Автоматизация учета труда и заработной платы

    Разработчиками  ПК предусмотрена возможность установить или отключить связь с другими подсистемами комплекса, изменение общесистемных реквизитов, параметров программы и признаков – некоторых дополнительных возможностей, которые могут быть включены или выключены, в зависимости от требований пользователя. Бухгалтер по учёту зарплаты сам может настроить модуль для корректной работы, если необходимые изменения не требуют вмешательства в среду программирования. Все реквизиты и параметры разбиты по своему функциональному назначению и собраны в отдельные подокна - закладки. Это введено для облегчения ввода и просмотра данных.

    Рис.7.Окно настройки в программе, используемой для расчёта зарплаты в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области.

    Закладка  Печать в Настройках предназначена для настройки печати расчетного листка, расчетной и платежной ведомости, карточки-справки, установки шрифта для расчетной ведомости и для карточки-справки. Это очень удобно для пользователей программы, так как есть возможность включить/отключить печать, например, расчетной ведомости и карточки-справки на узкий или широкий принтер, изменить шрифты в выходных документах, изменить набор символов.

    Для корректного формирования бухгалтерских  документов в используемом в Отделении программном комплексе предусмотрен пункт меню Настройка/Настройка параметров. Он предназначен для задания рабочих параметров системы, таких как: наименование граф в карточке-справке; связь с другими подсистемами комплекса АКСИОК; расчет премий и расчет зарплаты; настройки формирования, просмотра/печати платежных ведомостей; настройки субсчетов,КБК для ЕСН и страховых взносов.

    Конечно, добросовестным работникам бухгалтерии  перед началом работы необходимо проверять настройки всех групп расчетов во избежание ошибок в работе, особенно затрагивающих расчёты с персоналом по оплате труда.

    Процесс расчетов по заработной плате в ПК «АКСИОК» производится в несколько  последовательных этапов:

Этап 1. Ввод приказов, отпусков и больничных листов.

Этап 2. Ввод информации о принятых сотрудниках.

Этап 3. Формирование табеля учета рабочего времени.

Этап 4. Расчет заработной платы.

Этап 5. Формирование отчетных документов.

    Для правильности расчетов необходимо ввести информацию о сотрудниках на основании приказов и больничных листов за 12 предыдущих месяцев, а отпусков за 3 предыдущих месяца. Так как в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области автоматизирован учёт труда, бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты, импортирует из подсистемы «Кадры» файлы с необходимой информацией.

    В случае приема нового сотрудника вводятся суммы вычетов и льгот по предыдущему периоду или с предыдущего места работы (с начала расчетного года) для каждого сотрудника. В 2007 году в Отделение по Шацкому району УФК по Рязанской области было принято на работу два новых сотрудника, которые имеют льготы по уплате подоходного налога, уже предоставленные налоговые вычеты на предыдущем месте работы.

    Формирование табеля учёта рабочего времени возможно и автономно, но при совместной работе программы “Зарплата” с программой “Кадры” табель учета рабочего времени по сотрудникам импортируется из “Кадров”.

    Для начисления заработной платы сотрудникам организации  по установленному окладу, за фактическое отработанное время с учетом произведенных начислений, вычетов и льгот, необходимо произвести расчет заработной платы. Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

    Например, на основании данных табеля учёта  рабочего времени за январь 2007 года ведущий специалист-эксперт Гордеев Е.В. отработал полный месяц и фонд его рабочего времени составил 18 рабочих дней Должностной оклад данного работника 2100руб., надбавка за особые условия -60%.,т.е.1260руб. Стаж государственной службы Гордеева Е.В. – 4 года, значит, надбавка за выслугу лет составляет 10% или 210 руб. Надбавка за классный чин и ежемесячное денежное поощрение установлены согласно пройденной аттестации и приказу руководства (отражены в служебном контракте) 750руб. и 2100руб. Всего начислено работнику Отделения за январь 2007 года 6420руб. В бухгалтерском учёте данная операция отражается проводкой Дт 10001060010000006140101211-Кт 10001060010000006130201730. Из полученной общей суммы удерживается налог на доходы с физических лиц (13% с учётом социального налогового вычета 400 руб. составляет 783 руб.): Дт10001060010000006130201830-Кт10001060010000006130301730. Организацией с заработной платы работника уплачиваются единый социальный налог во внебюджетные фонды: ЕСН в ФСС в 2007 году составлял 2,9%(186,18руб.), в ФФОМС 1,1%- 70,62руб., ТОФОМС-2% 128,40руб.,ЕСН в ПФ РФ-20% или 1284руб., страховая часть пенсионных отчислений 10%-642руб., накопительная часть в ПФ РФ-256,80руб.(4%). Начисление этих сумм отражаются проводкой 10001060010000006140101213-Кт 10001060010000006130201730. Сотрудник Отделения в соответствии с ТК РФ получил аванс в сумме 1900 руб. К выдаче на руки в конце месяца причитается (6420,00(начислено)-783,00(удержано)-1900(межрасчётные выплаты)) 3737руб.

    Всем  работникам выдаются на руки расчётные листки (Приложение 15).

