access.

 Экспорт объектов  базы данных в существующую  базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access В окне Базы данных выберите имя объекта, который нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект. В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта. При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — «структура и данные» или «только структура».

 Сохранение содержимого  объекта в файле формата Microsoft Excel В окне Базы данных выберите имя сохраняемого объекта. Чтобы сохранить часть таблицы, откройте ее и выберите нужные данные перед продолжением. Выберите в меню Файл команду Экспорт.В поле со списком Тип файла выберите Microsoft Excel 5-7  или Microsoft Excel 97-2002. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет сохранен объект. Введите имя в поле Имя файла (или используйте предложенное имя).Установите флажок Сохранить формат. Выполните одно из следующих действий:

• При сохранении таблицы нажмите кнопку Экспорт всех для сохранения всей таблицы или Сохранить фрагмент для сохранения части таблицы, выбранной на шаге 1.
• При экспорте всех остальных объектов нажмите кнопку Экспорт.

 Экспорт сводной таблицы в Microsoft Excel для экспорта таблицы в режиме сводной таблицы или формы в Microsoft Excel в виде интерактивного сводного отчета. используйте следующие действия. Связь между сводным отчетом и источником данных сохраняется.

• На панели инструментов Сводная таблица нажмите кнопку Экспорт в Microsoft Excel для запуска или переключения в Microsoft Excel и отображения данных в сводном отчете.

Экспорт электронной таблицы Excel. Необходимо, чтобы электронная таблица активизирована, дважды щелкнув ее в окне макета. Откроется окно приложения (в данном случае Microsoft Excel), в котором была создана эта электронная таблица. На панели инструментов электронной таблицы нажмите кнопку Экспорт в Microsoft Excel для запуска или переключения в Microsoft Excel и отображения данных в книге.

Экспорт в формат Microsoft Word или другой текстовый формат. В окне Базы данных выберите имя таблицы, запроса, представления или сохраненной процедуры, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файл. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект. В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт. Будет запущен Мастер экспорта текста.

 Экспорт таблицы, запроса, формы  или отчета в формате документа XML. В окне Базы данных выберите имя таблицы, запроса, формы или отчета, которые необходимо экспортировать, а затем выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле Тип файла выберите Документы XML. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которую будет экспортирован объект. Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт. В диалоговом окне Экспорт XML выполните одно или несколько следующих действий:

• Чтобы экспортировать данные в документ XML, выберите данные (XML).
• Чтобы экспортировать схему в файл XML, выберите схема данных.
• Чтобы форматировать данные таблицы или запроса с помощью файла XLS (Extensible Style Language), выберите презентация данных (XSL)..

Экспорт таблицы в формате динамического HTML. В окне Базы данных выберите имя таблицы, запроса или формы, которые нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле со списком Тип файла выберите Microsoft IIS 1-2 или Страницы Microsoft ASP. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которую будет экспортирован объект. Введите имя в поле Имя файла. Нажмите кнопку Экспорт Введите необходимые сведения в диалоговых окнах Настройка вывода файлов HTX и IDC или Настройка вывода файлов ASP.