Основы обеспечения качества

     Хранение, восстановление, аннулирование  и архивирование записей

     Записи  ОАО «Меркурий» собираются, подшиваются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся сотрудниками, ответственными за делопроизводство, в местах пользования в течение сроков, соответствующих требованиям предписывающих документов, если в предписывающих документах и рекомендациях разработчика не предусмотрено других правил. Записи, которые являются внутренней документацией ОАО «Меркурий», не подлежат передаче их третьим лицам.

     Сроки и места хранения записей определены в номенклатуре дел ОАО «Меркурий» и предписывающих документах СМК ОАО «Меркурий». По истечении срока оперативного хранения записи ОАО «Меркурий» передаются в архив, где хранятся в соответствии с предписанными сроками хранения.

     Записи, имеющие какую–либо конфиденциальную информацию, о неразглашении которой ОАО «Меркурий» имеет документированные обязательства, уничтожаются физически.

     При утрате или порче записей руководитель структурного подразделения – держателя этих сведений – при поступлении запроса дает указание ответственному за ведение этих документов восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в исходных носителях информации.

     Разрешение  на восстановление документов строгой  отчетности выдается Генеральным директором ОАО «Меркурий».

     Оценка  результативности процесса

     Начальник службы качества при подготовке сводного отчета о проведении внутреннего аудита проводит оценку результативности процесса управления записями по таким критериям, как: наличие необходимых записей; наличие идентификации записей; количество случаев неправильного ведения записей; соблюдение сроков хранения записей и архивирования.

     Алгоритм  управления записями

     Алгоритм  управления записями приведен на рисунке 5.

     1 Определение необходимости ведения записей.

     2   Определение форм записей, места, сроков и ответственных за их хранение.

     3   Ведение и анализ записей.

     4   Записи необходимо передавать?

     5   Передвижение записей.

     6   Хранение записей.

     7   Ревизия записей.

     8   Установленный срок хранения записей истек?

     9   Записи подлежат архивированию?

     10 Архивирование записей.

     11 Оценка результативности процесса.

     12 Аннулирование записей. 
 
 

     Рисунок 5 – Алгоритм управления записями