Методические основы организации бухгалтерского учета на предприятии

    Мемориальный  ордер — это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. После составления мемориальных ордеров и их регистрации регистрационном журнале на их основании осуществляются запись в синтетические счета.

    Если  синтетические счета ведутся в течение всего года на одни и тех же листах, то они обычно объединяются в книгу, именуемую так же, как и при журнально-ордерной форме, — Главной книгой.

    Если  в синтетические счета записываются из мемориальных ордеров лишь обороты  за данный месяц, итоги которых затем переносятся в оборотную ведомость по синтетическим счетам, то учетный регистр, в котором объединяются синтетические счета, называется шахматной контрольной ведомостью.

    При обоих вариантах по данным записей  в синтетические счета составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, а на основе последней — отчетный баланс.

    Аналитический учет при мемориально-ордерной форме  ведется параллельно синтетическому и независимо от последнего на основе документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Для аналитического учета используются и карточки, и книги, и свободные листы, и раскладка первичных документов.

    Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетно-клавилных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированным работниками.

    Недостатками  мемориально-ордерной формы учета  являются:

    • трудоемкость учета, вызываемая прежде всею многократным дублированием одних  и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических  и аналитических регистрах);

    • отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;

    • формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и составления отчетности. [9, c. 15]

    В связи с этим для составления  отчетности приходится производить  выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время  мемориально-ордерную форму учета  применяют сравнительно небольшие  предприятия и организации.

    Форма учета Журнал-Главная применяется наряду с мемориально-ордерной формой бухгалтерского учета. Сама форма этой книги показывает, что, несмотря на простоту и наглядность, Журнал-Главная неприменима в предприятиях, где используется более 20—25 синтетических счетов, так как на развороте листа Журнала-Главная технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита синтетических счетов. Отличает также при этой форме необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам по окончании месяца, так как месячный подсчет Журнала-Главной и является такой оборотной ведомостью.  
В остальном форма Журнал-Главная ничем не отличается от мемориально-ордерной формы. Поэтому было бы правильнее считать ее не самостоятельной формой бухгалтерского учета, а вариантом мемориально-ордерной формы. В настоящее время предприятия интенсивно оснащаются компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

    Автоматизированная  форма учета обеспечивает; механизацию автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; освобождение работников бухгалтерии от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.  

1.2. Организация бухгалтерского учета на предприятиях (в организациях)

    В соответствии с Положением по ведению  бухгалтерского учета и отчетности в РФ ответственность за организацию  бухгалтерского учета возложена  на руководителя предприятия (организации). Он должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

    Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, являющейся ее самостоятельным  структурным подразделением (службой), или централизованной бухгалтерией, возлагаемой главным бухгалтером. При отсутствии бухгалтерской службы бухгалтерский учет  и составление отчетности могут производиться аудиторской фирмой или специалистом на договорных началах.

    Основными предпосылками рациональной организации  бухгалтерского учета являются:

• изучение положений, указаний, инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности, а также организационных и производственных особенностей организации;
• определение объема и характера учетной работы;
• установление структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации. [21, c. 68]

    Изучение  положений, указаний, инструкций и других регламентирующих документов по учету  и отчетности необходимо для обеспечения  научной организации бухгалтерского учета, соблюдения законодательства, соответствия методологии учета в данной организации методологии учета, установленной для всех организаций, что обеспечит единообразие учетных и отчетных данных в масштабах отраслей и всего народного хозяйства.

    В процессе выявления организационных  и производственных особенностей организации  необходимо выяснить ее организационную структуру, взаимосвязь отдельных частей, их территориальное расположение, ознакомиться с особенностями технологии производства, планами организации и т.п. Значение этих особенностей работы организации позволит определить сведения и сроки, необходимые для обеспечения контроля за хозяйственной деятельностью, содержание внутренней отчетности, объекты учета для записи их в соответствующие регистры, формы документов и регистров, порядок их составления, обработки и утверждения, установить документооборот.

    Для определения объема и характера  учетной работы, необходимого, прежде всего для установления штата  аппарата бухгалтерии и распределения  работ между отдельными сотрудниками, составляют перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливают норму времени выполнения каждой операции.

    При установлении структуры аппарата бухгалтерии  и форм его связи с отдельными частями предприятия необходимо решить вопрос о централизации или  децентрализации учета.

    При централизации учета учетный аппарат предприятия сосредоточен в главной бухгалтерии, в ней же осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и др.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций. [18, c. 54]

    При децентрализации учета учетный  аппарат рассредоточен по отдельным  производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет, и составляются балансы и отчетность заводов, цехов и отделов. Главная бухгалтерия в этом случае составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

    Централизация учета обеспечивает более действенное  руководство и контроль со стороны  главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками  учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация  учета допускается лишь в очень крупных организациях.

    В некоторых организациях применяют  частичную децентрализацию учета, при которой законченный бухгалтерский  учет в подразделениях не ведется  и баланс не составляется.

    Для обеспечения рациональной организации  бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.

    План  организации бухгалтерского учета  состоит из следующих элементов:

• рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
• плана документации;
• плана инвентаризации и методов оценки видов имущества и обязательств;
• правил документооборота и технологии обработки учетной информации;
• порядка осуществления контроля за хозяйственными операциями, а также других решений, необходимых для организации учета.

    Рассмотрим  эти основные элементы (направления) и назовем альтернативные способы по каждому из них.

    Рабочий план счетов бухгалтерского учета составляется на основе установленного Министерством финансов РФ Плана счетов, применяемого на территории РФ.

    Формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21. 11. 96 № 129-ФЗ обязывает принимать к учету первичные документы, если они составлены по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

    В соответствии с учетной политикой  организация может использовать или типовые формы первичных  документов, содержащейся в альбоме  унифицированных форм первичной  учетной документации, или формы  документов, разработанные организацией для внутренней бухгалтерской отчетности.

    Порядок проведения инвентаризации и метода оценки видов  имущества и обязательств. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерской учете» организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

    Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. [15, c. 225]

    Правила документооборота и  технология обработки  учетной информации. Графики документооборота и обработки учетной информации, а также должностные инструкции являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. График документооборота определят объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимоконтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учетном процессе.