Аудит производственных запасов

                     Организация учета материальных  затрат 

                                   Первичные документы

                                   (требование-накладная)

 

         Отчет производственных подразделений  о расходе сырья и материалов

 

Накопительные и группировочные ведомости о  поступлении и расходовании материалов

 

                      Ведомости распределения сырья и материалов

 

                                           Свод по материалам

 

                                               Главная книга

 

                                                        Баланс

 
 

Сбор информации по материалам осуществляется в несколько  этапов:

1.Процесс управления  материалами.

   Управление  материалами представляет собой  деятельность, направленную на организацию движения необходимых для предприятия материалов и включающую функции планирования и обеспечения реализации принятых планов. Материалы, закупаемые предприятием на любой стадии технологического процесса,  можно классифицировать либо как материалы в запасе, которые хранятся на складе до момента их отпуска в производство, либо как прямые поставки к месту непосредственного их использования. Эффективное управление материалами включает в первую очередь планирование потребности в материалах, их закупку, приемку, хранение и отпуск в производство.

2. Планирование  потребности в материалах.

Планирование  потребности в материалах по каждой приобретенной или произведенной единице играет ключевую роль в управлении запасами. Если потребности в материалах не были тщательно спланированы, то даже самая детально разработанная система контроля приведет к неверным размерам запасов. Планирование потребности в материалах решает две основные задачи – определение количества  и времени закупки необходимых запасов. Эти решения определяют расходы по содержанию запасов и издержки, связанные с приобретением материалов. Определение количества необходимых для производства материалов начинается с составления сметы производства, которая основывается на планируемом или ожидаемом объеме продаж за определенный период. На основании производственной сметы формируются графики потребности в материалах. Если производственная смета предписывает изготовление определенного количества конкретных изделий, то необходимое в течение сметного периода количество материалов определяется как произведение количества изделий на определенное спецификациями количество материалов в одном изделии. На определение момента поставки конкретного материала непосредственное влияние оказывает цикл¹ производства изделия и его компонентов. Поскольку абсолютно точные прогнозы потребности в материалах практически невозможны, предприятие имеет резервные запасы, представляющие собой запасы, которые поддерживаются в качестве страхового резерва при неопределенном спросе или направлении использования.

3. Закупка материалов.

Наиболее важным при закупке материалов является определение оптимального размера заказа. При закупке материалов в большом объеме будут высоки расходы, связанные с их приобретением, хранением, порчей. На этапе закупки возникает проблема определения стоимости приобретенных материалов, поскольку большинство затрат, возникающих до момента поступления материалов в производство, должны быть включены в их себестоимость. К ним относятся транспортные расходы, стоимость оформления заказа, разгрузки, распаковки, проверки, хранения. Материально-производственные запасы принимаются к учету по фактической себестоимости.² Затраты по приобретению материальных запасов состоят из двух слагаемых: покупной цены и величины расходов по приобретению (в том числе по доставке их до склада предприятия). В текущем учете применяется плановая себестоимость заготовления материалов. Поскольку текущая учетная оценка материалов отличается от их балансовой оценки, то разница между ними отражается в текущем учете обособленно, в виде отклонений плановой себестоимости от фактической балансовой оценки материалов. Для учета фактических затрат на осуществление процесса заготовления материалов применяется счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», на Дт которого отражается себестоимость материально-производственных запасов. В Кт счета 15 в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших на предприятие и оприходованных по учетным ценам материалов. Сумма разницы в стоимости приобретенных материалов (экономия или перерасход) списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Экономия списывается  бухгалтерской записью: Дт 15 Кт 16

Перерасход отражается в бухгалтерском учете: Дт 16 Кт 15

         4. Приемка материалов.

Приемка поступающих  материалов осуществляется в строго определенном месте, где созданы все условия для учета. Отдел приемки имеет соответствующее оборудование и инструменты для взвешивания, замера материалов и др. Для целей проверки полученных материалов на соответствие заказам на поставку отдел приемки имеет копию каждого заказа. Каждая поставка материалов сопровождается регистрацией в виде извещения о получении материалов. Счет от продавца вместе с копией заказа на покупку материалов поступает в бухгалтерию. Когда туда же поступает отчет о приемке поступивших материалов, все указанные документы сопоставляются на предмет соответствия полученных материалов заказу на покупку (по количеству, ценам, скидкам и т.д.). если счет найден правильным или был откорректированным, он подтверждается полностью или частично. Подтверждение счета является важной процедурой контроля и основанием для оплаты счета.

5. Хранение материалов.

