Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

1.3. Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся в срок по ранее  полученным авансам; 

1.4. Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

1.5. Списание  подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при  оформлении командировочных  расходов:

2.1. Отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

2.2. Отсутствие  командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке;

2.3. Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

2.4. Отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх установленных  норм;

2.5. Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм.

     3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1. Нарушение  порядка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

3.2. Некорректное  выделение налога на добавленную  стоимость в суммах командировочных расходов.

     4. Нарушения при  приобретении материальных  ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными  лицами:

4.1. Выделение  сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание  на затраты сумм налога на  добавленную стоимость от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  через подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка  учета представительских  расходов:

5.1. Несоответствие  фактического размера представительских  расходов утвержденной смете; 

5.2. Отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.

6. Нарушения порядка  ведения синтетического  учета расчетов  с подотчетными лицами:

6.1. Некорректное  составление бухгалтерских проводок  по операциям расчетов с подотчетными  лицами;

6.2. Неправильное  выведение остатков на конец  отчетного периода; 

6.3. Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

1.3 Порядок проведения  аудиторской проверки  и оценка ее  результатов

     Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами планируется на основе сводного общего плана и сводной программы  аудита экономического субъекта.

      При подготовке и проведении аудиторской  проверки необходимо руководствоваться  действующими законодательными и нормативными документами расчетов с подотчетными лицами, налогообложению,  ведению бухгалтерского учета и другими законодательными актами.

      Аудит страховых организаций проводится в три этапа:

1. Процедуры подготовки и планирования аудита;
2. Процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу;
3. Заключительные процедуры.

I. Аудиторская проверка начинается с подготовки и планирования.

     Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности.

    При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы  заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет  направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

    В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

Составление программы аудиторской  проверки расчетов с  подотчетными лицами

    Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор составляет примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник (Таблица 1).

                                                                                                                             Таблица 1

Вопросник для  сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами 

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

    1. Внутренний контроль за расходованием  и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

    2. В нарушение п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

    3. Приказы о направлении работников  в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

    4. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые  сверх норм работникам предприятия,  не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

    5. В нарушение Закона РФ «О  подоходном налоге с физический  лиц» и Закона «О налоге  на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

    6. В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕ  ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ  В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

    7. В нарушение Закона РФ «О  налоге на прибыль» и Закона  «О налоге на добавленную стоимость»  для целей налогообложения учет  представительский расходов в  пределах норм и сверх норм  не ведется. 

8. В  нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

II. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений

    По  результатам опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

    Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

    Основными контрольными процедурами  являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды (включая Пенсионный фонд 1 % и 28% соответственно).

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы  возмещения командировочных расходов определены:

    · Письмом Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без документов — 4,5 руб.);

    · Письмом Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и Письмом Минфина  РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);