Автоматизация учета труда и заработной платы

    В Отделении по Шацкому району УФК  по Рязанской области все выходные формы документов и отчёты печатаются и проверяются, подписываются исполнителями, передаются главному бухгалтеру.

    Согласно  Инструкции по бюджетному учёту №25н  от 10 февраля 2006 г. «в условиях комплексной  автоматизации бюджетного учета  в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса». Некоторые из форм документов и отчётов согласно утвержденному Федеральным казначейством реестру хранятся только в электронном виде с проставлением электронно-цифровых подписей исполнителей, главного бухгалтера и руководителя.

    Рассматривая  бухгалтерский учёт заработной платы  в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области, можно сделать вывод о том, что сам расчёт заработной платы в этом государственном учреждении почти полностью автоматизирован и при желании можно передавать этот процесс на вышестоящий уровень для централизованного бухгалтерского учёта. 

3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПК АКСИОК В УЧЁТЕ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В ОТДЕЛЕНИИ ПО ШАЦКОМУ РАЙОНУ УФК ПО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ.

  3.1.Соответствие учётных данных и выходных форм ПК АКСИОК требованиям нормативно-правовых актов. Возможности более полного использования ПК в Отделении.

    В применяемом для ведения учёта  труда и заработной платы программном  комплексе «АКСИОК» предусмотрено формирование отчётных и выходных форм документов в строгом соответствии с  нормативно-правовыми актами. Так как программный комплекс является автоматизированной системой, которая может применяться в любом ведомственном учреждении или бюджетной организации, то и формы учёта и отчётности содержат общие для таких организаций реквизиты, тогда как в органах федерального казначейства при прохождении гражданской службы имеется своя специфика.

    Так, например, на некоторых документах предусмотрено визирование профсоюзного органа (ф.Т-7 График отпусков), которого нет и не может быть у госслужащих.

      В бланках служебного контракта  и дополнительного соглашения  к нему содержатся пункты и  формулировки для Федерального  казначейства (центрального аппарата). Для применения автоматизированного составления  этих документов на уровне территориальных отделений приходится их достаточно много редактировать. Программой должно быть предусмотрено формирование пользовательского шаблона и для этих форм.

    В  “Реестре прохождения госслужбы”  отсутствует информация по уволенным в течение года сотрудникам.

    За  последнее время Указами Президента РФ уже несколько раз производилось повышение окладов работникам бюджетной сферы. В рассматриваемой автоматизированной системе учёта труда и заработной платы на данный момент времени ещё нет пользовательского шаблона приказа «Об изменении денежного содержания». На практике в учреждениях применяются приказы о повышении окладов, что не совсем корректно по отношению к государственной службе.

    В личной карточке сотрудника рекомендовано  ведение реквизитов выплат материальной помощи. Пока это программно не предусмотрено.

    При направлении нескольких сотрудников  в командировку на разные сроки в Отделении по Шацкому району в ПК «АКСИОК» создают несколько приказов, чтобы был автоматизирован дальнейший учёт (заполнение табеля и расчёт зарплаты). Это не совсем корректно. Необходимо при создании формы Т-10а в случае, когда даты начала и окончания командировки разные у разных сотрудников, выводить индивидуальные даты начала и окончания командировки.

    В подсистеме «Зарплата» структуры файлов, представляемых налогоплательщиками - юридическими лицами в электронном виде (п. Налоговая декларация, Декларация по страховым взносам, Формирование авансовых платежей по соц. налогу, Авансовые платежи по страховым взносам) меняются не так быстро, как того требуют ИФНС и ПФ. Поэтому в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области для составления требуемых форм отчётности в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд используют программы соответствующих органов («Persik», «Налогоплательщик»).

    Несмотря  на вышесказанное, такая автоматизированная система бухгалтерского учёта, как «АКСИОК» предоставляет пользователям очень много дополнительно к регламентируемым возможностей.

