Аудит рабочих мест

   АУДИТ РАБОЧИХ МЕСТ 

   Комплексная проверка рабочих мест включает контроль выполнения программных задач по учету, аттестации, рационализации и  планированию рабочих мест, а также  контроль выполнения системообразующих  программ: подготовки кадров, перемещения  и карьеры персонала, адаптации персонала.

   В условиях каждой проверки возникает  множество ситуаций. Опытный аудитор  определяет проблемные направления, ситуативные  “опорные точки”, которые позволяют  оптимизировать технологию организации  аудиторских процедур. Поскольку главная цель аудита – оценка эффективности организации рабочих мест и распределения работ, такие “опорные точки” нетрудно обозначить, если:

   1) обратить внимание на факторы,  которые, скорее всего, указывают  на неблагополучное состояние  в сфере учета рабочих мест: высокая текучесть кадров, снижение мотивации к труду, неудовлетворенность условиями труда;

   2) попытаться ответить на следующие  вопросы:

   А) в сфере учета рабочих мест:

   -как  осуществляется на предприятии  учет всех рабочих мест всех  категорий персонала, действующих и неиспользованных, обеспеченных или не обеспеченных рабочей силой;

   -как  учитываются коллективные рабочие  места;

   -проводится  ли коллективное рабочее место  при учете к индивидуальному  и какие нормативы при этом  применяются;

   -правильно ли рассчитываются необходимое число рабочих мест (особенно по категориям специалистов);

   -учитывались  ли при аттестации особенности  расчета рабочих мест;

   -должным  ли образом ведется документация  по учету рабочих мест;

   Б) в сфере планирования рабочих  мест:

   -как  оценивается сбалансированность  рабочих мест;

   -как  планируется количество вводимых  и выбывающих рабочих мест;

   -правильно  ли составляется баланс рабочих  мест;

   В) в сфере рационализации рабочих  мест:

   -имеется  ли план ликвидации малоэффективных  и излишних рабочих мест, социально-экономическая обоснованность этого плана;

   -будут  ли при вводе новых рабочих  мест улучшены условия труда  и безопасности;

   -как  в этой связи планируется профессиональная  подготовка, переподготовка и повышение  квалификации персонала, а также использование высвобождающихся работников.

   Аудит рабочих мест предполагает проведение экспертизы использования работников. При проведении аудита рабочих мест основными показателями оценки являются обязанности работника и сведения об условиях работы. Не следует упускать при оценивании сочетание индивидуального и коллективного труда в организации.

   При подготовке к аудиту следует тщательно  ознакомиться с нормативными материалами  по тарификации работ – Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия.

   Цель  такого ознакомления – изучить методический подход к оценке конкретных рабочих  мест с точки зрения содержания различных  видов работ, в частности по критерию их сложности, при формировании подхода  к оплате труда, учесть приемлемые рекомендации при составлении плана аудиторской проверки и в процессе сбора необходимых аудиторских свидетельств.

   Учет  и рационализация рабочих мест должны быть тщательно сбалансированы с  профессиональной подготовкой кадров, и в случае практического аудита контроль состояния такого баланса разумно включать в общий пакет задач проверки.

   Следует иметь в виду, что программа  подготовки кадров вполне может рассматриваться  аудитором как системное образование  различных подсистем-видов организационного обучения персонала. Поэтому методический подход к комплексной проверке можно представить в виде этапов.

   Этап  первый – концептуальное ориентирование в направлениях программного продукта , по которому в кратчайший срок можно  получить достоверные и достаточные  аудиторские свидетельства. Эти  направления следующие: а) содержание цели и задач программы; б) ожидаемые конечные результаты и сроки ее реализации; в) необходимый объем и источники финансирования; г) основные мероприятия программы, сроки и технология исполнения; д) обоснованность по источникам финансирования; е) управление программой и контроль ее реализации.

   Чтобы первый этап не привел к нежелательным  потерям, не следует забывать о том, что: а) критерии целевого характера  планирования программы – ее конкретность, четкие ориентиры на формирование у работников определенных практических знаний, навыков и ясное понимание работниками;

   б) все направления программы в  процессе их анализа нужно рассматривать  сквозь призму стратегии предприятия  и эффективности развития.

     Этап второй – “композиционный” анализ программы  профессиональный подготовки кадров, т.е. оценка ее сильных и слабых сторон исходя из критериального принципа “ожидания - препятствия”.

   Этап  третий – структурный анализ информации о мероприятиях программы и их организационном обеспечении, что позволит проанадизировать целевую взаимосвязь мероприятий с конкретно решаемыми задачами профессиональной подготовки. Третий этап необходим для уточняющей оценки: а) правильности определения потребности в обучении; б) форм и методов обучения; в) целей обучения; г) эффективности обучения.

