3 Глава. Управленческая отчетность и ее анализ.

      3.1. Формы внутренних отчетов.

      На  основе внутренней отчетности принимаются  решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь  является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения  и претворения его в управляющие  действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис.4).

        

      Рис. 3. – Классификационные признаки форм внутренней отчетности. 

      По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

      Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

      Тематические  отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

      Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.

      По  уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

      Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

      Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

      Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

      Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. Ниже приведены отчеты предприятия ЗАО «Актив» об издержках для разных уровней управления.

Таблица 1 - Месячный отчет вице-президента по производству

Таблица 2 - Месячный отчет начальника 1-го цеха.

 

Таблица 3 - Месячный отчет мастера штамповочного участка.

 

      По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

      По  данным таблицы проведем факторный  анализ изменения себестоимости  продукции , используя балансовый прием. Балансовый прием позволяет измерить влияние на результативный показатель аддитивно связанных с ним факторов.

      При использовании этого приема, руководствуясь аналитической формулой, составляют балансы базовых и отчетных величин, а также отклонения от плана по каждому фактору.

      По  данным таблицы видно, что себестоимость в данном отчетном периоде увеличилась на 3070 руб.

      Аналитическая формула будет иметь вид:

      СП= МО+ПОТ+СИ+ООП+ВМ+ПИ, где:

      СП- себестоимость продукции;

      МО- материалы основные;

      ПОТ- прямая оплата труда;

      СИ- спец инструменты;

      ООП- оплата обслуживающего персонала;

      ВМ- вспомогательные материалы;

      ПИ- прочие издержки.

Таким образом из таблицы видно, что  фактические издержки за данный отчетный период превысили плановые, за исключением  издержек на содержание специальных  инструментов. Превышение фактических  издержек над плановыми привело к увеличению себестоимости продукции в данном отчетном периоде. Уменьшение издержек на содержание специальных инструментов привело к уменьшению себестоимости продукции в отчетном периоде на 1100 руб.

      Итоговые  отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

      Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

      Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

      Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

      Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

      Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

      Пример  внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны, за девять месяцев 2009 г. приведен в табл.4. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3.2. Обратная связь в системе оперативного управления.

      Обратная  связь представляет собой процесс информирования заинтересованных руководителей о соответствии фактических результатов деятельности ожидаемым или желаемым. Информация обратной связи, как правило, проходит через систему внутренней управленческой отчетности, которая является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контроля организации.

      Значение  обратной связи, а, следовательно, внутренней управленческой отчетности подтверждается следующими соображениями, почерпнутыми из практики:

      1) чем в большей степени руководитель  ориентирован на достижение результатов, а в этом и заключается основная цель управленческого учета, тем в большей степени он нуждается в обратной связи через внутреннюю отчетность, информирующую его об эффективности деятельности центра ответственности;

      2) чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результатов, тем меньше времени он уделяет бумажной рутине, изучению необработанных или слабо обработанных данных: ему нужен минимальный объем систематизированных данных, на основе которых он сможет принимать правильные решения;

      3) чем в большей степени руководитель  пытается осуществить контроль  действий своих подчиненных, тем  более согласованнее должны быть  цели и планирование результатов  их работы, так как информации  обратной связи об их фактической  деятельности недостаточно для контроля, и внутренняя управленческая отчетность должна отражать отклонения от ожидаемых результатов;