Методы документального контроля

     1. Методы документального контроля

     Метод финансово-хозяйственного контроля характеризуется  использованием общенаучных методических приемов исследования объектов контроля и собственных конкретно-научных эмпирических методических приемов экономического исследования.

     Существуют  две группы методов документального  контроля.

     1). Методы формально-правовой проверки документов:

     а) проверка соблюдения правил составления, полноты и подлинности оформления документов;

     б) сопоставление учетных и отчетных показателей с показателями бизнес-планов и установленными нормативами;

     в) проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, т. е. проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам;

     г) проверка арифметических расчетов клиента — перерасчет, т. е. арифметический (счетный) контроль и др.

     2). Методы проверки реальности (достоверности) отраженных в документах обстоятельств и процессов:

     а) сопоставление данных документов, отражающих операции с данными документами, которые явились основанием для этих операций;

     б) получение письменного подтверждения  от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных, счетах расчетов, счетах дебиторской и кредиторской задолженности и др.;

     в) проверка записей в регистрах  бухгалтерского учета и отчетности, правильности корреспонденции счетов;

     г) аналитические процедуры (самостоятельно осуществляемые ревизором расчеты, часто значительные по объему);

     д) прослеживание, под которым понимают процедуру, в ходе которой, проверяющий исследует некоторые первичные документы, проверяет отражение их данных в регистрах аналитического и синтетического учета, находит заключительную корреспонденцию и убеждается в правильности (неправильности) отражения в учете соответствующей операции;

     е) специальные методы (встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сличение, восстановление натурально-стоимостного учета, логическое исследование хозяйственных операций и др.);

     ж) подготовка альтернативных балансов, как промежуточных — сырья, материалов, выхода продукции — так и заключительного бухгалтерского («пробного»).

     Методы  фактического контроля:

     — инвентаризация;

     — осмотр;

     — обследование;

     — контрольный запуск сырья в производство;

     — лабораторный анализ качества товаров, сырья и готовой продукции;

     — экспертная оценка;

     — проверка объемов выполненных работ;

     — проверка соблюдения трудовой дисциплины и фактического использования рабочего времени;

     — получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее  разработанные анкеты;

     — контрольная покупка и др.

     Знание  и умение применения основных методов  и приемов существенно повышает эффективность контроля. Все хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни у экономических субъектов должны быть документированы. Проверяющий работает с первичными документами, учетными регистрами, формами отчетности и т. д. Документы могут быть либо доброкачественными, либо недоброкачественными, и частные задачи проверяющего нередко состоят в выявлении недоброкачественных документов с целью их последующего анализа и определения последствий их использования экономическим субъектом.

     Для классификации документов по качественным признакам используют три критерия доброкачественности документов:

     1) формальный критерий. Любой доброкачественный  документ должен быть составлен  по определенной форме. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты;

     2) критерий законности. Хозяйственная  операция, отраженная в документе,  должна быть законна по своему содержанию, быть санкционированной в установленном порядке ответственными должностными лицами;

     3) критерий действительности. Документ  должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т. д. Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных критериев, являются недоброкачественными.

     Недоброкачественные документы в свою очередь могут быть подразделены на две группы.

     1. Документы, недоброкачественные  по форме. Они отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме. Однако среди них могут быть:

     — неправильно оформленные, например, с использованием не типовой межведомственной формы, а той формы, которая применяется только в данной организации;

     — неоформленные или недооформленные, например, без указания определенных реквизитов, обязательных для данного типа документов.

     2. Документы, недоброкачественные  по существу. Они могут отражать такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов, среди них могут быть:

     — недоброкачественные документы, содержащие случайные ошибки или даже незаконные операции, например совершенные по незнанию;

     — содержащие признаки материального  или интеллектуального подлога.

     Для этого среди подложенных документов выделяют:

     материальный  подлог — это документы, в которых содержатся подделки определенной части информации. Например, подделка подписи, исправление даты и т. п.;

     интеллектуальный  подлог — это такие документы, которые составлены и оформлены верно, но которые содержат заведомо ложную информацию.

     Подлоги, сочетающие интеллектуальный и материальный подлоги, называются комбинированными.

