Организация рабочего места менеджера

Офис-менеджер несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Офис-менеджер должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам.

Если  работа руководителя хорошо согласована  с работой его офис-менеджера, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют  руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

По-моему  мнению, руководитель должен всегда говорить своему офис-менеджеру, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний  было обеспечено следующее:

1) помещение  для заседаний на все время  их проведений;

2) обеспечить  проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание  в зале заседаний.

Одной из сторон в оказании помощи в работе руководителя, будет являться назначение графика, в котором отражается:

а) Своевременное  выполнение очередных задач.

б) Распознавание собственных сильных и слабых сторон.

в) Лучшее использование собственного времени.

г) Экономный  труд.

д) Повышение производительности труда.

В работе многих руководителей встречаются  элементы импровизации, но не всегда они  могут наладить необходимое планирование времени.

Поэтому офис-менеджер должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе.

Не следует  принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы офис-менеджер оставила их в покое.

Многочисленные  совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить.

Как правило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки «платит» офис-менеджер.

Поэтому офис-менеджер должен заботиться о  календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители иногда забывают о своих распоряжениях, и поэтому офис-менеджер обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ РФ

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ

ИНСТИТУТ  ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

Кафедра Предпринимательства маркетинга и менеджмента

 

 

 

 

 

Паспорт рабочего места

по дисциплине: «Организация труда»

 

 

 

 

Исполнитель:

студентка 4 курса

471 группы

Крючкова Е.В.

 

 

 

 

 

 

г. Москва

2011г.

 

ПАСПОРТ

СОЗДАВАЕМОГО  РАБОЧЕГО МЕСТА ПО ПРОФЕССИИ/СПЕЦИАЛЬНОСТИ

________________Офис-менеджер___________________

(наименование)

 

Количество  создаваемых по проекту аналогичных  рабочих мест ___1___

 

Количество  работающих на рабочем месте _____1____________________

 

Площадь рабочего места (кв. м) _В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2___________________________________________

(норматив / факт.)

 

Форма организации труда __________коллективная______________

                                            (индивидуальная, коллективная, надомный труд и т.п.)

Стаж  работы: От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

 

Режим работы: Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании._________________________________________________________________________

                                   сменность (односменная без ночной, двухсменная без ночной)

 

Оценка  условий труда:

по степени  вредности и опасности ____не опасная_____________________

по степени  травмобезопасности _______не травмотичная_______________

 

Форма приема на работу: Подбор кадров осуществляется с помощью анкетных данных, проведения собеседования. При большом количестве претендентов на вакантную должность используется подбор на конкурсной основе, а также на основе выборов

 

Требования, предъявляемые к офис-менеджеру:

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ  менеджмента; сферы деятельности и  видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения  офиса; методов стратегического  планирования; целей, способов и методов  проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных  стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и  стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

 

Оснащение необходимыми техническими средствами: канцелярские принадлежности, два телефона (Один телефон должен быть внутренний, а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.), компьютер, принтер/сканер, факс, модем, шредер, ламинатор, кондиционер, калькулятор.

 

Оборудование: стол с выдвижной полкой для клавиатуры, вращающийся стул с подлокотниками, журнальный стол, полки, шкаф, стол для совещаний, стулья.

 

Интерьер  кабинета: цвет стен: фисташка ; напольное покрытие: паркетная доска или линолеум под паркет ; потолок: белый, крашенный; окна: пластик ; декор стен: картины с изображением природы, цветы, часы.

 

Санитарно-гигиенические  условия работы:

Микроклимат (СН 245 - 71);температура  :теплый период года 22 – 25, холодный период года 20 – 22; относительная влажность воздуха (%) 60 – 90; скорость движения воздуха (м/с) до 0,3; уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71), общий 300 люкс, всеми источниками света 750 люкс; Уровень шума (звука) (СН 245 - 71), нижний 60 дБ, верхний

75 дБ.

 

 

Офис-менеджер

 

Основной  задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его  материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное —  персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса.

 

1. Офис-менеджер  относится к категории специалистов, основными задачами которого  являются организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности.

 

2. Назначение  на должность офис-менеджера и  освобождение от должности производится  приказом руководителя организации.

 

3. Офис-менеджер  должен знать:

устройство  офиса и принципы его зонирования;

принципы  подбора и расстановки персонала  офиса, принципы управления персоналом офиса;

методы  стратегического и тактического планирования;

принципы  контроля и методики проведения контрольных  мероприятий;

принципы  построение организационной структуры  офиса;