2. Оценка  потребности в  персонале для проекта ООО «СтильГрупп»  

 

      Организация занимается преимущественно розничной  торговлей, однако не так давно появилась  возможность реализовать проект по оптовой торговле неоновыми досками – новым оборудованием для торговых организаций, кафе и ресторанов производства Ю.Корея. Для розничной торговли описанного выше распределения функций между менеджерами было достаточно. Однако с увеличением объема работы такая структура проявит все свои недостатки, и было принято решение расширяться, набирать персонал и формировать эффективную команду для управления новым проектом.

      Руководство приняло решение определить, какого персонала не достаточно, исходя из функций, которые необходимо выполнять  и на которые не хватает трудовых ресурсов.

      На  совещании были описаны группы бизнес-процессов, которые необходимо выполнять при реализации проекта.

1. Управление.
2. Финансы.
3. Безопасность.
4. Материально-техническое снабжение.
5. Снабжение и поставки.
6. Складское хозяйство.
7. Доставка груза.
8. Маркетинг и продажи.
9. Юриспруденция.
10. Кадры предприятия.

      Проанализировав особенности и возможности имеющихся  сотрудников, а также проведя  временные расчеты трудозатрат, были выделены функции, для выполнения которых нужно нанять новых работников.  Формирование менеджмента проекта будет строиться из расчета на то, что директор будет заниматься как розницей, так и новым проектом, а и коммерческий директор временно отойдет от выполнения обязанностей в рознице.

      Функции выделены следующие: ведение бухгалтерского учета, работа с поставщиками и логистика, доставка груза клиентам и отгрузка, решение юридических вопросов, в том числе внешнеэкономическая деятельность, ведение складского учета, работа с клиентами по новым территориям. Для выполнения каждой из этих функций необходимо принять по одному человеку.

      Директор  компании – человек жесткий, всегда добивается поставленной цели. Он скуп на эмоции и принимает решения  исключительно рационально, руководствуясь четкой информацией, цифрами, датами, суммами. Его сильные стороны – целеустремленность, представительность, умение быстро принимать решения, прогностические способности. Он умеет доверять людям и грамотно делегировать полномочия.

      Коммерческий  директор – человек, ориентированный  на взаимодействие с другими людьми. Обладает развитыми коммуникативными навыками, дипломатическими способностями, умением найти общий язык с людьми разного типа, у него аналитические способности, умеет работать с большим количеством информации, активен, мобилен, инициативен.

      Сотрудники таких руководителей должны четко представлять, куда они идут, должны уметь быстро решать поставленные задачи.

      Члены команды должны уметь генерировать идеи, претворять в жизнь, планировать тактику и достигать поставленной цели. Каждый человек должен уметь самостоятельно решать задачи и проблемные вопросы в своей области. С учетом того, что коллектив небольшой и каждую функцию будет выполнять отдельный человек, работники должны быть ответственными и иметь хороший опыт выполнения указанных функций.

      По  возрасту коллектив должен быть однородным: от 30 до 35 лет. По половому признаку –  мужчины и женщины.  Логистикой, управлением складом, доставкой  и снабжением должны заниматься мужчины, бухгалтер и юрист – женщины. Для определения более эффективного метода продаж, коммерческий директор принял решение принять на должность одного менеджера – женщину и одного менеджера – мужчину.

      Па  взаимодействию с внешней средой, в команду необходимы: аналитик, скептик, пробивной и душа компании.

      По  типу решения проблем: концептуализатор, оптимизатор, реализатор, критик.

3.3. Формирование и разработка организационной структуры ООО «СтильГрупп»

 

      На  основе выделенных функций было принято  решение создать линейную функциональную структуру управления.

     Структура этого типа строится по принципу распределения функций внутри организации и одновременно с линейного взаимодействия, что создает двойное подчинение для исполнителей, так как функциональные подразделения получают право отдавать распоряжения в рамках своей компетенции нижестоящим подразделениям других направлений. 

     Получилась  следующая иерархическая структура (таблица 1):

     Таблица 1.

     Иерархическая структура предприятия.

 

      Директор  выполняет функции управления предприятием, кадровика, обеспечения безопасности и материально-технического обеспечения компании. Распределяет финансы.  

      Главный бухгалтер – осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.  Выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета, и подготавливает их к счетной обработке. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

      Кладовщик  состоит в подчинении менеджера  по снабжению, и руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей, следит за отпуском готовой продукции со склада и приёмом сырья на склад.

