Бухгалтерскому учету денежных средств

Сразу после получения по ПКО денег он подписывается кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом либо надписью «Получено» с проставлением даты (числа, месяца, года).

После того как деньги в кассу получены квитанция к ПКО выдается на руки лицу, которое сдало деньги, а сам ПКО остается в кассе.[3]

Расходный кассовый ордер (КО-2)

В соответствии с п.12 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 г № 40 (далее Порядок), кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и МинФин РФ.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления.

В соответствии с п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера (РКО) либо документы, которые их заменяют до передачи в кассу должны регистрироваться бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

РКО, которые оформлены на платежных ведомостях на заработную плату и иных приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Для оформления выдачи наличных денег из кассы компании используется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Документы на выдачу денег должны подписываться руководителем, главным бухгалтером компании либо лицами, которые уполномочены на это.

РКО и заменяющие их документы должны заполняться бухгалтерией четко чернилами, шариковой ручкой либо отпечатаны. Запрещены в этих документах любые подчистки, помарки либо исправления.

Заготовительные предприятия могут проводить выдачу наличных денег сдатчикам сельхоз товаров и сырья с составлением в конце рабочего дня общего РКО на все суммы, которые выданы в течении дня по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной зарплаты формируется один РКО, дата и номер которого прописываются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Если выдача денег проводится лицам, которые не состоят в списочном составе организации, то на каждое лицо формируется отдельный РКО, либо отдельная ведомость основываясь на заключенных договорах и на нее выписывается РКО.

Оправданием остатка наличных денег в кассе не может являться выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в РКО либо ином заменяющем его документе. Данная сумма признается недостачей и подлежит взысканию с кассира.

РКО выписывается в единственном экземпляре специалистом бухгалтерии.

В соответствии с п.16 Порядка ведения кассовых операций выдачу денег кассир производит только лицу, которое указано в РКО либо документе его заменяющем.

Если выдача денег осуществляется на основании доверенности, которая оформлена в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией проставляется фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если деньги выдаются по доверенности представителю предприятия, оформленной в утвержденном порядке, в тексте ордера после названия предприятия, которое выдало доверенность на получение денежных средств, получателя денег бухгалтерией прописывается фамилия, имя и отчество доверенного на получение денег лица. Доверенность прикладывается к документам дня как приложение к РКО.

Если деньги выдаются по ведомости, перед росписью в получении денег в ведомости кассир ставит отметку «по доверенности». Доверенность так же прикладывается к документам дня как приложение платежной ведомости.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций организации в праве выдавать деньги под отчет на хозяйственные и операционные расходы.

Выдача наличных денег под отчет на затраты, которые связаны со служебными командировками, проводится в рамках сумм, которые причитаются командированным лицам на данные цели.

Лица, которые получили наличные деньги под отчет, должны не позже 3 рабочих дней по окончанию срока, на который они выданы, либо с момента возвращения их из командировки предоставить в бухгалтерию организации отчет об затраченных суммах и провести окончательный расчет по ним.

Наличные деньги под отчет выдаются лишь при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по выданному ему ранее авансу.

Не допускается чтобы одно лицо передавало выданные под отчет деньги другому лицу.

РКО предоставляется в кассу для выдачи по нему денежных средств.

При получении РКО кассир должен проверить:

· имеются ли в документах и достоверности подписи руководителя и главного бухгалтера;

· надлежащее оформления документов;

· наличие указанных в документах приложений.

При несоблюдения одного из данных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для правильного оформления.

Расписка в получении денег может быть произведена лишь самим получателем чернилами или шариковой ручкой с проставлением полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Согласно п.15 Порядка ведения кассовых операций при выдаче денег по РКО или документу, который его заменяет, отдельному лицу кассир требует предоставить документ, который удостоверяет личность получателя (паспорт или другой документ), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Такой порядок обязательно используется, если деньги выдаются представителю другого предприятия по доверенности, если деньги выдаются физическому лицу по договору подряда и т. д.

После выдачи денег из кассы РКО остается в кассе.

Выдача РКО или документов, которые заменяют их на руки лицам, которые получают деньги, не допускается. [3]

Кассовая книга (КО-4)

Кассовая книга по форме N КО-4 используется для учета прихода и расхода наличных денег компании в кассе. Кассовая книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера организации на последней странице, где проставляется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Код формы по ОКУД 0310004

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одну из них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как 1й экземпляр, вторую (без горизонтальных линеек) заполняет кассиром как 2й экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. На первых и вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера. Первые листы остаются в кассовой книге. Вторые листы – отрывные, являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

3.Бухгалтерский  учет денежных средств

Для организации учета информации о наличных денежных средствах применяется счет 50 "Касса". К данному счету открываются субсчета: 50-1 "Касса организации" – учет денежных средств в кассе предприятия, 50-2 "Операционная касса" – учет денежных средств в кассе, которые используются в операционной деятельности предприятия либо его подразделения, субсчет открывается при необходимости, 50-3 "Денежные документы" – учет оплаченных билетов и аналогичных документов в сумме фактических расходов на их приобретение, которые находятся в кассе компании. По дебету счета 50 "Касса" ведется учет суммы денежных средств, поступивших в кассу предприятия, а по кредиту – суммы выплат денежных средств из кассы и выдача денежных документов. Сальдо счета 50 отражает наличие суммы свободных денег в кассе организации на начало месяца; оборот по дебету – суммы, которые поступили наличными в кассу, а по кредиту – суммы, которые выданы наличными. Кассовые операции отражаются в кредите счета 50 к которому открыт субсчет 1 "Касса организации" и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью №1. Журнал-ордер №1 и ведомость №1 заполняются на основании отчетов кассира. Каждому отчету в регистре отведена отдельная строка в независимости от периода, за который сформирован кассовый отчет. Количество строк, которые заняты в журнале-ордере и ведомости, соответствует числу сданных кассиром отчетов.

Ежедневно при завершении операций кассир подписывает РКО и ПКО, а главный бухгалтер регистрирует их в журнале регистрации ПКО и РКО, присваивая каждому порядковые номера. По сведениям журнала регистрации руководитель контролирует целевое назначение полученных и потраченных наличных денежных средств, главный бухгалтер проверяет полноту проведенных кассиром операций. В организации кассиром ведется одна кассовая книга, когда она заканчивается заводится новая. Как уже отмечалось, листы в книге требуется пронумеровать, прошнуровать и заверить круглой печатью организации. На последней странице книги необходимо сделать запись: "В настоящей книге всего пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Книга подписывается руководителем и главным бухгалтером. Счет 51 "Расчетные счета" и счет 52 "Валютный счет" используется для обобщения сведений о наличии и движении денежных средств в валюте РФ и иностранной валюте соответственно на расчетных счетах предприятия. По дебету счета отражается приход, а по кредиту расход денежных средств по расчетным счетам предприятия. Аналитический учет проводится относительно каждого расчетного счета. Для отражения оборотов по кредиту счетов 51 и 52 используется журнал-ордер и оборотно-сальдовая ведомость по счету. Данные регистры заполняются на основании проведенных и обработанных выписок из расчетного и валютного счета предприятия. Каждая выписка делается отдельной строкой итоговыми суммами по корреспондирующим счетам. В конце месяца в журнале-ордере и ведомости подводятся итоги, итоги журнала-ордера служат основанием для записей в главную книгу. Счет 55 "Специальные счета в банках" используется для обобщения сведений о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т.д. К счету 55 могут открываться субсчета: 55-1 "Аккредитивы"; 55-2 "Чековые книжки" и др. Аналитический учет ведется по каждому аккредитиву, чековой книжке отдельно. Группировка оборотов по счетам осуществляется в журнале-ордере. Запись в журнал-ордер и ведомость по счетам делается основываясь на выписках банка. Расчетные, валютные и специальные счета необходимо регистрировать в налоговой инспекции по месту регистрации компании. На каждый счет необходимо заключить договор на расчетно-кассовое обслуживание либо другой специальный договор, в котором установлены сумма комиссионного вознаграждения банка, права и обязанности сторон. На расчетный счет поступают денежные средства от заказчиков и вносятся денежные средства из кассы организации. Прием и выдача денег или безналичное перечисление осуществляются банком основываясь на следующих документах: платежное поручение, расчетный чек, объявление на взнос наличными, платежное требование, инкассовое поручение. Банк выдает организации выписку с расчетного счета, заменяющую собой регистр аналитического учета по расчетному счету и вместе с тем является основанием для осуществления бухгалтерских записей. В выписке отображается поступление и списание денежных средств. Счет 57 "Переводы в пути" используется для отображения сведений о движении денежных средств в пути, которые должны быть зачислены на расчетный либо другой счет предприятия, но еще не зачислены согласно назначения. Рост величины денежных средств в пути отражается по дебету, снижение по кредиту. Группировка оборотов по счету №57 осуществляется в журнале-ордере. Запись в журнал-ордер проводится основываясь на документах, которыми оформляются хозяйственные операции по этому счету. Особенность учета денежных средств определена, тем, что этот участок бухгалтерского учета выступает проблемным местом с позиции возможных злоупотреблений со стороны работников предприятия либо сторонних лиц. Ввиду этого детальный и оперативный учет движения денежных средств с максимальным уровнем детализации очень важен. Вместе с тем, можно сделать вывод, что учетный процесс относительно операций, которые связаны с денежными средствами, отличается более высокими требованиями к оперативности учета, уровню контроля и организации, чем относительно иных участков бухгалтерского учета.

Учет безналичных и наличных операций проводится при помощи счетов 50, 51, 52, 55, 57. Это активные счета с ростом оборота по дебету, снижением – по кредиту. Аналитика применяется для достоверного формирования информации по кассовым точкам предприятия, открытым расчетным/специальным счетам, видам денежных документов и эквивалентов. Основные бухгалтерские проводки по учету денежных средств приведены в таблице № 1.

Таблица № 1. Типовые проводки по расчетным счетам