Инвентаризация, её сущность и условия проведения

    Для проведения инвентаризаций в организации  создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

    В организационно-контрольные функции  постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также  выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

    В течение года (в межинвентаризационный  период) в организациях с большой  номенклатурой учитываемых ценностей  могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

    Рабочие комиссии, которые непосредственно  проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств  в местах их хранения, определяют результаты инвентаризации. Комиссии обычно создаются  при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

    Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем  организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и выборочные инвентаризации.

    Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

    В этом же приказе:

    - конкретизируется состав имущества,  подлежащего инвентаризации;

    - указываются причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие);

    - определяются порядок и сроки  проведения инвентаризации;

    - назначается председатель инвентаризационной  комиссии.

    Вещественная  и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

    Существенным  правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена  комиссии при приведении инвентаризации служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

    Обычно  для проведения инвентаризации в  организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

    При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее.

    Если  объем работ велик и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

    До  проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

    1) осуществляется ли охрана территории  организации, оборудованы ли помещения  средствами пожарной и охранной  сигнализации;

    2) заключены ли фактически и  правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

    3) соответствуют ли должности материально-ответственных  лиц утвержденному перечню должностей  и работ, замещаемых и выполняемых  работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

    4) созданы ли материально-ответственным  лицам условия для обеспечения  сохранности материальных ценностей,  имеются ли закрываемые складские  помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

    5) оснащены ли места хранения  материальных ценностей необходимыми  измерительными приборами;

    6) существует ли контроль над  порядком вывоза ценностей из  организации и выдачей доверенностей  на их получение;

    7) хранятся ли товарно-материальные  ценности, принадлежащие третьим  лицам, отдельно;

    8) назначена ли приказом руководителя  постоянно действующая комиссия  для проверки сохранности материальных  ценностей.

    Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

    Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах.

    Подготовленные  инвентаризационные описи раздаются  всем материально-ответственным лицам  для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

    Материально-ответственное  лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все  приходные и расходные документы.

    Комиссия  проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

    - пломбирует помещения, в которых  находятся материальные ценности;

    - проверяет весы, мерную тару;

    - получает от материально-ответственных  лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку следующего содержания: 

Расписка 

    К началу проведения инвентаризации все  расходные и приходные документы  на товарно-материальные ценности сданы  в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

    Материально-ответственное(ые) лицо(а):

______________________________      ______________________________

          (должность)                          (подпись)

______________________________      ______________________________

          (должность)                          (подпись) 
 

    Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.

    Таким образом, полнота передачи первичных  документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а  также расписками держателей подотчетных  сумм или доверенностей на получение  материальных ценностей.

    Подготовительные  мероприятия к проведению инвентаризации заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

    В указанных внутренних документах необходимо отразить:

    1) конкретную методику проведения  инвентаризации с учетом специфики  деятельности данной организации;

    2) соответствующие описания действий  членов рабочих комиссий при  проверке наличия и состояния  отдельных объектов;

    3) порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.;

    4) порядок урегулирования претензий  к работе инвентаризационных  комиссий;

    5) типовые формы необходимых первичных  учетных документов (не предусмотренные Постановлением Госкомстата России N 88) для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные организацией самостоятельно.

    Председатель  комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные  и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

    Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

    Если  материальные ценности хранятся на нескольких складах, необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен  контроль поступления и выбытия  материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

    Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются:

    - дата поступления товаров;

    - наименование поставщика;

    - дата и номер приходного документа;

    - наименование товара;

    - количество товара;

    - цена товара;

    - сумма.

    Одновременно  на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

    Если  инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

    Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

    Оформляется опись по аналогии с документами  на товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации. В расходных  документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

    Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

    Во  время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в  ночное время, по другим причинам) описи  должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где  проводится инвентаризация.

    В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

    Как показывает практика, это условие  зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку  позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

    После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись  имущества и обязательств, т.е. их вещественная и документальная проверки.

    Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.