Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

     - принципиально новые возможности  представления ЭД. Документ может  иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

     Основные  принципы построения системы электронного документооборота:

     - соответствие требованиям стандартов  на формы и системы документации;

     - распределенность;

     - масштабируемость;

     - модульность; 

     - открытость;

     - переносимость на другие аппаратные  платформы. 

     Основными функциями системы электронного документооборота являются:

     - регистрация документов;

     - контроль исполнения документов;

     - создание справочников и работа  с ними;

     - контроль движения бумажного  и электронного документа, ведение  истории работы с документами; 

     - создание и редактирование реквизитов  документов;

     - формирование отчетов по документообороту  предприятия; 

     - импорт документов из файловой  системы и Интернета; 

     - создание документа прямо из  системы на основе шаблона  (прямая интеграция);

     - работа с версиями документа,  сложными многокомпонентными и  многоформатными документами, вложениями;

     - электронное распространение документов;

     - работа с документами в папках;

     - получение документов посредством  сканирования и распознавания. 

     - уменьшением затрат на доступ  к информации и обработку документов.

     Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К  таким задачам можно отнести  следующие:

     - обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации на всех уровнях;

     - поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации  и знаниям; 

     - исключение бумажных документов  из внутреннего оборота предприятия; 

     исключение  необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

     - экономия ресурсов за счет  сокращения издержек на управление  по токами документов в организации;

     - поддержка системы контроля качества, соответствующей международным  нормам;

     - обеспечение кадровой гибкости  за счет большей формализации  деятельности каждого сотрудника  и возможности хранения всей  предыстории его деятельности;

     - протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление  «горячих точек» в деятельности);

     - оптимизация бизнес-процессов и  автоматизация механизма их выполнения  и контроля.

     По  характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие  типы:

     - угроза раскрытия информации;

     - угроза нарушения целостности  документа; 

     - угроза потери доступа к документу; 

     - угроза подделки документа. 

     По  типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:

     - природные 

     - непреднамеренные техногенные 

     - преднамеренные 

     Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

     - обеспечение надежности функционирования  технических средств; 

     - обеспечение резервирования каналов  связи; 

     - резервное дублирование информации;

     - ограничение прав физического  доступа к объектам системы  документооборота;

     - разграничение прав доступа к  файлам и папкам;

     - внедрение системы шифрования  подписи (ЭЦП) и документов;

     - защита от вирусов; 

     - защита от "взлома" сетей. 

     Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между  контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.  

     2.2. Архивные документы на нетрадиционных носителях 

     В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов  и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

     Создание  региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

     Использование типовых технологий обеспечит оперативный  и надежный обмен информацией между Госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

     Единые  технологические принципы, учитывающие  международные стандарты, предоставят  возможность для активного и  полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

     Информационная  поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров  документации осуществляется путем  создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса  взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

     К типовому ПО для Госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

     Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

     Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

     Состав  типового ПО определяется существующими  нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся  внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными  документами.

     Архивное  учреждение, принявшее решение о  разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

     Ближайшие перспективы информатизации диктуют  не только необходимость создания типового ПО для Госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "Госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив. К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

     Основным  фактором, определяющим специфику указанных  документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

     Динамичное  развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.