Информационная технология фирмы

Содержание. 

Введение.

Раздел 1. Структура управления фирмы.

1. Штатный состав управленческой структуры.
2. Необходимая для функционирования фирмы внутренняя отчетная документация.

Раздел 2. Проект технического оснащения фирмы.

      2.1 Вычислительная  техника с указанием необходимой конфигурации компонентов.

      2.2 Анализ необходимости использования  сетевых технологий.

      2.3 Средства телекоммуникации персонала. 

Раздел 3. Информационное обеспечение фирмы.

      3.1 Перечень необходимых для функционирования фирмы программных средств.

      3.2 Предложения по совершенствованию  организационной деятельности фирмы:

 Рекламная деятельность

 По  работе с клиентами

 По  работе с персоналом

            Заключение.

 

Введение. 

           В этой  курсовой работе на  примере выдуманной тур фирмы “Туринвест” рассмотрена возможность применения информационных технологий, позволяющих улучшить работу фирмы.  Приведены примеры возможного использования функций программы Excel пакета Microsoft Office, которые помогают  избавить персонал фирмы от лишних и часто повторяющихся действий, а также позволяют быстрее и качественно работать с клиентами. Также приведены примеры работы по созданию слайд – шоу с помощью программы Microsoft PowerPoint пакет Microsoft Office.

           Эта работа показывает, что применение информационных технологий  на сегодняшний день необходимо любой фирме, ведь именно от этого зависит ее конкурентоспособность на рынке.  Существование успешной фирмы в наше время не представляется без использования возможностей компьютера. И хотя для внедрения информационных технологий, требуется вложить большие средства, но затраты на их внедрения очень скоро окупается.  

 

1. Структура управления фирмы.

 
     

1. Штатный состав управленческой структуры:

 

     Фирма “Туринвест” занимается скупкой и продажей туристических путевок. Эта фирма небольшая, поэтому ее штатный состав состоит всего из пяти человек.

 

     Генеральный директор.

     Генеральный директор является главным лицом  на фирме, обеспечивает управление всей фирмой, принимает все важные для жизни фирмы решения. Он выполняет функцию по выделению денежных средств, занимается скупкой путевок, обеспечивает связь между всеми сотрудниками фирмы, принимает решения о приеме на работу или увольнении.

     Заместитель директора.

     Подчиняется только генеральному директору, выполняет часть его работы. Во время отъезда генерального директора, он является временно исполняющим его обязанности.

 

      Бухгалтер.

      Следит  за своевременностью оплаты  налогов, ведет бухгалтерию фирмы. Производит обработку данных по операциям, произведенным фирмой. Занимается оформлением недельных, квартальных и годовых отчетов. Формирует ответы на всевозможные текущие запросы. Производит расчет с поставщиками. В его обязанности входит начисление зарплат и премий.

     Менеджер  по работе с клиентом.

      Работает  непосредственно с клиентами  фирмы. Старается заинтересовать клиента предложениями фирмы, помогает покупателю выбрать наиболее выгодный вариант покупки.

     Менеджер  по рекламе.

     Занимается  разработкой и распространением внутренней и внешней рекламы фирмы. Обеспечивает поддержку Интернет сайта.

1. Необходимая для функционирования фирмы внутренняя отчетная документация.

 

      Для нормальной работы фирмы обязательно  нужна внутренняя отчетная документация. Для этого бухгалтер формирует отчеты по отклонениям реальных объемов продаж от запланированных, отчеты по количеству  продаж путевок за определенный период, принесенной прибыли или убыткам. По этим отчетам генеральный директор со своим заместителем сможет оперативно определить, из-за чего случилось то или иное отклонение и быстро примет решение о дальнейшем действии по исправлению ситуации.

     

     

 

     

2. Проект  технического оснащения  фирмы.

 
 
     

2. Вычислительная  техника.

 

     Генеральный директор.

      Требуется компьютер средней мощности:

      Celeron 1700 МГц;

      RAM: 256 Мb;

      HDD: SEGATE IV Barracuda 40 Gb;

      CD-ROM – 52х LG;

      видео- и  звуковая карта onboard;

      сетевая карта.

