Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа,

     оценки  надежности системы внутреннего  контроля и рисков аудита.

     Общий план аудита                                             Таблица 3

 

     Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. При составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

     Аудиторскую программу составляют в виде программы  аудиторских процедур по существу (Приложение 4). 

     Разработка  программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

     При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

     В ходе проверки было установлено, что  выдача наличных денег под отчет  в ООО «ГросСтемс» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Эти  правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил  деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В ООО «ГросСтемс» не всегда выполняются данные правила.

     Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при  необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая  наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

     В ходе аудиторской проверки аудитор  установил, что иногда ООО «ГросСтемс» выдает деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

     Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

     Заполнив  расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 (приложение 5) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

     На  лицевой стороне этого документа  должны быть указаны:

     - наименование организации, которая  выдала под отчет деньги своему сотруднику;

     - номер авансового отчета и  дата его составления;

     - структурное подразделение, в  котором работает сотрудник, получивший  деньги под отчет; 

     - фамилия, имя, отчество и профессия  этого сотрудника;

     - назначение аванса;

     - сумма, выданная из кассы сотруднику;

     - расход и остаток (перерасход) денег. 

     На  лицевой стороне отчета предусмотрена  таблица для отражения бухгалтерских  записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом  отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

     На  обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

     Необходимо  проверить, чтобы сотрудник, который  составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

     Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил подотчетный сотрудник. Это позволит избежать споров при проверке. К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек.

     Аудитор установил, что данные требования в  ООО «ГросСтемс» выполняются при ведении учета расчетов с подотчетными лицами.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетное  лицо истратило ровно столько, сколько  получило, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

     Если  же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

     Как правило, командировочные расходы  – это лишь малая часть всех затрат предприятия. Поэтому бухгалтера зачастую не придают этим расходам должного значения. Но такое поведение  весьма опрометчиво – ошибки в учете командировочных расходов могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, НДС и т.д.

     Служебной командировкой признается поездка  работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда [4, ст.166].

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с: [21, с.269]

     - покупкой материально-производственных  запасов;

     - осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

     - подготовкой и повышением квалификации  работников;

     - участием в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет акции (вклады);

     - другими аналогичными нуждами.

     Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (приложение 6) с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме       №  Т -  9 (приложение 7). Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением форма № Т – 10 (приложение 8)  и авансовым отчетом.

     Срок  командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути.

     Необходимо  проверить, чтобы в состав расходов по служебным командировкам включались затраты на следующие цели:

     - найм жилого помещения;

     -   бронирование гостиничных номеров  и авиабилетов;                             

      -  проезд к месту командировки  и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

     - уплата страховых платежей по  государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

     - оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);