      В ПК есть возможность контроля  на дату окончания действия  документа, удостоверяющего личность (паспорта). В Отделении по Шацкому району она не используется . Можно установить контроль и будет выводиться предупреждение за несколько дней о приближении даты замены паспорта по возрасту.

    В программном комплексе имеется  возможность автоматически создавать  приказ “Об отзыве из отпуска” , причём его можно сформировать не только до конца отпуска, но и на несколько дней. При отзыве сотрудника из отпуска на несколько дней предоставляется возможность продления отпуска на число неиспользованных дней. Однако, в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области сложилась такая практика, что из отпуска сотрудники вызываются как бы «нелегально, то есть выходят на работу при так называемой производственной необходимости», выполняют определённую работу, но при этом документально это не оформляется. Выход на работу во время отпуска компенсируется днём отгула в какой-либо другой день. Но опять-таки это не оформляется документально. Так что данная возможность подсистемы «Кадры» ПК «АКСИОК» не используется. Хотя её использование не доставило бы лишних хлопот инспектору по кадрам, а бухгалтеру, занимающемуся расчётом зарплаты сотрудникам, значительно облегчило бы работу.

    В модуле «Кадры» возможно создавать  пользовательские шаблоны приказов, что максимально автоматизирует процесс формирования распорядительной документации.

    При заполнении данных сотрудника, да и  данных по юридическому адресу организаций в комплексе можно использовать КЛАДР - подключение Общероссийского Классификатора адресных данных (КЛАДР).

    В органах федерального казначейства, как и в других бюджетных учреждениях, вышестоящие организации часто запрашивают различные сведения. Автоматизированная система бухгалтерского учёта в Отделении позволяет оперативно и корректно формировать запрашиваемую информацию по многим критериям отбора.

    В модуле «Кадры» программного комплекса  «АКСИОК» есть возможность и для вывода следующих специфических документов:

• 1-ГС – Сведения о составе работников, замещающих гос. должности и должности гос. гражданской службы по полу, возрасту, стажу работы и оплате их труда. Реализована возможность выгрузки данных в подсистему АКСИОК “Свод” через XML-файл.
• Отчет о пребывающих в запасе (Форма 6) – Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе. Реализована выгрузка отчета в MSExcel.
• Дополнительное соглашение – Форма дополнительного соглашения к трудовому договору (служебному контракту). Создается на основе приказов о переводе, изменении оклада, установке надбавок или на основе данных из карточки сотрудника.

    Что касается ведения регистров бухгалтерского учёта, то все формы соответствуют нормативным требованиям, хотя Инструкция по бюджетному учёту допускает некоторое отличие: «При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего органа, организующего исполнение бюджета.».

  3.2.Предложения по оптимизации организации бухгалтерского учёта труда и зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области .

    Оптимизировать  ведение бухгалтерского учета труда  и заработной платы в Отделении  можно путем более полного  использования возможностей программного комплекса «АКСИОК» и перераспределения обязанностей работников бухгалтерии.

    В подсистеме «Зарплата» ПК «АКСИОК» встроен  дополнительный модуль «Банкомат» для  осуществления передачи электронных  платежей на расчётный счёт в банк. Переход на систему зачисления заработной платы в органах федерального казначейства на расчётные счета работников с использованием банковских пластиковых карт ещё более повысит уровень автоматизации бухучёта в организации и приведет к значительному высвобождению труда специалиста-кассира. При перераспределении нагрузки между работниками бухгалтерии можно будет сократить должность одного бухгалтера, что даст значительную экономию фонда оплаты труда (целый годовой фонд зарплаты госслужащего).

    При своевременном обеспечении обновления модулей «АКСИОК» в соответствии с меняющимися требованиями налоговых органов, органов статистики и пенсионного фонда, пакеты отчетности для них можно формировать и передавать не вручную, а посредством электронной связи. Это возможно только при проставлении ЭЦП руководителя и главного бухгалтера Отделения на передаваемых электронных документах. Такая возможность законодательно утверждена (ст.3 Федерального закона №1-ФЗ от 10.01.2002г. « Об электронно-цифровой подписи»). В органах Федерального казначейства ЭЦП имеется у руководителя, главного бухгалтера и специалистов для регламентированного документооборота с вышестоящими органами и другими организациями.

