Аудит кассовой дисциплины

 

     Финансовое  состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов  производственной, коммерческой и финансовой деятельности. Устойчивое финансовое состояние – результат умелого и грамотного управления всем комплексом факторов, определяющих результат финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Для улучшения финансового состояния предприятие должно постоянно наращивать объем продаж и прибыль, поддерживать платежеспособность и рентабельность, а также поддерживать оптимальную структуру актива и пассива баланса.

     Эффективность деятельности предприятия и его  финансовое состояние часто зависят  от своевременного и грамотного распоряжения денежными ресурсами, в том числе  наличных денежных средств. В связи с существующими требованиями и ограничениями по использованию наличности на предприятии часто возможны ситуации дефицита либо излишка наличных денежных средств. Из-за незаменимости во многих случаях наличных денег другими видами средств, безналичными расчетами, актуальность оптимальной работы кассы предприятия будет всегда оставаться на высоком уровне.

     В связи с этим, в соответствии с  поставленными задачами данной дипломной  работы в следующей главе будет  осуществлен глубокий теоретический анализ кассовых операций, учета и отчетности о движении наличных средств в кассе предприятия. 

2.3 Оценка состояния бухгалтерского  учета и системы внутреннего  контроля ОАО «Агроснаб» за денежными средствами в кассе 

     Для осуществления операций с наличными деньгами в хозяйстве, например выдача заработной платы и подотчетных сумм, возврат неиспользованной части подотчетных сумм и уплата дополнительных услуг, оказываемых хозяйством своим работникам и сторонним лицам, а также прием и выдача наличных денег по другим причинам, в ОАО «Агроснаб» имеется касса и специальный работник – кассир.

     Кассир  является специально выделенным материально  ответственным лицом, который несёт  полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

     Запрещается передоверять выполнение порученной кассиру  работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь  и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается  исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

     Администрация ОАО «Агроснаб» обязана создавать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

     Для обеспечения сохранности ценностей  в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

     В кассе разрешается иметь минимальные  суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает предприятию лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат депонированию, то есть сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

     Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений предприятия  выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

     Согласно  установленным требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Агроснаб» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

     Движение  денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

     На  субсчете 50-1 «Касса организации» в  Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

     На  субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

     По  дебету субсчета 50-1 отражается поступление  денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Пример отдельных операций по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлен в виде следующих записей:

     1. Поступили деньги в кассу со  специальных счетов в банке:

     дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

     кредит счета 55 «Специальные счета в банках»;

     2. Поступили деньги в кассу с  расчетного счета:

     дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

     кредит  счета 51 «Расчетный счет»;

     3. Оприходованы деньги, полученные  в возврат от подотчетных лиц:

     дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

     кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     4. Поступили деньги в кассу в  порядке краткосрочного кредита:

     дебет счета 50 «Касса»

     кредит  счета 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам».

     По  кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

     1. Внесены деньги из кассы на  погашение задолженности по кредитам:

     дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»

     кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

     2. Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

     дебет счета 51 «Расчетные счета»

     кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

     3. Выдана заработная плата:

     дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

     4. Выданы деньги подотчетным лицам:

     дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

     5. Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные  расходы:

     дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

     кредит  счета 50 «Касса», субсчет 1.

     По  субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при реализации путевок и др.

     Учет  поступления денежных документов и  их списания, как правило, оформляется  выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов на каждый их вид.

     Документом, применяемым в ОАО «Агроснаб» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

     Денежные  средства в кассу предприятия  поступают по следующим каналам:

• со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;
• в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
• в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;
• в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

     Единственным  документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

     Он  подписывается руководителем, главным  бухгалтером кассиром и погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

• На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.
• При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
• При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.
• При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

     Все приходные и расходные кассовые ордера в хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

     Последовательность  обработки и производства записей  по учету денежных средств в кассе схематично можно представить в виде рис.2.1.

     

     Рисунок 2.1 - Схема учета движения денежных средств в кассе ОАО «Агроснаб»