Совершенствование кадрового обеспечения системы управления персоналом на предприятии

В данной таблице  видно, что преобладающее количество рабочих сочетается с маленьким  числом специалистов, т.е. на предприятии явно ощущается нехватка хорошо подготовленных и высококвалифицированных специалистов в области полиграфии. Кроме того, обнаруживается тенденция к «устареванию» специалистов на данном предприятии: с каждым годом их количество постепенно уменьшается и увеличивается возраст. В «ИРТ» самым большим возрастом характеризуются именно специалисты.  
Также в данной таблице видно, что текучесть кадров на предприятии достаточно низкая, общая численность кадров на предприятии изменяется плавными темпами, проявляется склонность к сокращению численности персонала: за период 2006 – 2008 гг. численность со 157 чел. Сократилась на 1,9%, т.е. на 7 человек. Возрастная структура специалистов может быть определена тем, что в Удмуртской республике достаточно мало специалистов, связанных с полиграфической деятельностью (в республиканских вузах отсутствует подготовка по данному направлению), поэтому почти всю свою трудовую деятельность люди работают на одном месте. Что касается карьерного роста, то в типографии он практически отсутствует, т.е. в основном люди работают в течение многих лет на той должности, на которую когда-то были приняты.  
Для анализа тех или иных структурных подразделений используется структура аппарата управления предприятия.  
Рисунок 1. Структура аппарата управления ОАО «ИРТ».  

 

Из рисунка  видно, что на предприятии существует линейная структура аппарата управления.  
Это наиболее прямой и непосредственный тип отношений распорядительства—подчинения. Он характеризуется полной ответственностью руководителя за результаты деятельности его подчиненных и соответственно его наиболее широкими прямыми полномочиями по изданию приказов и распоряжений, касающихся как целей и задач, которые ставятся перед подчиненными, так и их действий, направленных на достижение этих целей и задач.  
Отношения этого типа, как видно из рисунка, сопровождаются вертикальными связями.  
Данная структура аппарата управления имеет свои положительные и отрицательные стороны. Преимущество данной структуры - ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом и исполнителями.  
Недостатки можно выделить такие:  
·                   несоответствия между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений;  
·                   превышение норм управляемости у директоров и их заместителей, в частности у директора;  
·                   формирование нерациональных информационных потоков;  
·                   слабые связи между функциональными подразделениями;  
·                   отсутствие необходимых нормативных и регламентирующих документов.  
Все отрицательные черты данной структуры управления существуют и в «ИРТ», на предприятии четкость распределения функций между руководящим персоналом и исполнителями представляет собой единоличное управление директора и принятие решений исключительно по собственному мнению и желанию. Крайне важно правильно понимать линейную структуру, так как если все решения будут приниматься директором, особенно при его не очень обширных знаниях и не высокой квалификации, такое положение может привести к серьезным последствиям для предприятия.  
Во многих российских организациях, в т.ч. в «ИРТ» система управления персоналом имеется низкий организационный статус, слабости в профессиональном отношении. Из-за этого не выполняется целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы, и, соответственно, работы всего предприятия в целом.  
Важнейшими задачами для решения являются: социально-психологическая диагностика; анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководства; управление производственными и социальными конфликтами и стрессами; информационное обеспечение системы кадрового управления; управление занятостью; оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров; планирование и контроль деловой карьеры; профессиональная и социально-психологическая адаптация работников; управление трудовой мотивацией; правовые вопросы трудовых отношений; психофизиология, эргономика и эстетика труда. В условиях современной рыночной системы данные задачи должны стоять для организации на первом плане. На каждом предприятии система управления персоналом должна состоять из высококвалифицированных работников и выполнять надлежащие функции.  
Необходимо понимать всю важность существования полноценной системы управления кадрами и наличие в ней высококвалифицированных специалистов. Что касается «ИРТ» - отдел кадров в типографии находится в весьма плачевном состоянии, его по сути просто нет. Состоит отдел из 1 человека (женщины), находящегося в должности инспектора по кадрам на полставки по совместительству. Основной род деятельности этого человека – секретарь. Должность секретаря сотрудник получил в результате сокращения рабочих мест в наборном цехе. Во время сокращения в наборном цехе была свободна ставка секретаря и менеджера по персоналу. Сотруднику отдела кадров 47 лет, образование среднеспециальное – секретарь-референт. Обязанности менеджера по кадрам в «ИРТ» следующие:  
·                   по приказу директора менеджер размещает объявления в газете «Работа для вас» о вакантных должностях;  
·                   выдает направление на медицинский осмотр;  
·                   заводит и оформляет личные карточки сотрудников;  
·                   оформляет записи в трудовых книжках сотрудников и их личных медицинских полисах.  
Собеседования и отбор проводятся исключительно директором типографии, принимаются новые сотрудники на основании семейного положения (семейные люди приветствуются) и личной симпатии директора.  
Данные обязанности инспектора по персоналу из огромного спектра ограничиваются лишь в какой-то степени подбором, наймом персонала и ведением документов.  
 В качестве характеристики можно привести должностную инструкцию инспектора по персоналу, утвержденную в «ИРТ»:  
Обязанности:  
1.                осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя типографии, определяет причины несвоевременного исполнения поручений. Информирует руководителя типографии о состоянии их выполнения.  
2.                ведет учет личного состава типографии, ее подразделений  
3.                оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора типографии  
4.                формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью  
5.                участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам  
6.                подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям  
7.                заполняет и обеспечивает хранение трудовых книжек, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников  
8.                ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков  
9.                изучает движение и причины текучести кадров, разрабатывает мероприятия по их устранению  
10.           подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего характера к сдаче и на хранение в архив  
11.           проверяет соответствие подготавливаемых в типографии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются  
12.           осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях типографии и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка  
13.           составляет установленную отчетность  
14.           контролирует проведение медицинского осмотра вновь поступивших, проводит вводный инструктаж или направляет работников на инструктаж к специалистам типографии  
Права:  
Инспектор по кадрам имеет право: пользоваться всеми правами, предоставленными работнику коллективным договором, другими внутренними нормативными актами, в т.ч.  
- требовать от цехов и отделов типографии своевременной подачи заявок о потребности в кадрах  
- требовать от цехов и отделов типографии своевременной подачи графиков отпусков и других необходимых документов.  
Ответственность:  
1.                инспектор по кадрам несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных на него данной должностной инструкцией обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка, режима коммерческой тайны в деятельности типографии.  
2.                ответственность за совершенное правонарушение, неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих обязанностей, указаний директора наступает в случае и порядке, предусмотренном действующим законодательством, внутренними нормативными документами. 

