Организация труда руководителя

 

Продолжение таблицы 2.1

 

		10а	Вешает трубку
2. Введение собеседника в курс дела	40 ± 5	6	Кратко излагает цель своего звонка (говорит прямо в микрофон, со своей обычной громкостью, произносит слова внятно и не очень быстро, отчетливо выговаривая числа и фамилии)	6	Слушает, не прерывает собеседника, записывает в случае необходимости сообщаемую информацию). Подтверждает услышанное краткими словами: так, да и т.п.)
		8а	Не указывает, что уже говорил, не раздражается и не возмущается	7а	Просит повторить в конце сообщения, если что-нибудь не понятно
3. Обсуждение ситуации	100 ± 5	7	Лаконично излагает тщательно продуманные главные и второстепенные вопросы, требующие короткого и конкретного ответа	8	Кратко и конкретно отвечает и предлагает пути решения вопросов
4. Заключительное слово	20 ± 5	9	Кратко повторяет итог беседы (то, что он понял из разговора)	10	Одобряет или вносит уточнения
		11	Благодарит, прощается	12	Отвечает на благодарность. Прощается
		13	Вешает трубку
Всего:	180 ± 20

 

Необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря или иное уполномоченное лицо, которые перенаправляют звонки в то или иное структурное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволяет сэкономить время руководителя организации.

В УП «Брестская СПМК-15» к недостаткам ведения руководителем телефонных разговоров, я бы отнес следующие:

- своеобразные внутрифирменные жаргонизмы, без труда понимаемые каждым сотрудником, но не посторонними;

- совмещать общения по  телефону с выполнением какого-либо  задания;

- длительность телефонных  разговоров;

- склонность к молчаливому выслушиванию речи собеседника.

 

2.5 Проведение совещаний, конференций

Каждый день утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно они проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

При подготовке к совещанию необходимо:

1. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель.

2. Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов.

3. Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов.

4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии.

5. Как можно раньше послать приглашение участникам.

6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой.

7. Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. 

Научно доказано, что эффективность совещания зависит от его продолжительности. Чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников (рис. 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Эффективность проведения совещания

Продолжительность совещания, проводимо начальником УП «Брестская СПМК-15», не превышает 30-40 минут. Научно доказано, что после этого срока все параметры эффективности резко убывают. На 40-60 минуте уже наблюдается ослабление внимания, на 60-70 минуте люди меняют позу, начинают разговаривать, падение интереса к обсуждаемым проблемам; на 70-80 минуте у некоторых наблюдаются признаки депрессии, на 90-100 - симптомы «отрицательной активности» (изменение мнения о проблеме, конфликты, шум т.п.), на 100-120 - до 90 % участников готовы принять любое предложенное решение, лишь бы совещание скорее закончилось, наступает утомление в связи с ухудшившимися санитарно-гигиеническими условиями.

В связи с этим существует т.н. «принцип 120-й минуты»: если вы хотите «протащить» важный для вас вопрос, или, наоборот, способствовать неуспеху ваших оппонентов, устройте обсуждение темы с большим количеством людей, в небольшом, плохо проветриваемом помещении, во второй половине дня, лучше под вечер, еще лучше в пятницу и растяните более чем на 2 часа.

Для эффективности деловой беседы руководитель УП «Брестская СПМК-15» приглашает только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний учитывается, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество присутствующих от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание заканчивается протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

При подведении итогов совещания начальник УП «Брестская СПМК-15» проверяет точность протокола, делает обзор результатов совещания с обязательным освещением следующих вопросов:

- достигнуты ли цели совещания?

- эффективно ли использованы возможности?

- рационально ли было организовано совещание, не было допущено пустых трат времени?

В данной части организация труда руководителя также не требует рекомендаций по совершенствованию.

 

2.6 Подготовка и проведение выступлений

Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться. Перечислю основные рекомендации призванные помочь оратору:

1. Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность.

2. В соответствии с  этим определите цель своей  речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?

3. Спросите себя, что вы  уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме  тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать.

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям.

5. Соберите недостающие  материалы для выступления, выберите  самое важное, пользуйтесь при  этом специальной литературой  по теме выступления, справочными  словарями, журналами и другими  источниками справочного характера.

6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации.

7. Попытайтесь разбить  приготовленный для выступления материал на части.

8. Составьте тезисы речи  с включением в них ключевой  информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться.

10. Концентрация внимания  на основных вопросах содержания  речи.

Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение «по бумажке» не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (пол, возраст, состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать:

1. Вступление: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть, в начале, необходимо заинтересовать слушателя.

2. Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.

3. Заключение: изложение  основной мысли выступления в  виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.).

Выступление должно быть не слишком коротким, не слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

Необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

На протяжении периода взаимодействия с руководителем УП «Брестская СПМК-15», мне не удалось оценить данную часть организации его труда, поскольку выступлений не проводилось.

 

2.7 Посещение рабочих мест

Посещение рабочих мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному подразделению, чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с рабочими необходимо учитывать психологические моменты. В частности в подразделения лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Во время посещения объекта строительства «Реконструкция здания Представительства НОК Республики Беларусь по Брестской области с организацией конференц-зала по ул. Леваневского в г. Бресте» я смог увидеть, что начальник:

- ознакомился с предложением заказчика по объекту;

- увидел степень готовности  объекта;

- наглядно ознакомился с качеством строительства;

- задал вопросы прорабу и рабочим.

Необходимо отметить также, что необходимо встречаться с рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел в организации, послушать выступления работников. Как правило, регулярные не рабочие встречи в УП «Брестская СПМК-15» проходят накануне профессионального праздника - Дня строителя.

Грамотное взаимодействие с коллективом явилось основанием для занесения предприятия по итогам работы за 2015 год на Доску Почета Брестской области.

 

2.8 Делегирование полномочий

Делегирование полномочий следует рассматривать в качестве важнейшего управленческого приема, позволяющего оптимизировать использование рабочего времени руководителя. Делегированием полномочий называют передачу непосредственному подчиненному права на решение задачи, находящейся в сфере ответственности руководителя. Этот управленческий прием занимает особое место в практике работы руководителя. Его использование позволяет:

1. Высвободить время руководителя для решения задач, требующих более высокой квалификации, более значимых для организации и качественной реализации оставшихся функций. Дополнительное время используется для повышения квалификации руководителя, проведения реорганизаций.

2. Обогатить рабочие места исполнителей, что является важным фактором внутренней мотивации персонала в условиях ограниченных возможностей для его продвижения. Делегирование - важное средство удовлетворения потребности работника в более интересной и значимой работе, способствующее росту его профессионализма и престижа.