Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств

     Организационное оформление этого направления работы в условиях жесткого кадрового дефицита является, на наш взгляд, еще одним  свидетельством того, что ААТ стали  такой же повседневной реальностью, как экспертиза ценности или комплектование. Кроме того, в области ААТ наблюдается такое интересное явление, как свободная конкуренция в сфере автоматизации областных и бывших республиканских архивов, которые заказывают разработку компьютерных технологий для тех или иных задач своей работы. Автоматизация "сверху" и "снизу" развивается достаточно изолированно друг от друга. В стране нет ни только единого центра компьютеризации архивного дела, но и центра сбора информации в этой области. С другой стороны, нет и монополии на разработку ААТ. Для федеральных архивов преобладает второе ("стихийное") направление компьютеризации.

     В настоящее время компьютеризация  в большей степени затронула  область создания информационно-поисковых  справочников. Среди них преобладают  БД простейшей структуры на большие  и однородные массивы данных - имена, географические названия и т.п. Как правило, они дублируют традиционные указатели к фондам, каталоги и указатели к описям. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам. Однако есть случаи создания новых справочников, технология разработки которых была значительно усовершенствована при помощи компьютера. Например, БД по военнопленным и интернированным, где при помощи использования автоматизированных словарей были созданы БД на разных языках, при этом удалось избежать привлечения переводчика для создания предмашинного формата (сведения вносятся непосредственно с именной карты военнопленного или опросного листа интернированного). Таким образом, на плечи машины переложили самую "грубую" техническую работу.

     Существенный  прорыв в области архивных технологий в целом с введением компьютеризации  произошел и в сфере ведения  систематических каталогов. Тезаурусы, разработанные еще 15 лет назад, и  контекстный поиск с успехом  заменили тематический поиск в массиве  каталожных карточек, построенных по “Схеме единой классификации документальной информации в систематических каталогах  государственных архивов СССР” (СЕК). С 1995г. по решению Росархива  прекращена каталогизация по СЕК  в федеральных архивах и центрах  документации. В области создания тематических межфондовых справочников на уровне документа следует отметить технологии РГАНТД. Использование компьютерных технологий позволило сократить такие этапы работы, как дублирование каталожных карточек, вливание их в каталог, индексацию, а также ускорило поиск. Однако это имеет и свои отрицательные последствия - распад единого систематического каталога на ряд тематических баз данных.

     В отношении информационных справочников на уровне фонда (путеводителей и  кратких справочников) - с применением  компьютеризации усовершенствовался процесс подготовки их к изданию. Информационные справочники на уровне единицы хранения (автоматизированные описи) остаются наименее охвачены ААТ  среди справочников системы НСА. Однако и в этой области существуют интересные разработки (РГВА БД "Опись"), которые можно применять для  усовершенствования описей (сокращаются  такие виды работ, как систематизация единиц хранения и указатели к  описи).

     Наибольший  интерес представляют справочники  по системе НСА архива в целом. Это базы данных сложной, иерархической структуры, состоящие из локальных БД ("фонд", опись", "документ") и "плоских таблиц" (именной, географический указатель, указатель учреждений).

     Очень перспективное, на наш взгляд, направление,- решение проблемы однократного ввода, что очень существенно для больших массивов информации. Цель создания таких систем - возможность исполнения одного запроса на разных уровнях системы НСА, от архива до документа и документной информации одновременно. В Центре документации “Народный архив” система доведена до уровня фонда, в "Мемориале" до уровня дела (нет регистрации). Каталогизация не начата из-за отсутствия отлаженного рубрикатора. В "Мемориале" создан тематический рубрикатор информации "История диссидентского движения". Система БД и автоматизированных справочников также может использоваться и исследователями в читальном зале. Среди государственных архивов создаются системы такого рода, например "Справочный стол архива" (РГВА) и аналогичная система для читального зала ГАРФ.

     Экспертиза  ценности документов и обеспечение  сохранности слабо затронуты  компьютеризацией, эффективных экспертных систем в архивоведении фактически не существует.

     Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие  однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать  работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому  направлению существует несколько  программных продуктов, выполненных  различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный  фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

     При этом можно заметить, что типовые  БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

     После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации  отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.

