Управление офисом

Управление  офисом.

      Управление  офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем  ведения современного бизнеса и  организации в нем управленческих процессов.

      Офис  – особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и других сферах.

     Продукт управленческого труда – принятие решений.

     Предмет управленческого труда – управленческий процесс (как организовать процесс???).

     Отличительная черта управленческого труда  – она базируется на информации.

     Специфика управленческого труда – не создает  материальных благ.

     Труд  по управлению – целесообразная деятельность управленческих работников направленная на осуществление процесса управления.

     Содержание  управленческого труда – совокупность действий управленческих работников по реализации функций управления.

     Управление  – непрерывный процесс воздействия  на объект управления. Для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов.

     Задачи  руководителя:

     - КАК ВНЕДРИТЬ НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ?

     - КАК ВЫПУСКАТЬ КОНКУРЕНТНО СПОСОБНЫЙ  ТОВАР?

     - КАК ОБЕСПЕЧИТЬ КАЧЕСТВО?

     - РЕШЕНИЕ КОМПЛЕКСНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ  МЕР

     - ПОИСК НОВЫХ МЕТОДОВ СТИМУЛИРОВАНИЯ  ТРУДА

      - ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ  ЦЕЛЕЙ  УПРАВЛЕНИЯ

      - РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНЫХ ПЛАНОВ  И ИХ ДОСТИЖЕНИЕ

      - КОРДИНАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ С ДРУГИМИ  КОМПАНИЯМИ

      - ПОСТОЯННОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ  СТРУКТУРЫ

      - ОПТИМИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

      - ПОИСК ЭФФЕКТИВНЫХ СТИЛЕЙ РУКОВОДСТВА

      - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МОТИВАЦИИ

Культура  организации.

      Культура  организаций – комплекс правил, традиций, ритуалов, символов с которыми связана вся деятельность компании и должны постоянно совершенствоваться. > каждый человек должен обладать «фирменным патриотизмом». > искусство управления.(1% в состоянии работать в условиях рынка)

Д/З  сообщение о «проблемах управления офисом»  и «ит Стратегии»  

Структура бизнеса и субъекты управления.

      Основа  предпринимательского бизнеса –  частная собственность.

Современные формы негосударственной  собственности.

Частная собственность

 

Компоненты предпринимательского бизнеса.

 

Типы  предпринимательских  фирм.

1. Предприятие – учреждение в форме: фабрики, фермы, шахты, магазины и т.д. выполняющих одну или несколько специфических функций по производству и реализации товаров (услуг).

 

2. Фирма – организация, которая владеет этими предприятиями и ведет на них хозяйственную деятельность. Внутри фирмы предприятия могут быть объединениями горизонтального, вертикального типов или конгломератами.

      Горизонтальный  тип – фирма владеющая сетью  магазинов розничной торговли –  образцы горизонтального типа (все предприятия находятся на одной стадии (продажа).)

      Промышленные  фирмы владеющие предприятиями  занятыми на различных стадиях производства представляют собой вертикальные (комбинирование предприятий).

      Конгломераты – охватывают предприятия, функционирующие в различных отраслях.

3. Отрасль – группа фирм, производящих (реализующих) одинаковую или подобную продукцию.

      Выделяют частные фирмы, коллективные предприятия с неограниченной ответственностью, государственные, и муниципальные, ООО, объединения предприятий, филиалы, и представительства фирм.

 ДЗ должностная инструкция ОФИС МЕНЕДЖЕРА

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Специфика деятельности офиса. Виды офисных работ. Роль руководителя офиса.

Руководитель  – управляющий,  директор, менеджер, администратор .

Руководитель  офиса является профессиональный администратором с преобладанием информационных функций. Его должность подразумевает прежде всего, коммуникации и документирования.

Офис-менеджеры:

- руководитель  класса  А – площадь 5000м²  и 400 человек.

Офис менеджер подчинятся генеральному директору. 

Профессиональные  качества офис-менеджера.