    В используемой Отделением по Шацкому  району УФК по Рязанской области для бухгалтерского учёта программе полный расчет и перерасчет заработной платы всех сотрудников организации выполняется автоматически и быстро. В подсистеме «Зарплата» ПК «АКСИОК» расчет зарплаты может производиться многократно, без дублирования начислений и удержаний. При повторном расчете система выдает сообщение о том, что расчет зарплаты уже был произведен и спрашивает пользователя: повторить или отказаться. В случае положительного ответа система удалит расчетные удержания (подоходный налог, пенсионный, алименты) и произведет их расчет заново. При необходимости перерасчета отпусков или больничных листов система сообщает об этом и ждет ответа. Если пользователь отказался от перерасчета в данном месяце, система перенесет перерасчет на следующие месяцы.

    Закончив  расчет зарплаты, система предлагает просмотреть расчетную ведомость с совокупным доходом или без него. Результаты расчета зарплаты выдаются на экран в виде печатной формы расчетной ведомости, с возможностью последующего получения распечатки.

    Для отражения начисления заработной платы  и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, удержанных из заработной платы налогов и других сумм, применяется документ «Расчетно-платежная ведомость» (код формы 0504401).В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период". В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. (Приложение 16)

    В Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области организовано кроме хранения баз данных ПК ещё и архивное хранение регистров бухгалтерского учёта и некоторых документов в электронном виде. Бухгалтерией организации используется возможность программы печатать расчётную ведомость в файл.

    Иногда  есть необходимость производить  индивидуальный расчет зарплаты сотрудникам, больничных листов, отпусков и т.д. ПК «АКСИОК» предоставляет такую возможность в пункте меню Корректировка и расчет/Начисления и удержания.

Рис. 8. Окно «Начисления и удержания» модуля «Зарплата»ПК «АКСИОК».

    Окно  “Начисления и удержания” содержит информацию о текущем расчетном месяце, числе рабочих дней и фактически отработанных днях в текущем месяце. Фактически отработанное время система считает после формирования табеля. В данном режиме программа показывает количество льгот на сотрудника и ребенка, и их сумму, с учетом суммы коэффициента применения льгот. Внутреннее окно содержит список кодов начислений и удержаний.

    Для автоматического расчета необходимых  доплат при изменении окладов задним числом предназначен пункт меню Расчет/Пересчет з/п за предыдущие периоды. Например, оклады повысились с января, а текущий месяц - февраль. Выбрав данный пункт меню, надо указать месяц и год, за который нужно будет произвести перерасчет. При расчете больничных и отпускных учитываются коррекции предыдущих месяцев.

      После формирования платежной  ведомости “к выдаче на руки”  расчет зарплаты и любые изменения  в данном режиме становятся  недоступны. Для того чтобы снова активизировать функции расчета зарплаты, добавления или удаления произведенных расчетов, необходимо удалять эту платежную ведомость из архива.

      Платёжная ведомость представляет  собой список сотрудников с  конечными суммами к выдаче на руки. Суммы выдач по платежным ведомостям автоматически заносятся в удержание - межрасчетные выплаты, с автоматической корректировкой при повторной печати. При автоматизированном бухгалтерском учёте во избежание многих ошибок и неточностей  программно устанавливаются ограничения. Так, например,   новая ведомость на выдачу заработной платы не может быть сделана тем сотрудникам, для которых уже была ранее сделана пл.ведомость по коду 902 (ведомость на выдачу заработной платы). Месяц считается для них закрытым.  Платежная ведомость по коду 501 – это ведомость на выдачу аванса.

    В Отделении по Шацкому району УФК  по Рязанской области в соответствии с трудовым законодательством заработная плата выплачивается двумя частями в месяц: за первую и вторую половину месяца. Аванс выдаётся в размере 30% месячного содержания госслужащих. Каждому работнику на руки выдаётся расчётный листок с указанием сумм начислений, удержаний по видам, совокупного годового дохода, налоговых льгот и уплаченных в бюджетную систему подоходного налога.

    Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника применяется документ Карточка-справка (код формы 0504417), в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, удержанных суммах по видам, сумма к выдаче. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. Карточка может быть сформирована как на текущий месяц и год, так и за любой предыдущий год после начала эксплуатации системы. Лицевая сторона содержит все данные о работнике, необходимые для расчета зарплаты. В раздел Переводы выбираются только изменения с датой приказа в указанном году. Если в указанном году изменений не было, выбирается самое позднее до указанного года изменение. Обратная сторона подобна расчетной ведомости по месяцам с указанием кодов начислений и удержаний.

    На  основании Карточки-справки заполняется  таблица "Заработная плата по месяцам" Записки-расчета об исчислении среднего заработка. Этот документ (код формы 05044259) применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством. Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. Пример Записки-расчёта представлен в Приложении 17.

    Кроме выходных отчётных форм внутреннего пользования в Отделении по Шацкому району УФК по Рязанской области автоматизировано осуществляет подготовку документов для ИФНС (налоговой карточки и справки о доходах) на бумажных и электронных носителях, а также формирование ответов на запросы произвольной формы вышестоящей организации.

    Для отражения операций по оплате труда  в регистрах бухгалтерского учёта  в модуле  «Зарплата» используется пункт меню Отчеты/Операции по оплате труда (5МО). Перед формированием 5-го мемориального ордера необходимо выполнить его настройку. Рассчитанные суммы 5-го МО можно корректировать непосредственно в окне программы.(См.Приложение 18). Формируется, печатается и корректируется мемориальный ордер № 5 за любой месяц (предыдущий, текущий). Также данный пункт меню используется для записи в Главную книгу (подсистемы “Главная книга”) данных по зарплате, операций по 5-му МО в книги учета ассигнований и кассовых расходов (подсистемы “Банк”) с учетом аналитики.