    Экономическую эффективность использования возможностей ПК «АКСИОК», средств ЭЦП, и электронной почты в сравнении с ручным составлением и сдачей отчетности можно рассчитать.

    В Отделении формируются 3 квартальных и годовая формы отчетов в налоговую инспекцию (общим объёмом 81 лист бумаги):

• Расчет по авансовым платежам по ЕСН для организаций (форма по КНД 1151050) в 3-х экземплярах на 10листах;
• Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма по КНД 1151058) в 3-х экземплярах на 6 листах;
• Налоговая декларация по налогу на имущество организаций (форма по КНД 1152001) в 3-х экземплярах на 5листах;
• Налоговый расчет по авансовым платежам по транспортному налогу (форма по КНД 1152027) в 3-х экземплярах на 3листах;
• Налоговый расчет авансовых платежей по земельному налогу (форма по КНД 1153003) в 3-х экземплярах на 3листах.

    При автоматическом  формировании и передаче в налоговые органы в электронном виде формируются текстовые файлы размером около 2кБ. При использовании средств ЭЦП размер файла немного увеличивается – общий размер пакета примерно 15кБ. По каналам электронной связи (модемное соединение) такой пакет отправляется за 5-10 минут в самых неблагоприятных условиях. При стоимости одной минуты -20 копеек соответственно стоимость отправки одного пакета отчетов равна 1 – 2 рубля. В течение финансового года формируется и отправляется 4 пакета отчётности, то есть годовые затраты (С2) при электронном способе составляют 8-10 рублей.

    Расходы на печать и одного пакета отчетов ручным методом включают в себя:

• Стоимость бумаги. Одна пачка -500 листов 118 руб. Общее количество листов, необходимых для печати вышеперечисленных отчетов - 81. Затраты на бумагу: (118/500)*81 = 19,10 руб.
• Для печати используется сетевой принтер. Одна ёмкость с тонером стоит 1112 руб., рассчитана на печать 10000 страниц. В общих затратах стоимость тонера, использованного для печати именно этих отчётов (1112/10000)*81 = 9,00руб.
• Стоимость электроэнергии. Принтер в рабочем состоянии потребляет 2 кВт. Скорость печати 30 листов в минуту. На печать одного пакета отчётов требуется 81/30~=3 минуты или 0,05 часа. Энергетические затраты 0,05ч*2кВт=0,1кВт-ч. Стоимость электроэнергии (при тарифе для бюджетных организаций за 1 кВт-ч – 1,9234руб.) : 1,9234руб. *0,1 ~= 0,20руб.
• Расходы на ГСМ. Стоимость 1 литра бензина АИ 92 19,5 рублей и постоянно увеличивается. Расход топлива на 100км – 13,86 литров. Расстояние туда обратно по путевому листку 140 км. Расход бензина (13,86/100)*140 = 19,4 литра. Стоимость топлива 19,4*19,5 = 378,30 руб.

    Общие денежные расходы на один пакет отчётности составляют: 19,1+9+0,20+378,3 = 406,60руб.  Годовые затраты (C1) на ручной процесс формирования и сдачи отчётов : 406,60*4=1626,40руб.

    Соответственно  годовой экономический эффект от предлагаемого автоматизированного процесса ΔС=(С1-С2)составит: 1626,4руб. – 10,00руб. = 1616,40руб. или произойдёт снижение расходов в 163 раза (1626,40/10,00~=163)

    Кроме того, значительно снизятся затраты  труда на составление и сдачу  отчётности.

Таблица №1

Сравнительная таблица трудовых затрат при существующей системе сдаче налоговой отчетности и в предлагаемом варианте (за период финансового года).