Общие требования:

1. Опыт работы по данной специальности, высшие образование по профилю предприятия или техническое образование.
2. Знание разговорного иностранного языка
3. Информационная компетенция
4. Знание законодательства и нормативно-правовых актов
5. Деятельность по управлению персоналом
6. Знание рыночной экономики, предпринимательства и бизнеса
7. Коммерческие условия, соглашения, договоры, контракты
8. Знание основ социологи, психологии, мотивации труда, основ делопроизводства и эдо.
9. Знание порядка планирования, проектирования и технологии работы

Минимальные требования:

1.Опыт, образование и языки (ООЯ) 

Дополнительные  требования:

1.Опыт административно-хозяйственной работы (АХЧ) или опыт работы с персоналом

2.Дополнительное образование 

Специальные требования:

1.Специфика деятельности предприятия

2. владение методами  руководства 

3. Умение водить  автомобиль, эксплуатация техники  и всей вспомогательной техники 

Деловые качества:

1. Организаторские способности
2. Деловая коммуникация
3. Профессиональный этикет
4. Организационное поведение, корпоративная культура
5. Ответственность, хорошая память и аналитический склад ума
6. Высокая работоспособность
7. Обучаемость
8. Профессиональная интуиция
9. Настойчивость и оптимизм
10. Выполнение дрес-кода
11. Культура речи, контроль расхода бюджета, умение закупать всё необходимое, знать структуру цен.

 

Компетенция руководителей офиса

Главная цель руководителя офиса- эффективность, которая напрявлена на эффективность предприятия в  целом.

Задачи:

1.Закупки

2.пропускной  режим

3. интернет, телефон

4. управление  зданием

5. ремонт оборудования

6. Условия работы

7. обеспечение  функционирования рабочих мест

8. оперативное  организационное обеспечение сотрудников

9. подбор персонала

10. кадровый учёт

11. !!! создание  благоприятного микроклимата в  коллективе

12. предупреждение  и профилактика конфликтов

13. ведение деловых  переговоров

14. физическая  безопасности сотрудников и сохранность  материальных ценностей 

Функции руководителя офиса 
 

1. Административный                                            2.  Обеспечивающий              

Функциональный  блок                                           функциональный блок    

1. Административная(организационно управленческая и координационная)

Регулятивная( планово-отчетная)

Контрольная (оценочная и учётная деятельность)

2. Информационная (коммуникационная и документационная)

Маркетинговая (экономическая и кризисное реагирование)

Хозяйственная (организация жизнеобеспечивания офиса  и финансовое и материальное обеспечивание). 

Управление  персоналом:

1. Планирование
2. Организация
3. Мотивация
4. Контроль

 

Офис – служба, отдел, обеспечивающая организационную  работу по представительству компании  и ведению делопроизводства. 

Норма сегодняшнего дня – «управление вприглядку».

Менеджер отслеживает  повышение квалификации, организует обучение.

В традиционном офисе используют ЭОД – электронный  обмен данными.

Виртуальный офис – это среда в которой сотрудники фирмы используют множество виртуальных  устройств (информационную супермагистраль) и выходя за пределы временных  и пространственных ограничений  достигает высокопроизводительного  обмена знаниями и данным.

Настоящая цель работника виртуального офиса –  не деньги, не успех, а общественное признание.

Характеристики  виртуального офиса :

1.человеческий капитал

1. пользователь
2. Разработчики
3. Обучение создание командной среды
4. Роль руководства

2. технология

1. передовые направление
2. упрощенные решении
3. программные инструменты и разработка программ
4. аппаратное обеспечение (серверы-менеджеры системы)
5. стандарты
6. проведение технологических исследований и разработки

3. телекоммуникации

1. внутренняя среда (компьютерная сеть)
2. внешняя среда
3. связи с внешним миром

4. регулирование и правительственное вмешательство

5. новая культура ( Артур Андерсен – консультационный бизнес).

Макдональдс – маркетинг.

Nike – проектирование, маркетинг и распространение. 

 

Офис  в современной системе управления. 

Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определённой последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определённо базируется на операциях, имеющих в своей основе ораганизационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные  и контрольно-оценочные  действия, свойственные, как правило, труду  руководителя.