      Монитор: Sony 17”

     Заместитель директора.

     Компьютер: Celeron 1700 МГц;

     RAM: 256 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 40 Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

     Из  периферийных устройств, требуется  принтер для распечатки документов.

 Монитор: Sony 17”

     Бухгалтер.

     Нужен компьютер большой мощности, так  как работа с финансовыми программами требует большой вычислительной способности.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

      Монитор: Sony 17”

      Менеджер  по работе с клиентом.

      Нужен компьютер большой мощности, так  как менеджеру по работе с клиентом приходиться работать с базами данных, что требует большой вычислительной способности.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     видео- и  звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

        Монитор: Sony 17”

     Периферийные устройства: принтер Hewlett Packard.

     Менеджер  по рекламе.

     Компьютер большой мощности, так как менеджеру по рекламе приходится работать с графикой.

     Компьютер: Celeron 2700 МГц;

     RAM: 512 Мb;

     HDD: SEGATE IV Barracuda 80Gb;

     CD-ROM – 52х;

     встроенный  модем: Genius 56K; 

     видео карта: ATI Radeon 9800 128Mb;

     звуковая карта onboard;

     сетевая карта.

           Монитор: Sony 19”

      Периферийные устройства: сканер. Также менеджер по рекламе нуждается в цифровой камере, для создания снимков, используемых в рекламе. 

 

 

        Анализ необходимости использования сетевых технологий. 

      Для удобства обмена информации между сотрудниками такой небольшой фирмы можно создать одноранговую локальную сеть. В одноранговой сети нет единого центра взаимодействием рабочих станций и нет устройства для хранения данных. Сетевая операционная система распределена по всем рабочим станциям. Каждый компьютер в сети может выполнять функции как клиента, так и сервера. Пользователю в сети доступны все устройства, подключенные к другим компьютерам (принтер, сканер и др.). Достоинством такой сети является низкая стоимость и высокая надежность. Если хотя бы один из компьютеров в сети подключен к Интернету, то все остальные пользователи имеют к нему доступ. Это очень удобно, так как уменьшает затраты на покупку модемов и дополнительных подключений к Интернету. 

      

• Средства  телекоммуникации персонала.

 

      Генеральному  директору требуется сотовый  телефон, так как он часто бывает за пределами фирмы и ему нужно  получать оперативную информацию о  делах на фирме. Для этого подойдет недорогой телефон Nokia 2100.

      В кабинете у заместителя генерального директора находится факс.

 

• Информационное обеспечение фирмы.

 
     

• Перечень  необходимых для  фирмы программных  средств.

 
      

1. База данных.    В неё собираются все сведения о деятельности фирмы (плановые показатели, информация о поставщиках, о стоимости и т. д. Информация из неё поступает на компьютерные приложения, а так же  используются и в не компьютерных технических средствах, например как тиражирование рекламных листов). Для составления баз данных применяется программа Microsoft Access
2. Текстовый процессор (Word) – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат и т.д. Когда документ готов, работник может распечатать его или передать по сети на другой компьютер. Таким образом, в распоряжении работника имеется эффективный вид письменной коммуникации.
3. Табличный процессор(Excel) – он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Табличный процессор позволяет вычислять статические, финансовые, инженерные расчеты. Оформлять данные и результаты их обработки в виде диаграмм и графиков. Проводить математические моделирования и т. д.
4. Для ведения бухучета понадобится программа 1С Бухгалтерия, для начисления заработной платы программа - 1С Зарплата.
5. Photoshop 7.0 - для обработки графических изображений.
6. Для создании слайд-шоу используют Microsoft PowerPoint.
7. Электронная почта (Outlook Express) – Электронная почта(E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

 

 

     

•  Предложения по совершенствованию организации фирмы.

 

      Для улучшения организационной деятельности фирмы необходимо ускорить обработку  информации и максимально сократить  время поступления информации к  сотрудникам, которые непосредственно принимают решение. Также  автоматизировать рутинные, часто повторяющиеся операции.

      Внедрение информационной технологии обработки данных обеспечит решение хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операция управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций.