Инвентаризация

     Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, для отражения инвентаризации на бухгалтерских счетах объединяются в сводные документы. Эти документы называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, инвентаризационные описи, и т.п.

     2. Оценка — способ выражения объектов бухгалтерского учета в обобщающем денежном измерителе. Бухгалтерский учет представляется стоимостным учетом. При помощи денежной оценки при инвентаризации осуществится перевод натуральных показателей в стоимостные.

     Операции  по инвентаризации отражался в бухгалтерском учете и отчетности в денежном выражении (в рублях) путем суммирования фактически произведенных расходов. Допускается применение и других видов оценок в соответствии с действующим законодательством.

     3. Система счетов и двойная запись  — прием, который означает  что группировка имущества, источников  его образования, хозяйственных операций в бухгалтерском учете осуществляется с помощью системы счетов (синтетических и аналитических) с применением метода двойной записи.

     Счет  предназначен для экономической  группировки текущей информации о состоянии движения имущества, источниках его образования, хозяйственных  операциях по однородным экономическим признакам.

     Счета ведутся в особых таблицах — на карточках, ведомостях или в книгах. Для каждого счета отводится отдельный вид носителя информации. В таблицу счета последовательно записываются все операции, вызывающие изменения в группе средств, для которой открыт счет.

     4. Бухгалтерская отчетность — система показателей, отражающих положение предприятия на отчетную дату, а также финансовые результаты его деятельности за определенный период.

     Бухгалтерская отчетность является важнейшим источником информации для оценки и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

     Показатели  отчетности используются для анализа  финансового состояния предприятия, подготовки, обоснования и принятия необходимых управленческих решений, для оценки положения предприятия на рынке.

     Инвентаризация  должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

     основных  средств - не менее одного раза в  два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

     капитальных вложений - не менее одного раза в  год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря  отчетного года;

     незавершенного  производства и полуфабрикатов собственной  выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

     незавершенного  капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

     готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

     малоценных  и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

     нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

     сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед  составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

     денежных  средств, денежных документов, ценностей  и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

     расчетов  с банками (по расчетному счету, валютному  счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) - по мере получения выписок  банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

     расчетов  по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

     расчетов  с дебиторами и кредиторами - не менее  двух раз в год;

     остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом. 

1.2. Виды и общие правила проведения инвентаризации. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств 

     Инвентаризация, основных фондов, нематериальных активов, финансовых вложений, товарно-материальных ценностей предприятия проводится для проверки наличия и состояния  товарно-материальный ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, финансовых вложений товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе; а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п.

     Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:            

     1. Выявление возможных ошибок в  учете, которые могут привести  к серьезным материальным потерям  - штрафам за сокрытие прибыли.                 

     2. Изменение физических свойств  товарно-материальных ценностей.  Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

     3. Стихийные бедствия, пожар, авария  и т. д.

     4. Кражи, злоупотребления.

     5. Недоверие к материально ответственному  лицу.

     6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

     7. При смене бригадира при бригадной  материальной ответственности.

     8. По требованию судебно-следственных органов.

     Основными этапами инвентаризации являются:

     1. Проверка фактического наличия  товаров.

     2. Документальное оформление результатов инвентаризации.

     3. Принятие хозяйственных решений  на основании результатов инвентаризации.

     Инвентаризацию можно классифицировать по следующим принципам.

     В зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной.

     При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Проводится она обязательно в конце года перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т. д.).

     Каждая  отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материалами но ответственных лиц, и т. д.

     По  методу проведения инвентаризация бывает выборочная и сплошная.

     При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация производится в организациях с большой номенклатурой ценностей.                                       

     Сплошная  инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.           

     В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые, повторные, контрольные.

     Плановые  инвентаризации проводятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

     Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передачей дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).   Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, в основном внезапно.

     При внезапных инвентаризациях все  товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии  инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.

     Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.  

     Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

     Согласно  действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

     - при смене материально ответственного  лица (при коллективной материальной  ответственности - при уходе в  отпуск бригадира и более половины  членов бригады);

     - при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей,  злоупотреблений; а также пожара, стихийных бедствий;

     - при ликвидации, реорганизации предприятия,  передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и в других  случаях, установленных законодательством.

     Инвентаризации  подлежат все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

     Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество не учтенное по каким-либо причинам.                      

     Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно  действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем или  его заместителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приема, хранения и отпуска товаров, улучшения их учета и контроля за сохранностью ценностей.

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.