Логистика

 

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

Задание 1

Организация закупок на предприятии 

     Система закупок предприятия решает задачу контроля эффективности распределения затрат на закупки продукции и услуг промышленных предприятий. Принцип работы заключается в независимом поиске поставщиков  с помощью активного подбора альтернативных предложений с элементами конкурентных торгов и технологии проверки надежности контрагентов, путем проведения запроса котировок и получения наилучшего ценового предложения на рынке.  Это позволяет Службе Экономической Безопасности осуществлять оптимальный визуальный и внутренний контроль над всеми проводимыми закупками предприятия. Практически исключается возможность злоупотреблений в области закупочной деятельности или не эффективного расхода средств предприятия.

     Система закупок при внедрении на предприятие  позволяет в любой момент оценить  эффективность закупочной деятельности и выявить недобросовестные операции со стороны служб снабжения.

     Решаемые  задачи

1. Обеспечение оперативного контроля над закупочной деятельностью предприятия
2. Полная отчетность по всей закупочной деятельности за любой временной период
3. Снижение стоимости закупаемой продукции путем организации конкурсных торгов
4. Значительная экономия временных, материальных и человеческих ресурсов по контролю над организацией и проведением закупок
5. Ускорение процесса поиска и выбора поставщиков
6. Проверка поставщика, гарантирующая осуществление сделки
7. Расширение базы проверенных поставщиков
8. Оперативная взаимосвязь службы МТС и Службе Экономической Безопасности

       Схема закупочной  деятельности предприятия  и интеграция в  неё нашей системы.

       Служба Материально-технического  снабжения подает заявку на приобретение продукции. Эта заявка размещается в нашей системе закупщиком. Одновременно Службе Экономической Безопасности видит эту заявку в своем интерфейсе. После этого все поставщики со стороны службы Снабжения уведомляются об этом и вносят свои предварительные минимальные ценовые предложения в виде отсканированных коммерческих предложений или счетов на поставку. Так же сотрудник службы Снабжения, при наличии предложения от поставщика может внести его самостоятельно. Одновременно, с нашей стороны, при помощи инструментов ИА Трейд.су (база из более 450000 проверенных поставщиков, более 100 специалистов) привлекаются дополнительные поставщики, которые готовы сделать альтернативные предложения. В результате происходят торги между поставщиками, выявляется лучшее предложение. Службе Экономической Безопасности следит за прохождением торгов и проверяет победителя. В любое время Службе Экономической Безопасности  может сформировать отчет, по количеству закупок через систему, в котором учитывается эффективность проведения торгов, количество сделок, как с поставщиками службы Снабжения, так и предоставленными нашей системой, при этом идет сравнение с первичными предложениями как наших поставщиков, так и поставщиков службы Снабжения, которые предварительно собираются и фиксируются в системе, что позволит увидеть понижение цены.

     Для контроля актуальности и подлинности  заявок со стороны службы Снабжения, Службе Экономической Безопасности отслеживает обеспечение этих заявок поставками в нужный срок и в достаточном объеме. Это осуществляется путем внесения в систему сканированного счета поставщика по данной продукции и платежного поручения предприятия подтверждающего оплату этого счета. Это позволит скоординировать актуальность заявок службы Снабжения, а так же сроки закупок, и их объем с ценами. Если в должный период закупка не была произведена, то вносятся подробные комментарии от сотрудника службы Снабжения или же Службе Экономической Безопасности, раскрывающие причину отсрочки или же отказа от закупки.

     Таким образом, система «Контроль +» является независимым, высокоэффективным инструментом контроля, путем поиска поставщиков  и получения максимально выгодных предложений.