      Коммерческий  директор  подчиняется директору. В его обязанности входит разработка, и внедрение новых проектов по организации системы сбыта, выделение сегмента рынка для сбыта продукции, контроль деятельности менеджеров по продажам, ведение сделок и заключение особо крупных договоров, контроль оплаты за поставленный товар. А так же организация доставки товара заказчикам, составление планов маршрутов для водителей экспедиторов. Начальнику отдела сбыта и доставки подчиняются менеджеры по продажам, в чьи обязанности входит поиск клиентов, заключение договоров, контроль выполнения заказов, согласование времени и условий поставок, и водители-экспедиторы, которые обеспечивают доставку готовой продукции заказчикам. Функции менеджеров по продажам распределены по территориальному признаку. Каждый менеджер работает с клиентами в своем регионе.

        Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно директору. В его компетенции поиск новых поставщиков, заключение договоров на поставку, расширение номенклатуры, мониторинг рынка конкурирующих фирм и производителей.

      Юрист занимается оформлением договоров, составление внутренних документов компании и внешних, решает вопросы с таможней, проверяет правильность оформления документов, имеющих отношение к деятельности компании. Ведет кадровую документацию.

      Такая структура представляет организацию  как совокупность взаимосвязанных  элементов. Каждый сотрудник имеет  четкие цели и задачи, и знает, каким образом его работа связана с достижением цели компании.

      Преимущество  такой структуры в следующем:

• Четкое распределение функций, задач между работниками.
• Четкая система взаимодействия между руководителями и подчиненными.
• Каждый сотрудник несет личную ответственность за конечный результат.
• Высокая скорость реакции на указания.

      В команду менеджмента проекта  входят следующие сотрудники:

• Директор.
• Коммерческий директор.
• Менеджер по снабжению и логистике.
• Юрист.
• Главный бухгалтер.
• Оба менеджера по продажам.

      Таким образом, понимая особенности директора  и коммерческого директора, мы можем  распределить характеристики, которыми должны обладать менеджеры проекта, которые будут приняты на работу в организацию для реализации проекта.

      Менеджер  по снабжению и логистике: должен быть пробивным человеком, в его  задачи будет входить снабжение  и логистика, а также обеспечение  команды необходимыми ресурсами. Он должен быть прагматичным, нацеленным на результат, умеющим планировать и реализовывать идеи, оценивать риски.

      Юрист в работе над проектом будет выполнять  функции напарника, то есть помогать менеджерам в достижении целей, с критическим складом ума, умением раскрыть все риски, скептиком.

      Главный бухгалтер также выполняет функции  напарника, способствует работе специалистов проекта, уравновешен и обладающий аналитическими способностями, может быть концептулизатором или оптимизатором.

      Менеджеры по продажам должны быть главными специалистами  вместе с коммерческим директором, один из них должен быть склонен стать «душой компании», а другой – переговорщик. Один из этих менеджеров в будущем будет руководителем проекта, желательно чтобы один был оптимизатором, другой – реализатором.

        
 
 
 
 

3.4. Подбор персонала для формирования коллектива ООО «СтильГрупп»

      Перед тем, как начать подбирать персонал, четко определяются обязанности  работников, и составляются должностные  инструкции. На основе обязанностей определяются основные личные качества сотрудников, параметры, по которым будет проходить  формирование коллектива и отбор кандидатов.

      Отбор проводится с помощью наблюдений за будущим работником, проведением собеседования, психологического тестирования и выполнения испытательного задания.

      Набор сотрудников осуществляется из внешних  источников. Было опубликовано объявление в газетах о вакантных должностях, опрошены знакомые о наличии подходящих кандидатур.

      Основная  мотивация для людей в данной организации – возможность карьерного роста и продвижение по службе. Однако на данный момент многие люди боятся идти работать в молодые организации из-за неуверенности в их будущем, нестабильности экономического положения.

      При отборе кандидатов предварительная  оценка происходит по резюме, далее  директор созванивается с человеком  и приглашает на собеседование. После первого собеседования кандидатам предлагается заполнить тест и выполнить задание. На втором собеседовании оговариваются условия работы, и принимается решение.

      Отбор кандидатов осуществляется при участии  обоих руководителей нового проекта. О приеме работников окончательное решение принимает директор, за исключением приема менеджеров по продажам. Решение по данным вакансиям принимает коммерческий директор компании.

      После того, как будут отобраны все кандидаты, и сформирована команда, на предприятии  «СтильГрупп» будет проведен тренинг на командообразование с привлечением внешних специалистов консалтинговой компании.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      «Кадры  решают все».       Именно организация эффективной деятельности персонала и является основной заботой управления персоналом организации в целом и каждого проекта в отдельности. Наибольший эффект и качество системы управления персоналом достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе.

        Важнейшим фактором в достижении успеха организации или проекта является формирование структуры управления и решение о том, формировать команду или нет. Команда - это организационно оформленная группа работников, созданная для реализации комплекса производственных целей, высокоэффективная и саморегулирующаяся система.