Управление коммуникациями

Министерство  просвещения ПМР             

Приднестровский государственный  университет

им. Т.Г. Шевченко

Кафедра «Социально-экономических  дисциплин»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «Организационное поведение»

ВАРИАНТ № 26 
 

                                                Выполнила: студентка 4курса        З/О, специальность «Менеджмент организации»,

 Мойсеенко Т.В.

Проверил: ст.преподаватель

Вычужин В.А. 
 
 

г. Рыбница 2009г.

 
 

     Контрольная работа № 26

1. Управление коммуникациями  в рамках предприятия.

2. Мотивационные побуждения  человека.

1. Управление коммуникациями в рамках предприятия

 

   По общему признанию, коммуникации  имеют  огромное  значение  для  успеха деятельности  предприятий   и   представляют   одну   из   сложных   проблем менеджмента. По существу это своего  рода  «кровеносная   система»   единого организма фирмы. Эффективно  работающими  руководителями  считают  тех,  кто эффективен  в  коммуникациях.   Менеджеры  должны  в  совершенстве   владеть искусством коммуникации, так  как,  образно  говоря,  они  выполняют  работу «чужими руками».

  Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных  компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных  связей  и  взаимодействий зависит будущее  не  только  предприятия,  как  хозяйствующего  субъекта  на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а  на  глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются

те или иные проблемы развития, применяет  методы  поощрения  за  инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения,  пусть даже не совпадающего с мнением  руководства,  то  в  этом  случае  персоналу легко работать на данном предприятии.  Люди  осознают  в  этом  случае  свою значимость и стараются использовать весь  свой  потенциал  и  интеллект  для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники  уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на  собрании, внести  какие-то  идеи,  за  которые  они  будут  морально   и   материально вознаграждены.   Таким   предприятиям   легче   вынести   экономические    и политические кризисы в стране, т.  к.  в  сплоченном  коллективе  сотрудники будут помогать друг другу, пережить трудности.

  Все это уже давно осознали зарубежные и многие  отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как  приобрести  навыки  и  умение управлять  коммуникативными  процессами?  -  вот  главные  вопросы,  которые беспокоят современных руководителей.

      В переводе с английского communicate значит «передавать», «сообщать». Исходя из этого, коммуникация представляет собой процесс передачи информации, опыта и сведений от одного человека другому. Процесс коммуникации, или общение, предполагает, что менеджер, прежде всего, делиться информацией. Коммуникации позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты, поэтому коммуникация имеет большое значение для эффективного функционирования предприятия.

  Цели коммуникаций:

. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и  объектами управления.

. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

. Создание информационных каналов для обмена информацией  между отдельными  сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

.  Регулирование  и  рационализация  информационных  потоков.  Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

  Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

• формальные или официальные. Данные Коммуникации  определяются  политикой, правилами,   должностными   инструкциями    определенной    организации    и осуществляются по формальным каналам;
• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации;  они  осуществляются  согласно  установившейся  системе  личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам  неформальных  коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые  меры  по  наказаниям за опоздание, изменение в  структуре  организации,  грядущие  перемещения  и повышения,  подробное  изложение  спора  двух  руководителей  на   последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

  Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

1. внешние;
2. внутренние.

     Внешние коммуникации – представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой. Такой обмен позволяет предприятию знать потребности потенциальных покупателей, анализировать деятельность посредников и конкурентов, а также отслеживать новые технологии, изменения в науке. От организации коммуникации зависит эффективность работы фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии, и чем она достовернее, тем продуктивнее работает.

     Внутренние коммуникации - это обмен информацией, происходящий внутри фирмы, между её структурными подразделениями. Различают два вида внутренних коммуникаций: вертикальные и горизонтальные. Горизонтальные коммуникации – это процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу. Горизонтальные коммуникации осуществляются с целью обмена результатами работы, опытом и навыками.

     Вертикальные коммуникации – это обмен информацией между сотрудниками разных рангов (между руководителями и подчиненными).

     Вертикальные коммуникации бывают нисходящие и восходящие.

     Восходящие – представляют собой процесс передачи информации от подчиненных к руководителю в виде отчетов о деятельности структурного подразделения, комплексных планов и рационализаторских предложений.

     Нисходящие коммуникации – это передача информации от руководителя к подчиненным в виде каких-либо указаний, приказов.

     Межличностные коммуникации делят также на:

       вербальные (словесные);

       невербальные,    призванные осуществить      обмен      информацией

без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не  обязательно исключают  друг  друга.  Как  правило,  интерпретация  получателем  послания строится не только на  словах,  но  и  на  таких  элементах,  как  жесты  и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

     Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все  
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его  
деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия  
передаваемой информации.

Процесс коммуникации, возможно, осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи - средство передачи информации.

Получатель - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

Формулировка  идеи и отбор информации -- Кодирование информации и формирование сообщения  -- Выбор канала связи и передача сообщения -- Декодирование сообщения и восприятие информации -- Интерпретация сообщения и формирование ответа на него -- Передача ответа отправителю --

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или  даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель, и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму - задача следующего этапа.

2. Кодирование информации  и формирование  сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала связи  и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.

Если  канал связи непригоден для физического  воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или  затруднена. Так, например, вряд ли можно  получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только пись-менными сообщениями.

Выбрав  канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей час-то лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование и  восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают раз- личного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние  шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Ме-неджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.