Поняття про класифікацію документів

1. Поняття про класифікацію документів.

 З поняттям документа нерозривно  пов’язані поняття архіву та  бібліотеки. Збереження важливих  історичних документів у давнину  засвідчено літописами. Місцем збереження  державно – правових документів  були церкви та монастирі, які водночас слугами архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні з’явилися в ХІ ст., зокрема у Києво – Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та свідські особи. Такі збірки мали князі й бояри, церковні братства, вище духівництво,а також українські старшини. Від найдавніших часів зберігалися лише поодинокі документи, акти приватно – правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

 У ХІХ – ХХ ст. кількість  документального матеріалу, рукописного  і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати.

 Класифікація документів –  це поділ їх на класи за  найбільш загальними ознаками  схожості та відмінності. Мета  класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

 Рід – це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

 Вид – другий рівень розподілу.  При цьому родове поняття «документ»  ділиться на видові поняття,  тобто на види документів.

 Третій рівень розподілу  – підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

 Ієрархія – розташування  документів в порядку від вищого  до нищого. Їх розташування виглядає  таким чином:

 Документ видання неперіодичне  видання книга.

 Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди,різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний.

 Класифікація документів здійснюється  за різними основами поділу, що  відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

 Класифікація будь - чого означає зв’язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь - яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ - як матеріальна форма отримання, зберігання. Використання і розповсюдження інформації.

 Класифікація будь-чого означає  зв’язок між елементами, виражений  в їх розміщенні у визначеному  послідовному ряді чи системі  відносно будь-яких загальних  принципів. Предмет класифікації у нашому випадку є документ – матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

****1. Поняття про класифікацію документів В загальному значенні класифікація документів – це система їх підпорядкування, яка встановлюється як зв’язок між класами документів, іншими словами це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Проте поняття «класифікація» використовується частіше за все одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як одержана в її результаті схема.Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікування» і «класифікація».Класифікування документів - процес впорядкування або розподілу документів за класами з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. Також мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. Класифікація документів - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми.Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документарних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичної документно-комунікаційної діяльності.При класифікуванні документів необхідно дотримуватися таких вимог:

а) неповторення ділень, тобто одне і те ж ділення має ділитись за єдиними ознаками;

б) співрозмірність ділень – найповніше і найконкретніше ділення,без зайвості;

в) вимога взаємного виключення ділень – ділення одного ряду мають виключати один одного;

г) вимога непереривності ділень, тобто  наступні ділення мають чітко  відображати структуру понять, не перестрибуючи з одного класу  на інший.

У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди. Рід – це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа. Вид – другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Третій рівень розподілу – підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації. Ієрархія – розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Їх розташування виглядає таким чином: Документ – видання – неперіодичне видання – книга. Дихтомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний. Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації, тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною. Класифікація будь-чого означає зв’язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь-яких загальних принципів. Предмет класифікації у нашому випадку є документ – матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.******

1.3. Розвиток  класифікації документів

 Класифікація документів - одна  з найдавніших і дотепер остаточно  невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських .

 Історично першим практичним  способом розподілу документів  в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи IX в., країнах Арабського Халіфату). Тематична ознака, встановлена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, у результаті привела до розробки Десяткової класифікації і її модифікацій, що використовуються переважною більшістю бібліотек світу.

 Подібно класифікаціям творів  друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 р.) і ін. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа.

 Комплексний підхід до класифікації  документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації здійснена П. Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.

 Активно  проблема класифікації документів  починає розроблятися лише в  кінці 1960-х - початку 1970-х років в рамках інформатики, книго- і архівознавство, а в кінці 1980-х - бібліотеки- і бібліографами. Більшість підходів була обумовлена специфікою диференціації документів, прийнятої в тій або іншій науці або області діяльності. Лише останніми роками, завдяки роботам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, Ц.Р.Кулішова, вдалося створити багато аспектну класифікацію, що базується на обліку інформаційної і матеріальної складової документа.

 Основні  ознаки класифікації по інформаційній  складовій документа -зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначений для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації.

 З кожним  роком класифікація документів  розвивається все більше і  більше. Активна проблема класифікації  документів почала розвиватися  на початку ХХст.

2.1. Класифікація документів  за змістом

 Класифікації, в основу яких встановлена  ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах.

 Класифікація  документів за змістом здійснюється  в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.

 Семантичні  класифікації документів мають  велике практичне значення в  підрозділах документарно-комунікаційної  сфери і тому є самими розробленими. До них відносяться п'ять варіантів  бібліотечно-бібліографічної класифікації. Універсальна десяткова класифікація (УДК), Десяткова класифікація Дьюї, Єдина класифікація літератури для книговидання і ін. Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно-пошукових систем і документарних масивів.

 Поки  що не створена єдина семантична  схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу.

За кордоном в основному використовується УДК - міжнародна класифікація, що охоплює всі галузі знання, побудована за десятковим принципом і що використовується для індексації і пошуку документів у фундаціях, картотеках і т.п. Вона є інтелектуальною власністю Міжнародної Федерації по документації. Частину країн використовують Десяткову класифікацію М.

 Дьюї  або свої національні класифікації. Зокрема, національною для США  визнана «Класифікація бібліотеки  конгресу США» - перелічувальна система  бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1901-1941 роках. Вона застосовується для організації каталогів бібліотеки конгресу і централізованої каталогізації. В країнах СНД, у тому числі і в Україні, крім УДК, використовується бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) - ієрархічна комбінаційна система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1957-1968 роках з'єднаними зусиллями найбільших бібліотек і ін. установ колишнього СРСР.

 Серед  класифікаційних характеристик  зміст виділяє також структуру  організації матеріалу, стиль  його викладу, жанр твору .

 Семантичні  класифікації документів мають  велике значення в підрозділах  документарно-комунікаційної сфери,  бо в них проводиться розподіл  на види і підвиди.

2.2. Класифікація документів  по рівню узагальнення інформації

 По рівню  узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.

 Первинний  документ містить інформацію, яка  є викладом (описом) результатів  вивчення, дослідження, розробок  і т.д. і оригінальна по своєму  характеру. Такий документ є  результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і т. п.). Його задача полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією.

 Вторинний  документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше -інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

 Таким  чином ці два документа забезпечують  суспільство інформацією.

 2.3. Класифікація документів по характеру знакових засобів фіксації інформації

 Відмітною  особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуні канта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.