   Профиль потребности может рассматриваться  на уровне трудового коллектива, профессий, рабочих мест.

   Для оценки плановой и фактической потребности  в обучении на конкретном рабочем  месте целесообразно воспользоваться данными ведомости учета рабочих мест и результатов их аттестации, приложениями к итоговой форме рационализации рабочих мест в части, затрагивающей предолжения по рационализации, а также балансом рабочих мест предприятия. Потребность в обучении отдельного работника определяется исходя из изменений функционально-предметной области его труда путем сравнения требований к выполняемой работе с оценкой фактически достигнутых результатов.

   Объективно  выразить мнение об эффективности программы  профессиональной подготовки персонала достаточно сложно, несмотря на хорошо разработанной теоретический аппарат количественной оценки трудовых показателей. Сложность состоит прежде всего в том, что невозможно экономически корректно выразить тесную корреляцию между обучением и, например, производительностью труда, хотя эта связь, безусловно, существует, или между производительностью труда и такой целью обучения, как расширение профессиональных знаний в области конкретной работы.

   Аудитор может использовать для изучения ожиданий от программы обучения, его организации, субъективного представления работников об изменениях после проведения обучения в отношении к труду, в сфере организационной культуры и т.д. Интерпретируя полученные свидетельства, аудитор выражает собственное мнение в связи с тем или иным обстоятельством, например с большими затратами на профессиональное обучение в организации, высокой культурой управления, ростом текучести специалистов, прошедших обучение.

   При изучении программы повышения квалификации работников показателями исследования аудитора могут быть: постановка целей обучения; выбор методов обучения и наличие потребностей в обучении работников. При этом критериями оценки программы повышения квалификации при аудите персонала являются: влияние обучения на результаты деятельности предприятия, степень освоения знаний и навыков, реакция самих участников повышения квалификации.

   Кроме того, при изучении возможности продвижения  по службе целесообразны такие аспекты  оценки аудитора, как степень информирования сотрудников о вакантных местах, проблемы развития карьеры по отдельным группам работников, система помощи работникам в планировании карьеры.

   Оценка  эффективности функционально смежных  программ, например программы перемещений  и карьеры персонала, принципиально  не меняется. Аналогичен и основной метод отбора аудиторских свидетельств: сопоставление документов и оценка отклонений по критериям. Аудит проводится по выборочным сегментам или комплексно. Во втором случае аудитор изучает следующие основные направления: а) адаптация персонала организации; б) профессиональное обучение; в) особенности планирования и организационного сопровождения карьеры; г) аттестация персонала; д) мотивы и внутренние установки работников на перемещение и карьеру в организации.

   Анализ  таких многомерных связей требует  внимания к основной сопостовляющей успешного осуществления любой  программы – направленности и  содержанию внутрихозяйственной политики работодателя субъекта экономики. В  известном смысле здесь всегда возникает  характерная для аудита персонала проблема выявления слабых сторон управления, тех условий и обстоятельств, которые противостоят эффективной деятельности.

   Учет  и рационализация рабочих мест должны быть тщательно сбалансированы с  профессиональной подготовкой кадров и, в случае практического аудита, контроль состояния такого баланса разумно включать в общий пакет задач проверки.

   Программа подготовки кадров может рассматриваться  аудитором как системное образование  различных подсистем организованного  обучения персонала.  

   АУДИТ НАЙМА ПЕРСОНАЛА 

   В российской практике пока редко можно  встретиться с пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые показатели, как правило, определяются условно – долевыми отчислениями средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие: а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта – психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности; б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограммм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике); в) финансовые затраты на договоры с кадровыми агентствами; д) амортизацию специального оборудования для тестирования (например, при отборе персонала основных профессий в электроэнергетике применяется специальная компьютерная система для психофизиологического тестирования и оценки работоспособности машинистов энергоблоков). 
 
Необходимо также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма. Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсации в связи с производственным травматизмом – по судебным  издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.

   Косвенные издержки можно оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными). 
    Для уточнения оценки соотношения затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как: а) средние затраты времени (денежные средства) на одного принятого работника в год; б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата); в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы о вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора; г) средние затраты времени (денежных средств) на адаптацию вновь принятых работников.

   При этом для повышения достоверности  аудиторских свидетельств следует  тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорее всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптацию вновь принятого персонала. 
     Аудитор должен обратить внимание на следующие аспекты найма персонала: 
1)     отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на организационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;

2)     избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям. Человек как личность не остается неизменным в течение трудовой жизни, и эти изменения могут нести весьма существенный характер; 
3)     недооценка возможностей внутреннего отбора для покрытия вакансий.

   Миссия  аудита найма – оценка эффективности  управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.  Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации. 
Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контент – анализ, опросные методы.