Основные стадии работы над проектом управленческой системы

По содержанию и этапам разработки ТЭО должно состоять примерно из следующих пяти разделов: 

1. Пояснительная  записки, где ставится задача  осуществления данного мероприятия,  дается его описание и излагаются  его преимущества перед аналогичными  мероприятиями, которые проводились  ранее. 

2. Изложение  методического подхода к осуществлению  ТЭО по намеченному конкретному  мероприятию, определение эффектообразующих  факторов и исходной информации, выбор базы для сравнения. 

3. Расчет капитальных  вложений и сметы затрат на  мероприятие и его экономической  эффективности по сравнению с  выбранной базой сравнения. 

4. Расчет всего  комплекса технико-экономических  показателей применительно к  конкретному мероприятию, свод  данных в таблицу, анализ. 

5. Формирование  на основании проведенных расчетов  и анализа окончательных выводов  в целом по ТЭО. 

Как правило, все  расчеты ТЭО выполняются по нескольким вариантам. 

В качестве примера  можно привести практическое ТЭО  создания бизнес-центра. Постановка задачи - осуществление коммерческого мероприятия - создания бизнес-центра. Под ним  понимается хозяйственно-коммерческий комплекс: гостиница, кафе, бар, выставочные  залы, помещения для переговоров  и заключения деловых сделок, спортивный комплекс, зона отдыха и пр. 

Структура ТЭО  следующая: 

1.      Постановка задачи. 

2.      Назначение бизнес-центра. 

3.      Исходные положения и эффектообразующие  факторы. 

4.      Определение объемов капитальных  вложений в создание бизнес-центра. 

5.      Оценка текущих затрат на содержание  бизнес-центра. 

6.      Примерный годовой режим бизнес-центра. 

7.      Оценка экономических результатов  создания бизнес-центра и сводная  таблица технико-экономических показателей. 

8.      Приложения (расчеты, численность  персонала и пр.). 

Опуская все  расчеты, можно привести результирующие данные - технико-экономические показатели в таблице 2 (цифры условные). 

Таблица 2 

ТЭО бизнес-центра  

Показатель 

Единица 

Варианты 

  

измерения 

1 

2 

Территория бизнес-центра 

га 

2,5 

2,5 

Гостиничный жилой  фонд 

комн. 

200 

200 

Единовр. вместим. номеров 

чел. 

280 

280 

Площадь помещений  комплекса (гостиница, деловая часть, спорт.-оздор. комплекс и пр.) 

м2 

15820 

15820 

Доход от эксплуатации 

в рублях 

в дол. США 

  

тыс. руб. 

тыс. дол. 

  

19332,2 

1117,4 

  

28117,9 

1267,4 

Чистая прибыль: 

в рублях 

в дол. США 

  

тыс. руб. 

тыс. дол. 

  

7388,5 

558,7 

  

12687,9 

633,7 

Рентабельность 

% 

96 

165 
 

При разработке ТЭО важно оценить риск осуществления  инноваций, так как он в первую очередь связан с инвестициями. Это  обусловлено, прежде всего, высокой  неопределенностью получения запланированных  результатов инновационной деятельности. 

Имеется достаточно большое число толкований понятия  “риск”. В общем виде риск понимается как вероятность ошибки или неуспеха того или иного выбора решения  в ситуации с несколькими альтернативами. 

Применительно к инновациям риск можно определить как деятельность, которая позволяет  снизить или преодолеть неопределенность в ситуации неизбежного выбора решения, когда имеется возможность количественно  и качественно оценить вероятность  достижения планируемого результата, отклонения от заданной цели и неудачи. 

В этой деятельности важным является понятие “степень риска”, в котором выражается количественная и качественная мера учитываемой  вероятности достижения целей нововведения. 

Методы определения  риска инновационных проектов будут  рассмотрены в следующих лекциях. 

5. Оформление  инновационных проектов 
 

Каждый проект должен иметь четкое название, сопровождаться краткой аннотацией. В проекте  указывается число исполнителей; сроки выполнения (год начала  и год окончания); объем финансирования в расчете на год. Важное значение придается информации о руководителе и основных исполнителях проекта, организации, через которую осуществляется финансирование; организации, в которой выполняется  работа. 

В проекте должно быть указано полное и сокращенное  название организации, через которую  производится финансирование, и организации, в которой выполняется работа (кроме адресных данных, бюджетный  счет, наименование банка, БИК, телефон  руководителя, телефон бухгалтерии  и др.). 

Далее следует  содержание проекта. 

Должна быть обоснована смета расходов на выполнение проекта. 

Общий объем  финансирования в расчете на год, в том числе:

заработная плата (не более 50% общего объема);

начисления на заработную плату;

приобретение  оборудования и материалов;

услуги сторонних  организаций (в том числе на издание  трудов по данному проекту);

командировочные расходы;

экспедиционные  расходы;

накладные расходы (не более 20% общего объема). 

Проведение работ  осуществляется в соответствии с  договором с финансирующей организацией и техническим заданием.  

В техническом  задании указываются 

тема работы (название проекта),

год,

организация, в  которой выполняется работа,

исполнители,

руководитель  темы,

сроки выполнения,

стоимость работ,

цель работы,

имеющийся научный  задел,

ожидаемые результаты, их научно-техническая и практическая ценность,

содержание работы (этапы, их наименование и сроки выполнения, стоимость, результат и вид отчетности),

перечень представляемой научной, технической и другой документации по окончании работ,

рекомендации  по использованию результатов. 

Особое внимание нужно обратить на характеристику ожидаемых  результатов и оценку имеющегося у разработчиков задела. Форма  их изложения должна обеспечивать экспертизу результатов. 

Завершение работ  по проекту оформляется актом  закрытия (промежуточного, годового этапа  и т.п.). 

Проекты, представленные на конкурс, проходят многоэтапную независимую  экспертизу, по результатам которой  выносится решение по объему финансирования проекта. 
 

6.      Управление проектом 
 

Управление проектом является сложной задачей. Рабочая  группа, созданная для реализации проекта, решает новые задачи, отличающиеся от задач, решаемых существующими функциональными  подразделениями. 

Между рабочей  группой и всей организацией существует устойчивая связь, так как реализация проекта должна осуществляться в  сотрудничестве с существующими  подразделениями и результат  должен быть интегрирован в имеющуюся  структуру. Например, введение дистанционной  системы образования в вузе должно происходить в сотрудничестве с деканатами, кафедрами и другими подразделениями. 

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководителя функционального  подразделения). Для управления проектом может быть выделен руководитель. Структура группы по проекту зависит  от сложившейся ситуации. Если, например, проект не является сложным (модификация  продукта), то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой  входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая группа подчиняется руководителю соответствующего отдела. 

Если же речь идет о радикальных нововведениях, в составе группы могут быть выделены:  

-         технический ("рабочий") руководитель, решающий, что и когда должны  делать сотрудники;  

-         научный ("профессиональный") руководитель, отвечающий за качество выполнения  работы;  

-         руководитель-организатор, обеспечивающий  личные интересы сотрудников  (зарплата и т.п.). 

      Руководители образуют координационную  группу, в задачи которой входит:

определение цели проекта;

назначение руководителей  рабочих групп;

создание рабочих  групп;

постановка задачи;

контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы);

принятие решения  о продолжении;

роспуск рабочих  групп. 

Рабочие группы отвечают за выполнение своей части  проекта; планирование и контроль, составление  отчетов для координирующей группы и всей организации. 

      При отборе кандидатур в рабочую  группу руководствуются следующими  критериями:

компетентность  и опыт;

наличие специальных  знаний в проблемной области;

возможность привлечения  к работе;

власть и авторитет  в организации;

способность разрешать  конфликтные ситуации;

отношение к  делу;

личный интерес  и мотивация. 

      Надо учитывать, что руководитель  проекта играет решающую роль  в организации работы. Поэтому  по своим личным качествам,  способностям и полномочиям он  должен иметь авторитет в глазах  руководителей функциональных подразделений. 

В практике менеджмента  применяется много методик управления рабочей группой. Среди них: планирование (особенно планирование бюджета и  контроля над затратами; управление информационными потоками и т.п.). Однако эти методики не являются специальными для рабочей группы, они применяются  для управления любыми процессами. Универсальной является процедура  организации совещаний по проекту, принятия решений и т.п.