     Результат внедрения системы:

1. Для руководства: Результатом внедрения нашей системы будет являться наилучшая координация контрольно-закупочной деятельности компании, что позволит сократить денежные затраты на закупки, оптимизировать сроки и объемы закупок, и самое главное, приведет к полной прозрачности всего процесса снабжения предприятия с отчетностью и контролем на любом этапе приобретения продукции.
2. Для Службе Экономической Безопасности: высокоэффективный  инструмент для всеобъемлющего контроля над неэффективными закупками и оперативное устранение этих проблем путем получения оптимального поставщика с наилучшим ценовым предложением с нашей стороны. Удаленный контроль над процессом закупок, от размещения заявки службой Снабжения, до заключения контракта с поставщиком и оплаты его счета. Полная прозрачность на всех стадиях закупки. При этом исключается возможность приобретения продукции, минуя нашу систему. По итогам месяца составляется отчет с подробным описанием всех проведенных закупок, с указанием инициализации поставщика (наш или службы Снабжения), а так же с экономическим эффектом по итогам торгов и запросов котировок.

 

     Таблица 1- Преимущества системы 

 

     Этапы процесса осуществления закупок  потребителем:

   1. Осознание потребности — выявляется  потребность потребителя, которую  можно удовлетворить путем приобретения  продукции.

   2. Общее описание потребности —  указываются основные характеристики  и необходимое количество требуемой продукции

   3. Оценка характеристик продукции  — определяются и выбираются  наилучшие потребительские свойства (характеристики) требуемой продукции.

   4. Поиск поставщиков — покупателю  необходимо выбрать лучших поставщиков.

   5. Запрос предложений — покупатель предлагает поставщикам сделать свои предложения.

   6. Выбор поставщика — покупатель  анализирует поступившие предложения  и выбирает одного или нескольких  поставщиков продукции.

   7. Оформление заказа — процедура  передачи поставщику окончательного заказа. Оговариваются потребительские свойства продукции, необходимое ее количество, желательные сроки поставки, условия возврата, гарантии.

   8. Оценка эффективности деятельности  поставщика — покупатель оценивает,  насколько он удовлетворен работой  поставщика. На основе оценки принимается решение о продлении, изменении или приостановке договора с ним.

     Этапы процесса закупок на предприятии:

   1) Определение масштаба проекта  (определение объема производства  и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей).

   2)  Формирование плана закупок, предварительная  оценка поставщиков. Составляется  список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время:

• на подготовку спецификаций;
• на запросы продавцу;
• на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;
• на утверждение проектной документации поставщика;
• на изготовление и отгрузку к месту получения.

   3)  Разработка предварительного графика  закупки на основании известной  требуемой даты поставки. Для  этого устанавливается дата начала  и завершения той или иной  работы по формированию плана  закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции.

   4)  Размещение объявлений о подаче  предложений.

   5)  Оценка предложения.

   6)  Окончательные переговоры.

   7) Составление документации.

   8)  Поставка и контроль качества.

   9)  Обсуждение спорных вопросов  и гарантийных обязательств.

           Специалисты службы закупок предприятия  отвечают за закупку продукции  в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

     Показатели,   характеризующие  деятельность  службы  закупок предприятия:

1. совокупный торговый оборот;
2. общий объем закупок;
3. закупочные цены на продукцию;
4. средние цены на закупаемую продукцию;
5. размеры отдельных (единичных) закупок;
6. затраты на оформление и передачу заказов на поставку;
7. количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);
8. количество договоров на поставку;
9. количество сотрудников службы закупок;
10. количество поставщиков;
11. условия платежа;
12. условия поставки;
13. аккуратность поставок;
14. количество поставок за определенный период времени;
15. срок поставок;
16. надежность поставок.

     Операции, осуществляемые в рамках функции  закупок:

• анализ рынка;
• изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;
• получение и оценка предложения поставщика;
• выбор поставщика;
• согласование стоимости обслуживания и заключение договора;
• проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;
• проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;
• размещение заказа;
• делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;
• установление единой политики в отношениях с поставщиками;
• выработка методов учета продукции;
• сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;
• ускорение оплаты продукции;
• экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;
• поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;
• отбор, классификация и анализ данных, необходим! тх лля поиска альтернативного вида продукции;
• прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;
• анализ ценности и возможностей поставщика;
• разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.