Исследование систем управления менеджментом

     - оперативное описание деятельности;

     - выбор критерия;

     - выбор способа моделирования.

     Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка и оптимизация (улучшение) модели. Если ЭВМ применяется, то разрабатывают  алгоритм модели, проводят отладку на ЭВМ для получения оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их количественными оценками, если оптимизация модели невозможна.

     На  этапе 9 определяется минимальное количество видов ресурсов, необходимых для  завершения процесса в срок. Входом является разработанная на предыдущем этапе модель, в результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено достижение цели деятельности в срок с имеющимися ресурсами. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов до получения желаемого результата.

     Если  на этапе 8 решались задачи оптимизации  по времени (по быстродействию) при  ограничениях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации  ресурсов при ограничении временем. При этом может быть использована модель, разработанная на этапе 8, или новая.³

     На  этом же этапе осуществляется необходимое  изменение режима использования  ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться в определении минимальной продолжительности рабочего дня, при ограничениях времени достижения цели и ресурсов.

     Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:

     - оптимальный вариант действий (набор  вариантов, действий) в соответствии со сроками достижения цели и намеченными ресурсами;

     - оптимальные предложения по изменению  состава ресурсов или режима  работы в случае, когда наличными  ресурсами при нормальном режиме  их работы достичь цели с  заданной эффективностью в указанные сроки не представляется возможным.

     Выход этого этапа - утвержденный руководителем  вариант действии по достижению цели.

     Содержанием этапа 11 является оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

     На  этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка, получены недостающие ресурсы, и в результате реализован разработанный план.

     Рассмотренная методология пригодна как при  создании организационных систем управления, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций. Следует отметить, что выходы каждого этапа, каждого шага на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество выходов и определяют продолжительность работы на этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности, мощности, качеству и т.п.

     1.2 Основные черты  организационного  управления

 

     К основным чертам организационного управления можно отнести:

     - неаддитивность отношений;

     - неопределенность данных;

     - многокритериальность;

     - стохастичность;

     - порог сложности;

     - редкая повторяемость проблемных  ситуаций;

     - фактор времени.

     Рассмотрим  сущность каждой из черт организационного управления.

     Неаддитивность  отношений определяется тем, что  свойства организационной системы  управления не есть простая сумма  свойств входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно, применение линейных функций в качестве интегральных показателей оценки действий и решений в организационном управлении не отвечает сущности понятия свойств организационной системы.⁴

     Применение "неаддитивных функций" создает большие трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая количество исходных данных.

     Неопределенность  данных - фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным лицом, ставящим под  ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик, влияющих на последствия реализации решения, не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множества событий отнести наблюдаемое явление.

     Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы  управления осуществляется по нескольким показателям.

     Деятельность  организационной системы управления протекает в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой.

     Организационная система управления создается для  выполнения каких-то функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций  производится с помощью показателей  качества управленческих функций, которые  можно условно назвать производственными, или функциональными, показателями.

     Проблему  создает не число показателей, а  так называемая противоречивость показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для достижения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего и возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выходом из подобной ситуации может быть компромиссное сочетание значений показателей, одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.

     Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями.

     Основные  причины стохастического функционирования организационных систем управления:

     - отсутствие однозначных аналитических  зависимостей между возможными  результатами реализации управленческих  решений, с одной стороны, и  состоянием системы в момент  воздействия на нее возмущения  в окружающей среде, величины  возмущения в окружающей среде, величины возмущения параметров управленческого решения, характеристик целей - с другой. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления неформализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом деловом языке;

     - случайный характер "поведения"  окружающей среды и, как следствие,  случайный характер возмущения (как  величины, так и времени появления);

     - непреднамеренные и непредсказуемые  искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды из-за сбора и обработки данных людьми, и представление такой информации в верхние инстанции;

     - ограниченная управляемость оргсистем:  не из всякого состояния и  не при всяком возмущающем  воздействии можно достичь произвольной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

     Порог сложности состоит в том, что в единицу времени человек и состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.

     Редкая  повторяемость проблемных ситуаций ставит под сомнение правомочность  применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъективного представления о достоверности редких событий - одна из задач теории поддержки управленческих решений, которая в настоящее время слабо разработана.

     Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая  и первое лицо, а также между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления.⁵

     Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник  вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться или влиять на их использование в интересах своего участка работы, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные, требуемые объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический подчиненный, стремящийся завысить норматив расходования ресурсов, который начальник хочет сократить.

     Фактор  времени связан с быстрым старением  информации. Это выдвигает в ряд наиважнейших требований сокращение процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато вовремя.

     1.3 Основные требования  к организационному  управлению

 

     Организационными  системами управления мы назвали  системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

     Таким образом, уже в самом определении  организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования. Цель может быть достигнута только в том случае, если организационные процессы будут: эффективными, т.е. будут обеспечивать наилучшие результаты в расчете на единицу затрат соответствующих ресурсов; надежными, т.е. гарантировано само осуществление процесса как такового; осуществляться без задержек, временных разрывов и не выходить за пределы временных границ, т.е. оперативны; когда организационные системы будут обладать гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления; когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т.е. соответствием между деятельностью па той или иной стадии (этапе, периоде, фазе) и происходящими в ходе ее изменениями. Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает устойчивостью, т.е. свойством системы сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений.

     Рассмотрим  более подробно названные требования применительно к организационному управлению.

     Устойчивость - свойство процесса управления сохранять  и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Применительно к организационным  системам управления устойчивость - способность  решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости.⁶

     Техническая устойчивость - способность противостоять  воздействиям технического характера  с помощью технических средств.

     Функциональная  устойчивость - способность противостоять  воздействиям социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью  средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др.

     Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействий окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т.д.).

     Устойчивость  процесса может быть абсолютной, т.е. оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса. Для оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения, налагаемые на возмущения, при которых функционал будет сохранять свое конечное значение в некотором, вообще говоря, вероятностном смысле. Устойчивость организационных систем управления количественно измеряется как вероятность решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.