 
Качественная характеристика инспектора по кадрам достаточно низкая. Человек не имеет необходимого для этой должности образования, его образование (секретарь-референт) никак не относится к должности инспектора по персоналу. Отсутствие надлежащего образования говорит о том, что человек не знает большей части того, что должен знать специалист по кадровому обеспечению, в результате он не в состоянии правильно, рационально и эффективно управлять кадрами, что крайне отрицательно влияет на состояние предприятия.  
Менеджер по персоналу в «ИРТ» практически не имеет каких-либо должностных обязанностей (даже не смотря на обязанности, утвержденные в должностной инструкции):  
·                   им не проводится организация работы с персоналом в соответствии с целями развития предприятия, что не позволяет предприятию эффективно использовать профессионализм своих сотрудников и извлекать из их труда максимум эффекта;  
·                   не занимается обеспечением укомплектования предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификаций;  
·                   не определяет потребность в персонале на предприятии;  
·                   не участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;  
·                    не организует обучение, подготовку и переподготовку персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры, повышение квалификации и деловой карьеры на предприятии практически отсутствует;  
·                    не участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий или поощрений, а также увольнения работников, это делает директор;  
·                   не принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов, все развитие на предприятии идет своим чередом, этим не занимается даже директор;  
·                   лишь частично ведет составление и оформление документации;  
Требования к квалификации для данной должности не соблюдаются, человек не обладает надлежащими знаниями компетентностью, квалификацией.  
Глава 3. Проектная часть  
В соответствии с проведенным анализом кадрового обеспечения системы управления персоналом мною были разработаны следующие рекомендации по развитию кадрового обеспечения системы управления персоналом для Ижевской республиканской типографии.  
Успешная деятельность любого предприятия зависит от высокой результативности совместного и сплоченного труда занятых в ней работников, от их квалификации, профессиональной подготовки и уровня образования. На предприятии должна быть деятельность социальной направленности, чтобы разнообразить и обогатить содержание трудовой деятельности, более полно использовать интеллектуальный и творческий потенциал работников, повысить их дисциплину и ответственность, создать надлежащие условия для эффективной работы всего предприятия. Это зависит от связей между: человеком и человеком, руководителем и подчиненным. Очень во многом внутренняя среда предприятия, взаимоотношения его работников, а главное успешная и прибыльная деятельность всего предприятия зависят от правильной организации и правильного функционирования системы управления персоналом. В «ИРТ», как и во всех других средних и больших предприятиях системе управления персоналом следует уделять больше внимания. Очень важно учесть, что система управления персоналом (отдел кадров) является своеобразным связующим звеном между директором предприятия и всеми остальными звеньями (структурными подразделениями). Поэтому следует внести небольшое изменение в структуру аппарата управления в «ИРТ» следующим образом:  
 

 

Таким образом, отдел кадров будет представлять собой не только связующее звено  во всей структуре аппарата управления предприятия, но и своеобразный фильтр, находящийся между директором и  персоналом предприятия.  
Необходимо четко сформулировать главные цели системы управления персоналом:  
·                   Обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие;  
·                   Разработка стратегии управления персоналом с учетом применения новых технологий;  
·                   Прогнозирование и перспективное планирование кадров;  
·                   Построение мотивационного механизма управления, системы социального обеспечения;  
·                   Анализ требований новых технологий к специалистам, рабочим местам, разработка перечня новых специальностей, должностей;  
·                   Анализ динамики развития персонала, анализ индивидуальных планов развития персонала, планирование персонала и его картера;  
·                   Анализ трудовых процессов, анализ качества жизни, планирование социального развития.  
Осознание руководством анализируемого предприятия необходимости наличия хорошо организованной системы управления персоналом, состоящей из высококвалифицированных специалистов позволит добиться хорошей слаженной работы всего предприятия.  
С целью обеспечения всех положительных моментов в деятельности организации следует ввести  
Для более подробной характеристики необходимого качественного состава кадровой службы следует сначала проанализировать и рассчитать необходимый количественный ее состав: воспользуемся пятым методом определения количественного состава системы управления персоналом предприятия (метод прямого расчета с учетом трудоемкости выполняемых работ). Для этого следует в первую очередь составить таблицу, которая будет содержать все выполняемые в отделе кадров работы (их количество) и трудоемкость по каждой из работ: