Информационные технологии на малых предприятиях

 

ПЭВМ нужны, в первую очередь, управленцам и  менеджерам: бухгалтеру, снабженцу, нормировщику, коммерческому директору, менеджеру  по продажам и тд. Название компьютера не оправдывает себя: вычислительная машина нужна в первую очередь для накопления и обработки информации ( в любой ее форме ), а уж затем для непосредственных вычислений. А современные компьютеры нагружаются дополнительными функциями, такими как обеспечение связи, планирование рабочего времени, получение справочных сведений, обучение и тд

 На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

Индивидуальные  приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих  мест (рабочих станций) локальной  вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной  информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых  предприятиях наиболее целесообразна  организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с  централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

Важнейшим фактором повышения эффективности  предприятий малого бизнеса является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса возможно с помощью  внедрения современных информационных технологий которые помогают наиболее эффективно анализировать, прогнозировать и принимать управленческие решения в сфере малого бизнеса.

В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности малого бизнеса необходимо отметить роль штрихового кодирования в повышении эффективности торговли, производства, транспорта.

Этот  способ позволяет практически одновременно следить за состоянием спроса, потребительскими предпочтениями, динамикой движения товаров и изменениями структуры  наличия товаров и своевременно реагировать на сложившуюся ситуацию. А в силу динамичности сегодняшнего рынка, штриховое кодирование стало  одним из основных условий коммерческого  успеха. Большое значение имеет и  использование систем управления базами данных как инструмента автоматизированного  исполнения задач в сфере малого бизнеса для информационного  обслуживания хозяйственной деятельности. Базы данных образуют основу современного информационного рынка и связаны  с широким внедрением в информационную деятельность вычислительной техники. На основе баз данных можно вести  обслуживание потребителей в локальном  и удаленном режимах. В условиях внедрения компьютерной информационной системы управления материальными  ресурсами концентрация разнообразных  баз данных хозяйственной деятельности предприятий малого бизнеса создает  необходимые предпосылки для  анализа и планирования товарооборота, управления товародвижением, организации  сервиса, проведения целенаправленной ценовой политики и т.д. Большое  значение имеет и использование  на предприятиях малого бизнеса локальных  вычислительных сетей (ЛВС), созданных  на базе персональных компьютеров и  других микропроцессорных устройств. Основная задача компьютерных систем управления материальными ресурсами  на базе локальных вычислительных систем – помочь административно-управленческому  аппарату оперативно принимать обоснованные решения, избавив сотрудников от операций рутинного характера. Применение подобных систем особенно эффективно при управлении товарными запасами, товародвижением при организации  сбытовой деятельности. Важное значение имеет использование глобальной вычислительной сети Internet для организации каналов распределения товаров на внутренних и внешних рынках сбыта продукции, определения цен товаров на перспективу и обеспечения ценовой гласности, ведение электронных расчетов и т.д., обеспечения связи с товарными, фондовыми биржами и другими предприятиями.

Таким образом внедрение и грамотное использование информационных технологий в малый бизнес обеспечивает укрепление и развитие позиций данного вида деятельности, а также обеспечивает выход на мировой уровень, что в свою очередь стимулирует экономическое развитие страны.

Не достаточное  внимание к IT – инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое  время в довольно серьезные проблемы, от торможения роста до приостановки деятельности компании.

Причины такого положения дел вполне понятны  – на старте просто не кому это все  продумывать и предусматривать. При офисе в 5 рабочих мест (условно) нецелесообразно держать штатного системного администратора, чаще всего  используют одноразовые консультации у родственников-друзей-знакомых, и  то по факту появления каких- то проблем.

Итак, какие IT системы чаще всего требуются  на первых этапах развития компании среднего и малого бизнеса? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование?

1. Электронная  почта – основной канал связи  на сегодняшний день. В качестве  почтового сервера проще всего  (и к тому же бесплатно) можно  использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество – у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество – возможность доступа к электроннной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора.

2. Бухгалтерия  – к огромному сожалению реальных  альтернатив 1С пока в России  нет. Так что минимум один  компьютер с Windows понадобится. Ну и соответственно лицензия на сам 1С.

3. Документооборот  (Системы Электронного Документооборота) – в самом просто варианте  можно использовать возможности  все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот (т. е. внутри компании не нужно будет бегать с бумажками на подпись, все эти процедуры можно автоматизировать). В результате значительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и принтеры.

4. Офисные  пакеты – чаще всего используют  Microsoft Office. В большинстве случаев пиратский. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения – на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть. А вот потом если Вы попробуете внедрить открытые решения вместо пиратских – Вас ждет тяжелое противостояние со «старыми» сотрудниками.

Подведем  итог: далеко не всегда продуманная  и «лицензионно» чистая информационная система предприятия обязательно  должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Кроме  того, использовав, например, вышеперечисленные решения, Вы не только экономите бюджет и снижаете юридические риски, но и закладываете прочный фундамент для дальнейшего развития компании.

А что  же представляет собой этот самый  малый бизнес в России и каковы его характеристики, в том числе  в сравнении с Европой и  Северной Америкой? Для ответа на этот вопрос специалисты представительства  Microsoft проанализировали данные маркетинговых агентств с помощью проведения специального обследования летом 2003 года.

Итак, всего  в мире насчитывается порядка 41 млн малых предприятий, а в России 843тыс. Распределение предприятий малого бизнеса по различным отраслям экономики отражено на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1

Для того, чтобы сравнить параметры отечественного малого бизнеса с остальным цивилизованным миром, посмотрим на данные в таблице 2. Российский малый бизнес занимает последнее место по статистике.

 

Таблица 2

 

Что делают IT в МП? Ответ на вопрос «Как сегодня  используются IT на малых предприятиях?», пожалуй, наиболее интересен для  потенциальных поставщиков. По данным, в подавляющем большинстве случаев  в первую очередь обслуживаются  интересы бухгалтерии 88%. Остальные  сведения см. на рисунке 3.

 

Рисунок 3

С одной стороны, грустно, что, если уж 45% малых предприятий  сосредоточены на торговле, и целых 69% МП имеют доступ в Интернет, только 16% из них воспользовались возможностями  электронной коммерции. С другой стороны, какое поле для деятельности!

Раз есть подключение, надо приучать к работе через Интернет. Тем более что 40% для организации работы с клиентами IT уже используют.

При оценке в 61% уровня использования IT для документооборота и 60% для работы с базами данных, только 29% указали, что используют IT для  организации совместной работы. А  это значит, что почва для внедрения  новых технологий уже подготовлена. Тем более что у 68% МП компьютеры и сервер(ы) уже объединены в сеть, т.е. и аппаратная возможность есть (см. рисунок 4).

 

управление  компьютеризация

Рисунок 4

 

Ответ на вопрос о значимости IT для малого бизнеса (таблица 5) позволяет сделать  косвенную проверку. Ведь согласно данным табл. 3, бухгалтерия компьютеризирована на 88%, а максимальная сумма ответов  на вопрос полностью дает от 70% до 92%.

Видимо, не хватающие 8% полагают, что смогут вести бухгалтерию на бумажке? Трудами  автоматизаторов налоговых инспекций вряд ли это им удастся.

 

Рисунок 5

 

Особенности малого бизнеса как объекта применения IT.

Особенность одна: дело, скорей всего, придется иметь  с реальным владельцем. А это человек, каждодневно ведущий войну (или, как изящно выражаются на Западе, отвечающий на вызовы эпохи) с нечестными поставщиками, прижимистыми заказчиками, ленивыми и  малоквалифицированными сотрудниками, наездами как официальных, так и  неофициальных контролеров, меняющимся (и все не в лучшую сторону) законодательством. Он не разбирается в языках программирования, но знает свои бизнес-процессы. Ведь сам процесс информатизации управления бизнесом является ничем иным как  составлением алгоритма бизнес-процесса и переводом его в программу  или набор программ. В больших  конторах между создателями программного обеспечения и его будущими пользователями стоит когорта специалистов, итеративно перекладывающих реальные бизнес-технологии в алгоритмы по мере своего разумения и растолковывающих программистам, как должна работать программа. А затем эти же специалисты убеждают пользователя, что он должен научиться использовать то ПО, которое ему изготовили, даже если это неудобно, занимает больше времени и требует увеличения персонала.

Ну, в  большом бизнесе это проходит почти всегда, расходы размажутся по долгой промежуточной цепочке, увеличится стоимость товара, тарифы и т. п. И  главное начальство (владельцы) все-таки увидят отчетность и смогут вести  учет. А вот в работе с малым  бизнесом этот номер редко проходит: нет цепочки, и владелец купит  в большинстве случаев лишь то, что ему реально поможет в  работе. И поскольку он свои бизнес-процессы понимает и знает, ему проще найти  вариант применения ПО, чем армии консультантов.