Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Марта 2015 в 17:56, дипломная работа

Описание работы

Целью исследования выпускной квалификационной работы является совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах.
Задачи исследования поставлены следующие:
- изучить теоретические аспекты управления документооборотом в муниципальных органах;
- провести анализ системы управления документооборотом в Архивном отделе Администрации МО «Кезский район» УР;
- выявить особенности и проблемы системы управления документооборотом;
- разработать предложения по совершенствованию системы управления документооборотом;

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ
3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

1.1. Информационные системы муниципального управления
6
1.2. Теоретические аспекты управления документооборотом
11
1.2.1. Использование информационно-коммуникативных технологий в сфере управления муниципального образования

15
1.3. Законодательные основы управления документооборотом
19
1.3.1. Основные направления информатизации управления муниципальным образованием

22

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (НА ПРИМЕРЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МО «КЕЗСКИЙ РАЙОН» УР)

2.1. Общая характеристика Администрации МО «Кезский район» УР
28
2.2. Анализ системы управления в муниципальном образовании
34
2.3. Оценка эффективности использования системы управления документооборотом

44

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

3.1. Особенности и проблемы системы управления документооборотом
50
3.2. Разработка предложений по совершенствованию системы управления документооборотом

56
3.3. Оценка эффективности внесенных предложений
62

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

75

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Скачать архив (109.38 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

диплом.doc

— 437.50 Кб (Скачать файл)
  • Современные технологии построения информационных систем почти не применяются, прикладное программное обеспечение используется чаще всего только в бухгалтерии и делопроизводстве.

  • Одним из важнейших факторов, влияющих на развитие общества, стало широкое распространение информационных технологий во всех сферах человеческой деятельности.

  • Особую роль в процессе информатизации играет информатизация сферы управления, так как она повышает эффективность управления.

  • Переход на новый уровень управления муниципальным образованием, способный обеспечить его эффективное развитие, возможен в современных условиях только при применении информационно-коммуникационных технологий. Структурные подразделения Администрации МО «Кезский район» и администрации сельских поселений требуют использования создаваемых информационных ресурсов для эффективной реализации целей социально-экономического развития Кезского района.

  • Дальнейшее решение проблемы информатизации МО «Кезский район» без использования программно-целевого метода может привести к стагнации и отставанию технической базы, что повлияет на мобильность, оперативность и качество принимаемых управленческих решений. Замедлятся темпы роста доступности информации о деятельности органов местного самоуправления Кезского района и формирования единого информационного пространства Кезского района.

  • Интернет открывает широкие возможности для совершенствования муниципального управления. Наиболее эффективно они могут быть использованы при создании муниципального сайта, ориентированного как на население города, так и на внешних пользователей. Содержание сайта МО «Кезский район» выглядит следующим образом:

  • 1. Представительская и деловая информация: визитная карточка (приветствие главы МО, основные показатели и характеристики); хозяйствующие субъекты (характеристика основных предприятий, финансовых структур, научных организаций, вузов и т.п. со ссылкой на их сайты); данные о стратегическом плане развития, основных программах развития, федеральных и региональных целевых программах, в которых участвует МО; план МО с указанием основных транспортных объектов и схем движения транспорта; информация для деловых людей и туристов (гостиницы, проезд, питание, отдых, развлечения); достопримечательности.

  • 2. Справочная и оперативная информация: новости; история и текущая статистика; телефонный и адресный справочник; данные о средствах массовой информации; обратная связь (место для информации и вопросов пользователей сайта).

  • Информация на сайте представлена на русском языке.

  • Привлекательности сайта и росту его посещаемости способствует фотогалерея, новости дня, интернет-приемная главы МО, прогноз погоды, система поиска по сайту и т.д. Сайт развивается, обрастает новыми функциями и возможностями.

  • Важную роль в информационном обеспечении муниципальной деятельности играют специализированные межмуниципальные информационные системы и базы данных. Наибольший эффект в информационном обеспечении МО может обеспечить создание единого информационного пространства России. Оно реализуется через создание и функционирование информационной вертикали «Федерация - субъект РФ - МО». В ней ключевым элементом являются информационные ресурсы МО

  • Система базовых кадастров и регистров отдельного субъекта РФ является составной частью Единой системы государственных кадастров и регистров РФ (ЕСГКР), которая представляет собой взаимосвязанный комплекс территориально распределенных государственных кадастров, ведущихся на единой географической информационной основе и в соответствии с определенными правовыми, технологическими и экономическими нормами. Это позволяет обеспечить единую методологическую основу учета имущественных компонентов и природных объектов как объектов прав собственности, устранить ведомственную разобщенность и несовместимость кадастровых сведений, скоординировать проводимые в субъектах РФ различными министерствами и ведомствами кадастровые работы, повысить их качество, исключить дублирование и снизить затраты на выполнение.

  • В настоящее время существует ряд важных проблем, касающихся развития информационно-коммуникационной среды и формирования информационного пространства на территории Кезского района, влияющих на его дальнейшее успешное развитие:

  • - отсутствие эффективного взаимодействия между государственными и муниципальными структурами управления и недостаточная согласованность работ различных районных структур и государственных учреждений и ведомств и, как следствие, - низкий уровень интеграции существующих систем государственного управления и местного самоуправления;

  • - недостаточно развитие современной информационной среды для работы органов управления и взаимодействия с населением;

  • - интенсивное развитие информационно-коммуникационных технологий, их внедрение требует новых подходов к обеспечению информационной безопасности;

  • - доступ к базовым информационно-коммуникационным услугам и социально значимой информации должен быть обеспечен всем гражданам независимо от места их проживания и социально-экономического положения.

  • Решение указанных выше проблем будет способствовать повышению уровня и качества жизни в районе, развитию демократических институтов, созданию благоприятных условий для предпринимательской деятельности и повышению конкурентоспособности предприятий района, повышению эффективности и открытости районного управления и создаст условия для реализации и функционирования информационного общества.

  • Проведем анализ кадрового состава Архивного отдела МО «Кезский район» УР (табл. 1). Рассчитаем показатели общего оборота рабочей силы, коэффициенты общего оборота рабочей силы, стабильности кадров, текучести рабочей силы.

  • Общий оборот рабочей силы равен:

  • Ооб = Оn + Оу 32      (1)

  • Ооб 2008 = 0 чел.

  • Ооб 2009 = 0 чел.

  • Ооб 2010 = 0 чел.

  • Ооб 2011 = 0 чел.

  • Ооб 2012 = 0 чел.

  • Среднее списочное число работников предприятия за год:

  • Т=(Тn+Ty)/233     (2)

  • Т2008 = (3 + 3)/2 = 3 чел

  • Т2009 = (3 + 3)/2 = 3 чел

  • Т2010 = (3 + 3)/2 = 3 чел

  • Т2011 = (3 + 3)/2 = 3 чел.

  • Т2012 = (3 + 3)/2 = 3 чел.

  • Коэффициент общего оборота рабочей силы равен:

  • Кoб = Оn / Т * 100%34    (3)

  • Кoб 2008 = 0/3 * 100 = 0%

  • Кoб 2009 = 0/3 * 100 = 0%

  • Кoб 2010 = 0/3 * 100 = 0%

  • Кoб 2011 = 0/3 * 100 = 0%

  • Кoб 2012 = 0/3 * 100 = 0%

  • Коэффициент стабильности кадров:

  • Кстаб = 100% - Коб35      (4)

  • Кстаб 2008 = 100% - 0% = 100%

  • Кстаб 2009 = 100% - 0% = 100%

  • Кстаб 2010 = 100% - 0% = 100%

  • Кстаб 2011 = 100% - 0% = 100%

  • Кстаб 2012 = 100% - 0% = 100%

  • Коэффициент текучести кадров - отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за данный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п. причинам, не вызванным производственной или общегосударственной потребностью) к среднесписочной численности за тот же период.

  • Ктек = Отек / Т * 100%36    (5)

  • Ктек 2008 = 0/3 * 100% = 0%

  • Ктек 2009 = 0/3 * 100% = 0%

  • Ктек 2010 = 0/3 * 100% = 0%

  • Ктек 2011 = 0/3 * 100% = 0%

  • Ктек 2012 = 0/3 * 100% = 0%

  • Таблица 1

  • Динамика кадрового состава Архивного отдела МО «Кезский район» УР

    •  

  • Показатель

    2008 год

    2009 год

    2010 год

    2011 год

    2012 год

    Количество персонала на начало года, чел.

    3

    3

    3

    3

    3

    Количество персонала на конец года, чел.

    3

    3

    3

    3

    3

    Среднесписочная численность персонала, чел.

    3

    3

    3

    3

    3

    Принято за год, чел.

    0

    0

    0

    0

    0

    Выбыло за год, чел.

    0

    0

    0

    0

    0

    Общий оборот рабочей силы, чел.

    0

    0

    0

    0

    0

    Коэффициент общего оборота рабочей силы, %

    0

    0

    0

    0

    0

    Коэффициент стабильности кадров,%

    100

    100

    100

    100

    100

    Коэффициент текучести рабочей силы (Ктек)

    0

    0

    0

    0

    0


     

  • Итак, в Архивном отделе наблюдается стабильность кадрового состава, что положительно сказывается на эффективности его деятельности. За пять лет изменений в структуре персонала не происходило.

  • Такая стабильность говорит о качественной системе оплаты труда и мотивации персонала. Основу для выплаты заработной платы служащих составляет фонд оплаты труда, который включает следующие выплаты в денежной форме:

  • - заработная плата в денежной форме;

  • - заработная плата за выполненную работу;

  • - выплаты стимулирующего характера;

  • - выплаты компенсирующего характера, связанные с особым режимом работы и условиями труда;

  • - оплата за неотработанное время.

  • Система оплаты труда и мотивации персонала Архивного отдела основана на следующих принципах:

  • - ориентация на достижение конечного результата;

  • - сочетание коллективного и личного интереса;

  • - оплата в зависимости от количества и сложности труда;

  • - отказ от уравниловки в зарплате;

  • - нормативный метод планирования труда;

  • - поощрение за совмещение профессий;

  • - дополнительная оплата за счет социальных благ и гарантий;

  • - дополнительная оплата за выслугу лет.

  • Фиксированная часть заработной платы (должностной оклад) служащих определяется на основании системы разрядов. Присвоение работнику более высокого разряда и соответственно повышение заработной платы осуществляется по результатам периодических аттестаций.

  • Система нематериальной мотивации сотрудников Архивного отдела  включает в себя следующие методы:

  • - объявление благодарности;

  • - награждение Почетными грамотами;

  • - включение в резерв на выдвижение на вышестоящую должность.

    • Информация о работе Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах