Управление качеством

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования

     ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

 

Кафедра управления качеством

 
 
 

О Т Ч Е Т

о прохождении учебной (производственной) практики

 
 
 
 
 
 

г. Владивосток

2009

ДНЕВНИК

практиканта о выполненной  работе

 
 

 

Введение

      Целью данной производственной практики являлось получение практических навыков  по разработке и внедрению системы менеджмента качества (СМК), проведение анализа существующей системы и разработка предложений по совершенствованию деятельности.

    В августе 1993 года начиналась история  страховой компании ООО «Дальстар», которой суждено было превратиться в один из крупнейших холдингов Приморья. Благодаря добросовестному отношению к делу  и вниманию к интересам потребителей  за 16 лет из одной страховой компании выросла целая группа  предприятий, которые сегодня составляют Финансовый Холдинг «Дальстар»  и включает в себя финансовые и торговые направления.

    В 1993 году на базе Морского рыбного порта была создана страховая компания для страхования груза, которая сегодня является одним из лидеров на страховом рынке Приморья и в 2009 году отмечает 16-летие своей деятельности. Сегодня «Дальстар» предлагает  клиентам более 50 страховых программ, наиболее востребованных на страховом рынке.

    Страховая компания «Дальстар» 16 лет работает на страховом рынке Приморья. Это годы стабильной и надежной работы, безупречного выполнения обязательств перед своими клиентами. Им доверяют долее 5000 предприятий и более 50000 граждан.

    Компания  «Дальстар» располагает собственной  сетью представительств в г. Находка, Фокино, Большой Камень, Артем, Уссурийск, Зарубино, Кавалерово, Спасск-Дальний, Дальнереченск и др.

    Компания  работает на рынке с 1993 года, входит в первую тройку региональных компаний, является членом союза страховщиков «Урало-Сибирское Соглашение», Члены Соглашения работают, как бизнес-группа.

    План  компании на 2007-2008 год - переработать систему качества, установить жесткое распределение обязанностей, улучшить работу службы претензионного отдела. 

    Схема организационной структуры представлена в приложении А.

      1 Документационное обеспечение управления

           ООО «Дальстар» является юридическим лицом, имеет различные средства индустриализации (печать, штамп, эмблема, бланки с фирменным наименованием).Основными видами документов являются входящие и исходящие документы: акты, свидетельства, приказы. Документация делится на бухгалтерскую, юридическую и электронную. Законодательная база для предприятия представлена в приложении Б.

     Деятельность  предприятия включает  в себя внутренние, входящие и исходящие документы. Для их регистрации ведутся журналы входящих и исходящих документов. Формы журналов представлены в таблицах 2 и 3.

 
 

      Рисунок 1 – Шапка журнала для входящей документации

 
 

     Рисунок 2 – Шапка журнала для исходящей документации

     При регистрации документов на предприятии  должны выполняться следующие правила:

          1) каждый документ регистрируется только один раз

     2) все документы регистрируются только в одном месте

     3) все документы регистрируются  по единой форме, принятой на  предприятии

     По  тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

      1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Схему распределения потока входящих документов можно увидеть на рисунке 3:

     Рисунок 3 - Схема распределения потока входящих документов

 

     Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

     1. После вскрытия конверта секретарь  производит предварительное рассмотрение  письма, на основании которого  он принимает решение направить  документ руководителю. (Конверты  с пометкой "лично" не вскрываются).                                                                                                                                                   С    2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

          3. Секретарь передает письмо руководителю.

          4. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

         5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

        6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

       7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

      

       2.   Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

      Этапы обработки внутренних документов зависят  от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки

      1.  Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

      2. Затем приказы, при необходимости,  согласовываются с юридической  службой предприятия.

3. Согласованные  приказы подписываются руководителем.                      4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются в структурные подразделения для исполнения.

 

       3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

       Этапы обработки исходящих документов

       1. Исходящий документ готовится  исполнителем в подразделении  (составляется и согласовывается  проект документа). Чаще всего  исходящий документ исполнителем  и оформляется, а секретарь  проверяет правильность оформления.

          2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

          3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

         4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

        5.   Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

      Структура документации представлена на рисунке 4.