Из отдела приемки  материалы вместе с копией документа  о получении поступают на склад, сотрудники которого отвечают за сохранность  материалов до тех пор, пока они не потребуются для производства. Каждый раз, когда определенные материалы принимаются на склад или передаются в производство, данные фиксируются в карточках складского учета. Поскольку стоимость хранения материалов может оказаться весьма существенной, надлежащее планирование и организация складской работы могут дать значительную экономию.

6. Отпуск со  склада.

 Контроль  количества и стоимости материалов  требует  систематической и  эффективной системы закупок,  учета и хранения. В равной степени необходима и систематически эффективная процедура выдачи материалов. Отпуск материалов производится только при получении соответствующих документов, основным из которых является требование на отпуск материалов представляющее собой письменный заказ кладовщику на поставку материалов в обозначенное место или на выдачу материалов сотруднику, предоставившему должным образом заполненный запрос. Требование выполняет также функции контроля запасов, при этом в системе текущего учета материальных ценностей обязательно делается запись об отпуске материалов. Основным направлением использования материалов является производство продукции. Стоимость материалов, использованных по каждому заказу переносится из требований на отпуск материалов в карточку регистрации затрат по заказу. Когда заказ выполнен, стоимость использованных материалов, так же как и трудовых затрат и накладных расходов, составляет себестоимость заказа и сопровождается дебетованием счета «Готовая продукция» и кредитованием счета «Основное производство».

 

После регистрации  в соответствующих учетных регистрах  цены за единицу и общей стоимости  поступивших на склад материалов следующим шагом является оценка этих материалов при поступлении со склада в производство в качестве основных или вспомогательных материалов либо на счета управленческих и коммерческих расходов.

Общий фактический  расход материалов за отчетный период определяется по формуле:

Рф = Онп + П –  В – Окп

Где   Рф –  фактический расход материала за отчетный период, руб;

         Онп – остаток материала на начало отчетного периода;

       П – документально подтвержденное  поступление материала в  

              течение отчетного периода, руб;

       В – внутреннее перемещение  материала в течение отчетного   

              периода;

       Окп – остаток материала на конец отчетного периода, определяемый

              по данным инвентаризации;

Результатом документального  оформления движения и расходования материалов становится проводка:

Дт 20 Кт 10 – материалы  отпущены в производство.

На ФГУП НПП «Полет» (в соответствии с ПБУ 5/01) при отпуске материально-производственных запасов в производство используется способ ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов). В соответствии с этим методом оценка отпуска материалов производится по ценам первых закупок. Оценка отпускаемых со склада материалов  - по фактической себестоимости. Учет отпуска со склада происходит по цене наиболее ранней партии, находящейся на складе. Эта цена применяется до тех пор, пока количество отпущенных со склада материалов не сравняется с тем количеством материалов, которое было в партии, поступившей на склад первой. Затем используется цена более поздней партии до тех пор, пока и она в полном объеме не перейдет в производство и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за отчетный период.

Схема бухгалтерских  записей по учету процесса заготовления материалов рассмотрена в таблице 3.

 
 
 
 
 

                                                                                                             Таблица 3.

Схема бухгалтерских  записей по учету процесса заготовления материалов:

 
 

7. Распределение  материалов по направлениям расходования.

    Все первичные документы на отпущенные материалы поступают в бухгалтерию, где их группируют по направлениям расходов. Сгруппированные документы служат основанием для составления ведомости распределения материалов и их списания: на производство (дебет счетов 20, 23, 25, 26  кредит счета 10). Сгруппированные первичные документы служат основанием для включения сумм начисленной оплаты труда (кредит счета 70) непосредственно в издержки производства. Материалы распределяются по заказам  Схема 3                 

 
 
 
 

                                                           Схема 3.

                Порядок отнесения материальных  затрат на заказы.

 

 
 
 

               

                Косвенные  Прямые материальные

                 материальные                                            затраты

                 затраты 

                                                                                     

 
 
 
 
 
 
 
 
 

        По окончании отчетного периода  составляется «Ведомость учета сырья и материалов по счету 10» путем перенесения итогов с «карточек складского учета материалов». Затем на ведомости делаются бухгалтерские проводки на итоги движения материалов за отчетный период и через них данные переносятся в Баланс.

Суммовой аналитический  учет материалов на производственных предприятиях в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета может вестись в книгах, карточках, ведомостях, журналах-ордерах.

 

Глава 2. Основные направления  аудита производственных запасов.

    Круг  рассматриваемых аудитором вопросов при проверке МПЗ очень велик, но в основном они могут быть сведены к следующему:

    • оценка организации учета сохранности  и списания материальных ценностей;

    •   проверка организации и порядка ведения складского хозяйства;

    •   проверка наличия дорогостоящего сырья, материалов и других