     Интеграция "снизу" (в архивах) развивается  путем объединения БД простой  структуры в небольшие банки  данных разными способами. Это и  учет полей в "контрольной базе данных" (РГАЭ) , и создание локальных  банков данных (например "Справочный стол" и др.). Интересное решение  проблемы предложил РГВА, планирующий  сканировать описи, а затем объединить их общей информационной системой. Еще одним способом интеграции являются локальные сети (РГВА, МГОА).

     В 90-е годы выходит ряд интересных статей, посвященных проблемам автоматизации архивного дела и использованию электронных документов, в которых подчеркивается, что отсутствие технических средств сдерживает развитие информатизации, мешает выработке единой концепции и политики. Состояние этой проблемы в стране носит критический характер, прослеживается серьезное отставание от многих стран мира. Целесообразность проводить разработку автоматизированных архивных технологий в рамках единой концепции информатизации обосновывается тем, что это позволило бы более организовано решать вопросы технического оснащения автоматизации в архивных учреждениях, а самое важное, формировать поисковый аппарат на межархивном уровне, объединять информационные ресурсы государственных и ведомственных архивов, создавать актуальные для потребителей базы данных исторической информации и на этой почве интенсифицировать использование архивных документов в интересах общества.

     В это же время выходит ряд аналитических  обзоров по зарубежным и отечественным материалам об ААТ и архивах. Стали подниматься вопросы маркетинга информации автоматизированных баз данных по истории России.

     Изучаются возможности использования гипертекстовых документов, оптических дисков в архивах. В последние годы вышло несколько  работ, посвященных этим проблемам. На наш взгляд, этот вопрос заслуживает  самого пристального внимания.

     Одним из перспективных направлений автоматизированных технологий использования архивных документов является CD-ROM мультимедиа.

     В качестве примера возможности использования CD-ROM в архивоведении можно назвать  диск “Видеоархив Российской истории”, который выпущен фирмой “Кирилл  и Мефодий” в комплекте CD-ROM “Большая энциклопедия Кирилла и Мефодия”. На диске содержится 9 видеосюжетов об интереснейших моментах истории  России за последние 100 лет.

     Данный  мультимедийный диск существенно отличается от обычного документального кино. Он имеет интерактивную возможность поиска и просмотра этих фильмов по именам и событиям, датам. Любой фрагмент можно остановить и просматривать его по кадрам. Это чрезвычайно важно при источниковедческом анализе документального кино.

     Интерес представляет и проект обучающей  системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.

     Естественно, приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, на наш взгляд, новые информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи. Это, естественно, относится и к проблемам хранения кино-фотодокументов. Новые перспективы открываются и в деле публикации документов. Исследователь сможет, не выходя из дома, не только ознакомиться с текстами археографически оформленных документов, но и увидеть их подлинное изображение. В одной публикации могут быть и тексты, и изображения, и звук, и кино.

     Используя имеющийся интеллектуальный потенциал  историков-архивистов, богатейшую базу разнообразных исторических источников, хранящихся в отечественных архивах, технические возможности фирм-изготовителей CD-ROM сегодня можно создать в короткий срок, например, диск “ИСТОРИЯ РОССИИ (в фактах, документах, искусстве)”.

     Предлагаемый  проект отличается от других широким  использованием архивных документов, широтой охвата и фундаментальностью привлекаемого материала.

     Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых  автоматизированных технологий в архивном деле. Дело не в примерах, а в настоятельной необходимости разворачивания работы в этом направлении. 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Электронные документы в архивах

     2.1. Защита электронной документации 

     В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. На помощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива. Это статья как раз и поможет Вам в вопросе организации, построении и создании системы электронного архива.

     Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

     Под электронным документом (ЭД) следует  понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

     Электронные документы по сравнению с бумажными  обладают следующими преимуществами:

     - более низкая стоимость и время  передачи электронного документа  из одного места в другое;

     - более низкая стоимость и время  тиражирования ЭД;

     - более низкая стоимость архивного  хранения ЭД;

     - возможность контекстного поиска;

     - новые возможности защиты документов;

     - упрощение подготовки ЭД в  сочетании с широкими возможностями;