Управление формальными коммуникациями в государственном аппарате

     Содержание

     Введение………………………………………………………………………….3

1. Понятие коммуникации……………………………………………………...5
2. Формальные коммуникации…………………………………………………9
3. Управление коммуникациями………………………………………………10
4. Управление формальными коммуникациями в государственном аппарате………………………………………………………………………15

     Заключение………………………………………………………………………17

     Список  литературы……………………………………………………………...18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Согласно  исследованиям руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     Тема  коммуникаций актуальна так, как  они имеют огромное значение для  успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых  разных компаний, обмен информацией  представляет одну из самых сложных  проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения  проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более  эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они  представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Коммуникации  в нашем быстро меняющемся мире являются основным компонентом успешной работы менеджера. Применение компьютерной техники  существенно повысило оперативность  работы любой организации. Сокращается  время доступа к информации, время  реакции руководства на изменение  составляющих рынка. В настоящее  время наблюдается тенденция  к созданию так называемых интегрированных  пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие коммуникации

     По  общему признанию, коммуникации  имеют  огромное  значение  для  успеха деятельности  предприятий   и   представляют   одну   из   сложных   проблем менеджмента. По существу это своего  рода  «кровеносная   система»   единого организма фирмы. Эффективно  работающими  руководителями  считают  тех,  кто эффективен  в  коммуникациях.   Менеджеры  должны  в  совершенстве   владеть искусством коммуникации, так  как,  образно  говоря,  они  выполняют  работу «чужими руками».

       Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в  мощных  компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных  связей  и  взаимодействий зависит будущее  не  только  предприятия,  как  хозяйствующего  субъекта  на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а  на  глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     Опыт  как  Российских,   так   и   зарубежных   компаний   показывает,   что эффективность  коммуникаций  зависит,  прежде  всего,  от   психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод  «кнута  и  палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а  следствием  этого  - плохая  производительность  труда,  высокая  текучесть  кадров,   отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти  факты  не  могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и  в  конечном  итоге даже банкротству.

       Однако если руководитель проводит  собрания в коллективе, где   обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет  методы  поощрения  за  инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения,  пусть даже не совпадающего с мнением  руководства,  то  в  этом  случае  персоналу легко работать на данном предприятии.  Люди  осознают  в  этом  случае  свою значимость и стараются использовать весь  свой  потенциал  и  интеллект  для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники  уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на  собрании, внести  какие-то  идеи,  за  которые  они  будут  морально   и   материально  вознаграждены.   Таким   предприятиям   легче   вынести   экономические    и политические кризисы в стране, т.  к.  в  сплоченном  коллективе  сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

     Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и  отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация  может осуществляться посредством  разнообразных форм, а, прежде всего  — при помощи разнообразных контактов  членов организации — в процессе коммуникации. Практически все, что  совершается в организации, имеет  прямую или косвенную связь с  коммуникативными процессами, таким  образом, они являются значимым средством  обеспечения целостности и функционирования организации.

     Управление  в любой организации реализовывается  через людей, сотрудников. Одним  из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении  информация. Используя и передавая  те или иные данные, а также получая  обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера  передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие  в ее разрешении.

     В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать  отдельные личности, группы и даже целые организации.

     Коммуникационный  процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

     Коммуникация (от лат. communicatio — «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле — обмен  информацией между индивидами посредством  общей системы символов.

     Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

     Коммуникация  — в механистическом подходе  — однонаправленный процесс кодирования  и передачи информации от источника  и приема информации получателем  сообщения.

     Коммуникация  — в деятельностном подходе —  совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

     Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть  понятие коммуникации с позиции  следующих аспектов.

     С одной стороны, коммуникация — это  общественное явление, процесс, который  имеет место в организационной  системе на всех иерархических уровнях  и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

     С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

     И, наконец, коммуникация — это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного  регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

     Представленные  позиции понятия коммуникации включают в себя два понятийных аспекта: нормативно-организационный  и субъектно-психологический.

     Нормативно-организационный  подход связан с объективными организационными формами коммуникации, представлениями  о ее оптимальной реализации и  объединен системой эффективного коммуникационного  процесса.

     Субъектно-психологический  подход к коммуникации в организации  направлен на раскрытие психологических характеристик участников коммуникации (коммуникантов). Он выявляет значимые черты коммуникационного процесса, в том числе и те, которые являются для него барьерами.

     Психологическая специфика коммуникации как функции  управления многозначна и раскрывается с различных сторон:

     1) коммуникативное поведение руководителя (менеджера);

     2) коммуникативные явления в работе  руководителя (менеджера);

     3) коммуникативные процессы, связанные  с деятельностью руководителя (менеджера).

     Основная  цель коммуникации заключается в  достижении от принимающей стороны  точного понимания отправленного  сообщения.

     Коммуникации  в широком смысле слова рассматриваются  как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью  символов.

     Коммуникации  в социальном контексте — это  процесс обмена информацией и  передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

     Все виды управленческой деятельности в  рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация — различные, но связанные между  собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как  это передается. Для того чтобы  коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. 
 
 
 

2. Формальные  коммуникации

     Формальные  коммуникации отражают связи, необходимые  для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного  сообщения. Письменные сообщения имеют  определенные преимущества. Они могут  быть сохранены как записи и источники  ссылок, они часто более тщательно  сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время  и деньги. Они используются для  осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных  схем и правил, составления уставов  корпораций и других юридических  документов, для убликации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений  печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Письменные сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными и  точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным. Письменные коммуникации имеют еще  одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

     Формальный  коммуникации, осуществляемые между  элементами формальной структуры организации: межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель-подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Обычно средством  осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь. 
 
 
 

3. Управление  коммуникацией

     ^{Коммуникация  – это функция  управления, позволяющая  при помощи правильно  организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия  и их взаимодействие («нервная система»).}

     Коммуникации  по своему содержанию представляют собой  обмен информацией. Такой информобмен  может быть единичным и случайным, повторяющимся, систематическим. Для  осуществления коммуникаций обязательно  наличие хотя бы двух субъектов. На практике коммуникации в основном проявляются  в диалогах между отдельными людьми, группами людей. Тем не менее, наиболее существенная часть коммуникаций скрыта под покрывалом систем информобмена в организации, что само по себе представляет сложный пространственно-временной  процесс, находящийся в непрерывном  движении и развитии.