1.3 Документооборот 

       Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения (Приложение Б): составление документа; передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки; проверка принятых документов бухгалтером; обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом; сдача документов в архив на хранение.

       Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (Приложение В ), работу по составлению которого организует главный бухгалтер. Так же, главный бухгалтер осуществляет контроль над соблюдением этого графика исполнителями.

       Организованный по графику, документооборот позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. 

       1.4 Порядок составления и обработки документов 

       Первичные документы должны быть составлены в  момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

       Документы следует составлять на бланках установленной  формы с заполнением всех реквизитов. Оформляется документ, как правило, в нескольких экземплярах, свободные строки в нем обязательно прочеркиваются.

       Записи  в первичных документах могут  производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей в документе простой карандаш.

       Текст документа должен быть конкретным и  четким, не допускать возможности его двойного чтения и каких-либо неясностей. Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа.

       Бланки  форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы. Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон от 23 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете».

       Поступающие в бухгалтерию документы обязательно  проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

       Проверенные и принятые бухгалтерией документы  подвергаются обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

       Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке – отметку исполнителя о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

       «Типичные ошибки при работе с первичными документами:

       - использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

       - отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

       - отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

       - не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

       - наличие подчисток и помарок в документах;

       - нарушение правила исправления ошибок в документах;

       - исправления в кассовых документах;

       - записи простым карандашом;

       - отсутствие прочерков в свободных строках;

       - отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

       - арифметические ошибки при таксировке документов.»⁴

       Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

       1) зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

       2) надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

       3) на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

       В данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

       Внесение  исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается.

       После обработки данные документов о хозяйственных  операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

       Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы  формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

       При формировании дел необходимо соблюдать  следующие условия:

       1) Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

       2) Подлинники отделяют от копий, а годовые отчеты – от квартальных и месячных;

       3) В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

       В дело группируют документы одного периода  – месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца.

       Приложения  к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся.

       Папки с документами заключаются в  переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела. 

       1.5 Сроки хранения документов 

       Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

       В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года – квартальные баланс и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет – Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет – годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (78 – В) лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. 

       1.6 Порядок изъятия документов у организации 

       Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Порядок проведения налоговых проверок изложен  в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

       Первичные и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

       Руководителю  предприятия должностным лицом  Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

       При изъятии документов оформляется  протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

       Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

 

        2 Инвентаризация

 

       В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

       Инвентаризация заключается в  установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.