     Методические  приемы документального контроля также  подразделяют на:

     — приемы проверки отдельного документа (формальная проверка, арифметическая проверка, нормативно-правовая проверка, проверка на действительность хозяйственной операции);

     — приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям (встречная проверка, взаимная сверка);

     — приемы проверки системных бухгалтерских  записей (контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств, сканирование, наблюдения проверяющего, проверка документов и проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждения, прослеживания, подготовка альтернативного баланса).

     Методические  приемы проверки отдельного документа:

     а) формальная проверка. Это визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, а также проверка наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов. Такие реквизиты, как подписи, печати, штампы, при необходимости можно сопоставить с реквизитами на других документах, составленных ранее или позднее;

     б) арифметическая проверка. Она состоит в пересчете результатов таксировки, общих итогов, взаимоувязки начислений и удержаний (скидок) и т. д.;

     в) нормативно-правовая проверка. Суть такой проверки зависит от хозяйственной операции, при этом проверяется соблюдение различных нормативов, инструкций, положений и т. п.;

     г) проверка на действительность хозяйственной операции (в неискаженных объемах) или фактов экономической деятельности.

     Среди наиболее часто используемых приемов  проверки небольших количеств документов по однотипным или взаимосвязанным операциям различают: встречную проверку, взаимную сверку, контрольное сличение и др.

     Встречная проверка — сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа (а при необходимости и других взаимосвязанных с проверяемой хозяйственной операцией документов), а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо даже в двух различных подразделениях одного и того же предприятия. При такой проверке могут быть вскрыты следующие злоупотребления:

     1) полное или частичное недооприходование товарно-материальных ценностей и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции;

     2) присвоение выручки от реализации  товаров, работ и услуг (в  том числе и сдаваемой в  банк);

     3) наличие полностью или частично бестоварных операций;

     4) излишнее списание товарно-материальных  ценностей и денежных средств и др.

     Взаимная  проверка. Сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций.

     Взаимная  сверка позволяет выявить:

     1) полностью или частично бестоварные  или безденежные операции;

     2) участие в торгово-хозяйственной  деятельности неучтенных товаров;

     3) создание неучтенных излишков  различных материалов, сырья, товаров и тары, а также других ценностей с целью дальнейшего оформления подложных документов об их реализации или приобретении (с присвоением самих ценностей или их денежного эквивалента);

     4) создание неучтенных излишков  готовой продукции либо необоснованного начисления и выплаты заработной платы;

     5) составление подложных бухгалтерских  проводок либо проводок, не подтвержденных оправдательными первичными документами, и др.

 

     2. Практическое задание

     1. Составьте отчет кассира, включив  в него данные об остатках на начало и конец дня, а также все данные о поступлении и выдаче денежных средств. Затем произведите корректировку содержания отчета от имени ревизора.

     2. Проверьте ведение кассовых операций  в универсаме № 57, после чего  занесите данные проверки в таблицу.

     3. Составьте акт инвентаризации  денежных средств в кассе. 

     4. Составьте бухгалтерские записи  по урегулированию инвентаризационных  разниц.

     Материал для выполнения практического задания:

     Ревизор КРУ Л.П. Иванова в присутствии главного бухгалтера универсама Н.И. Зиминой, кассира Е.Ю. Пархоменко 15 мая 2009 г. осуществила проверку ведения кассовых операций универсама № 57.

     Для определения выручки текущего дня  ревизором Л.П. Ивановой были сняты показания счетчиков кассового аппарата. Они оказались на начало рабочего дня: 02482050.

     На  момент начала инвентаризации: 03623200.

     При пересчете денежных купюр был определен остаток денег в кассе в сумме 4005 руб. 67 коп. Кроме того, кассиром Е.Ю. Пархоменко были предъявлены билеты денежно-вещевой лотереи на сумму 550 руб. 00 коп.

     В кассовом отчете, составленном кассиром Е.Ю. Пархоменко, остаток на начало дня составил 3220 руб. 00 коп., при лимите 4000 руб. Кроме акта снятия остатков в кассе, к кассовому отчету были приложены документы, лежащие в основе деятельности кассира ревизуемого универсама: