Мотивация и контроль на предприятии

  Управление – это деятельность субъекта управления по выработке управляющего воздействия на объект управления с целью перевода системы из фактического состояния A в желаемое для субъекта состояние А`. При этом в системе управления осуществляется Информационно-технологический процесс.

  Управление  состоит из нескольких фаз:

1. Контроль – распознание проблемных ситуаций.
2. Процесс принятия решений:
1. Сбор и обработка информации;
2. Анализ и систематизация информации
3. ДСС
3. Постановка задач по процессу принятия решений (задачи: планирование, координация и организация).

Необходимо  так же отметить .что в основе всего лежит фрейм – это необходимы и достаточные знания для индетификации чего-либо.

Как я  уже сказал, Контроль – это распознание проблемных ситуаций, которые могут быть 3 видов:

1. класс: Узкие места и диспропорции – в объекте планирования
2. класс: Между субъектом и объектом – расхождение целей и интересов
3. класс: В субъекте – неправильное отношение к пониманию и коммуникациям.

  Считаю  должным отметить, что именно фаза контроля является одной из основных в управлении. Такое утверждения я объясняю её фундаментальностью в схеме этапов управления. Другими словами, она составляет основу всей схемы фаз управления. Именно с контроля, выявления проблемных ситуаций можно перейти к другим этапам. Очень важно так же определить вид проблемной ситуации, которые рациональнее всего делить именно на 3 группы, приведённые мною выше. Такой вывод о рациональности подобной классификации я сделал, основываясь на прочитанных мною классификаций других авторов, которые порой слишком перегружены классификационным признаками.

  Он  необходим для обнаружения и  разрешения возникающих  проблем  раньше,  чем они  станут  слишком  серьезными,   и   может   также   использоваться   для  стимулирования успешной деятельности.

         Процесс  контроля  состоит   из   установки   стандартов,   изменения

  фактически  достигнутых результатов и проведения корректировок в том  случае, если  достигнутые  результаты  существенно   отличаются   от   установленных  стандартов.

         Контроль - это критически важная  и сложная функция  управления.  Одна из важнейших особенностей  контроля,  которую  следует   учитывать  в  первую очередь,  состоит в том,  что  контроль  должен  быть  всеобъемлющим.  Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять  контроль  как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей,  даже  если  никто ему специально этого не поручал.

         Контроль  есть  фундаментальный   элемент  процесса   управления.   Ни планирование, ни создание  организационных  структур,  ни  мотивацию  нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все они  являются  неотъемлемыми  частями  общей  системы  контроля   в   данной организации. Это обстоятельство становится  более  понятным  после  изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и  заключительного.

  По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и  ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически  получаемые  результаты  были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

         Предварительный контроль  обычно  реализуется  в  форме   определенной политики, процедур  и правил. Прежде всего, он  применяется  по  отношению   к трудовым,   материальным   и   финансовым   ресурсам.    Текущий    контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде  контроля работы  подчиненного  его   непосредственным   начальником.   Заключительный контроль  осуществляется  после  того,  как работа  закончена или истекло отведенное для нее время.

         Текущий и заключительный контроль  основывается  на  обратных  связях. Управляющие системы в организациях  имеют  разомкнутую  обратную  связь,  так как  руководящий   работник,  являющийся  по  отношению к системе   внешним элементом, может вмешиваться в ее  работу,  изменяя и цели  системы,  и характер ее работы. 
 

         Этапы процедуры контроля. Характеристика  эффективного предприятия.

         В процессе  контроля  есть  три  четко  различимых  этапа:  выработка

  стандартов  и  критериев,  сопоставление  с  ними  реальных  результатов   и принятие необходимых корректирующих действий. На  каждом  этапе  реализуется комплекс различных мер.

         Первый этап  процесса  контроля  -  это  установка  стандартов,  т.е.

  конкретных, поддающихся измерению  целей,  имеющих  временные  границы.  Для управления  необходимы  стандарты  в  форме   показателей   результативности объекта управления для всех его  ключевых областей, которые определяются  при планировании.

         На втором этапе сравнения  показателей  функционирования  с  заданными стандартами определяется  масштаб допустимых  отклонений.  В  соответствии  с принципом  исключения, только существенные  отклонения от заданных  стандартов  должны  вызывать   срабатывание   системы   контроля,   иначе   она   станет неэкономичной и неустойчивой.

         Следующий этап  -  измерение   результатов  -  является  обычно  самым хлопотным и  дорогостоящим.  Сравнивая  измеренные  результаты  с  заданными стандартами,  менеджер  получает  возможность  определить,  какие   действия необходимо предпринимать.

         Такими  действиями  могут   быть   изменения   некоторых   внутренних переменных  системы,  изменение  стандартов  или   невмешательство  в  работу  системы.

         Люди являются неотъемлемым элементом  контроля, как, впрочем,  и  всех  других  стадий  управления.  Поэтому   при  разработке   процедуры   контроля менеджер должен принимать  во внимание поведение людей.

         К сожалению, хотя большинство  менеджеров  хорошо  знают  о  том,  что процесс  контроля  может  быть  использован  для   оказания   положительного воздействия на поведение  сотрудников,  некоторые  забывают  о  возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей.  Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия  системы контроля.

         Контроль  часто  оказывает   сильное  влияние  на  поведение   системы.

  Неудачно  спроектированные  системы   контроля   могут   сделать   поведение  работников  ориентированным  на  них,   т.е.   люди   будут   стремиться   к удовлетворению требований контроля, а не к  достижению  поставленных  целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

         Проблем, возникающих вследствие воздействия системы  контроля,  можно избежать, задавая осмысленные приемлемые  стандарты  контроля,  устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые  стандарты  контроля, избегая излишнего контроля, а  также  вознаграждая  за  достижение  заданных стандартов контроля.

         Поведение людей, естественно,  не  единственный  фактор,  определяющий  эффективность контроля. Для того  чтобы контроль мог выполнить  свою  истинную задачу, т.е. обеспечить  достижение целей  организации,  он  должен  обладать несколькими важными свойствами.

         Контроль является эффективным,  если он имеет стратегический  характер, нацелен на достижение  конкретных результатов, своевременен, гибок,  прост  и экономичен.

         Контроль - это непрерывный процесс,  совпадающий в  своем  развитии  с производственным циклом.

         Характеристики эффективного контроля:

         1.Стратегическая  направленность  контроля,  т.е.   отражение   общих

  приоритетов организации и поддержание их.

         2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в  том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в  том, чтобы решить задачи, стоящие перед  организацией.  В  итоге  контроль  можно назвать эффективным только тогда,  когда  организация  фактически  достигает желаемых  целей  и  в   состоянии   сформулировать   новые   цели,   которые обеспечивают ее выживание в будущем.

         3.Соответствие делу. Для того  чтобы быть эффективным контроль  должен соответствовать контролируемому   виду  деятельности.  Он  должен  объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

         4.Своевременность контроля заключается   не  в  исключительно  высокой  скорости  или  частоте  его   проведения,  а  во  временном   интервале  между проведением   измерений   или   оценок,   который   адекватно   соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного  интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана,  скорости изменений и затрат на  проведение  измерений и распространение полученных результатов.

         5.Гибкость контроля. Контроль, как  и планы,  должен  быть  достаточно  гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям.

         6.Простота контроля. Наиболее эффективный  контроль -  это  простейший  контроль с точки зрения тех целей, для которых он  предназначен.  Простейшие методы контроля  требуют  меньших  усилий  и  более  экономичны.  Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для  того  чтобы  быть  эффективным,  контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей,  взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

         7.Экономичность контроля. Любой  контроль, который стоит  больше,  чем он дает  для  достижения  целей,  не  улучшает  контроля  над  ситуацией,  а направляет работу по ложному пути, что является еще одним  синонимом  потери контроля.

         8.К контролю необходимо привлекать  весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля,  необходимо расширять границы полномочий персонала.

         Когда организации осуществляют  свой  бизнес  на  зарубежных  рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

         Контроль на международном масштабе  является особенно трудным делом  из-за  большого  числа  различных   областей  деятельности  и   коммуникационных барьеров.  Результативность  контроля  можно  улучшить,  если   периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации  иза  границей.  Особенно  важно  не  возлагать  на  иностранных   управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

  Целью контроля выступают:

  1) выявление слабых мест и ошибок  в процессе производства и  управления, своевременное их исправление  и недопущение повторения;

  2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

  Объектом  контроля являются:

  – средства и предметы труда;

  – персонал;

  – производственные и управленческие процессы.

  Для осуществления контроля необходимо:

  1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

  2) наличие организационной структуры,  поскольку для осуществления  контроля необходимо знать, кто  отвечает за данный участок  работы.

  Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

  1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля  «Controlling» или частные проверки).