Управленческие решения

     ВВЕДЕНИЕ

      В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

     В сущности, вся данная работа посвящена особенности оформления управленческих документов. Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003¹ надписей на организационно-распорядительных документах. 
 
 
 
 
 
 
 

     ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

     РЕШЕНИЙ

     Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в  соответствии с ГОСТом Р 51141-98² употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

     Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи  с изменением организационно-технической  основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию  благодаря активному внедрению  в сферу работы с документами  средств вычислительной техники  и появлению новых информационных технологий.

     Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

     Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами:

     01 – Государственный  герб Российской  Федерации;

     02 – герб субъекта  Российской Федерации;

     03 – эмблема организации  или товарный знак (знак  обслуживания);

     04 – код организации;

     05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

     06 – идентификационный  номер налогоплательщика  / код причины

     постановки  на учет (ИНН/КПП);

     07 – код формы  документа;

     08 – наименование  организации;

     09 – справочные  данные об организации;

     10 – наименование  вида документа;

     11 – дата документа;

     12 – регистрационный  номер документа;

     13 – ссылка на  регистрационный  номер и дату  документа;

     14 – место составления  или издания документа;

     15 – адресат;

     16 – гриф утверждения  документа;

     17 – резолюция;

     18 – заголовок к  тексту;

     19 – отметка о  контроле;

     20 – текст документа;

     21 – отметка о  наличии приложения;

     22 – подпись;

     23 – гриф согласования  документа;

     24 – визы согласования  документа;

     25 – оттиск печати;

     26 – отметка о  заверении копии;

     27 – отметка об  исполнителе;

     28 – отметка об  исполнении документа  и направлении  его в дело;

     29 – отметка о  поступлении документа  в организации;

     30 – идентификатор  электронной копии  документа³.

     Государственный герб Российской Федерации (01). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

     Герб  субъекта Российской Федерации (02). Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.

     Эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания) (03). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах⁴.

     Код организации (04). Код по ОКПО – Общероссийскому классификатору организаций и предприятий – имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

     Основной  государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица (05). Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП (06). Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     Код формы документа (07). Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

     Наименование  организации (08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

     Если  организация подведомственна (подчинена) одновременно не скольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное  подчинение – министерству и местным  органам власти, то в документе  указывают только наименование местных  органов власти.

     Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

     Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка⁵.

     Справочные  данные об организации (09). Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

     Наименование  вида документа (10). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

     Дата (11). Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

     Дата  в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003.В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

     Регистрационный номер документа (12). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

     Ссылка  на регистрационный  номер и дату документа (13). Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09.2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

     Место составления или  издания документа (14). Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского района Омской области. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным.