Теоретические основы использования средств информатизации и автоматизации туристским предприятием

     Исходя  из особенностей турфирмы, которые заключаются в том, что на данный момент не разрабатываются зарубежные направления, а только юг России и Крым, состояние автоматизации турфирмы не представляется плачевным, оно соответствует объемам работы. В долгосрочных перспективах у «Тверского меридиана» освоить зарубежные направления, но на данный момент основной деятельностью турфирмы является экскурсионное обслуживание. Но уже становится понятно, что для сохранения успеха на туристском рынке Твери и Тверской области  ЗАО турфирме «Тверской меридиан» необходимо внедрять в свою работу системы автоматизации и информатизации.

     Плюсы автоматизации

1. Возможность отслеживать должников

     Когда несколько менеджеров составляют туры — без автоматизации не так-то просто оперативно собрать данные, кто и сколько должен за тур. услуги

2. Лёгкость сверки с клиентами и поставщиками

     Ситуация, когда у сторон (фирма-поставщик  или фирма-клиент) расходятся суммы  — очень распространена. В этой ситуации происходит сверка — стороны  представляют друг другу свои расчёты  и вместе ищут ошибку. Без автоматизации такие данные готовятся «горестно и трудно».

3. Не теряются данные клиентов и поставщиков

     В отсутсвии автоматизации очень распространёно записывание данных в "поминальнички" менеджеров — и если менеджер уехал/заболел/уволился, то найти данные клиентов и поставщиков, с которыми он работал, проблематично

4. Не теряются рабочее время на составление отчётов сотрудников.

     Это огромная экономия времени сотрудников, вплоть до половины (!) общего оплаченного  времени.

     Проанализировав деятельность турфирмы, её организационную структуру, основные направления сбытовой политики, взаимодействия с партнёрами, систему управления, становится понятно, что для более успешного функционирования на рынке предоставляемых туристских услуг необходимо использование автоматизированных систем управления.

     Что касается, экономического анализа деятельности турфирмы «Тверской меридиан», надо сказать, что предприятие является полностью прибыльным. Однако, из-за специфики деятельности турфирмы и  её направлений, можно сказать, что турфирма работает в определённый сезон, в другое же время достаточной прибыли не получает. В таком случае, необходимо осваивать новые направления и расширять спектр предоставляемых услуг. Всё это возможно лишь при внедрении автоматизированных систем управления. Это, в первую очередь, улучшит качество обслуживания клиентов, быстроту работы менеджеров, своевременность и надёжность полученной информации. Также при внедрении АСУ повышается качество работы с партнёрами. Во-вторых, это поможет повысить конкурентоспособность турфирмы на рынке предоставляемых туристских услуг.

     То  есть можно сделать вывод о  том, что при внедрении АСУ  улучшатся экономические  показатели турфирмы, качество обслуживания клиентов, информированность, и это, в свою очередь, предоставит турфирме «Тверской меридиан» ряд преимуществ перед другими турфирмами.  

       

     Глава 3. Основные мероприятия  по внедрению элементов  АСУ и улучшению  технологии оказания туристических услуг  предприятия. 

Существующие  в настоящее время программы  автоматизации работы турфирм можно условно разбить на три класса:

     1) программы автоматизации работ,  которые обеспечивают внутреннюю  деятельность турфирмы, без автоматизации  поддержания внешних взаимосвязей. Предполагается создание локальной  вычислительной сети, баз данных, которые располагаются на центральной мощной машине-сервере, куда обеспечивается сетевой доступ пользователей с их автоматизированных рабочих мест;

     2) программы автоматизации включают  возможности программ 1-го класса, а также позволяют туроператору осуществлять модемную связь в пакетном режиме с другими турагентствами;

     3) программы автоматизации, базирующиеся  на использовании глобальных  телекоммуникационных сетей. В  этом случае базы данных о  турпродукте той или иной турфирмы  размещаются в информационных узлах глобальной сети и для всех пользователей сети обеспечивают удаленный доступ в режиме online.  

     

8. Выбор подходящего комплекса  программного обеспечения управления турфирмой «Тверской меридиан»

 

     В настоящее время турфирма не работает активно с направлением международного туризма, но продает путевки на юг России и Крым и осуществляет продажу круизов по Волге и Волго – Балту. Но так как турфирма раньше работала с туроператорами по зарубежному туризму, сделала вынужденный перерыв и в дальнейшем планирует  снова развивать это направление, можно сделать вывод о том что ЗАО турфирме «Тверской меридиан» необходимо программное обеспечение, которое обеспечит организацию внутреннюю деятельность турфирмы и в дальнейшем связь с туроператорами.

     Эти требованиям отвечает программный комплекс МАСТЕР-АГЕНТ. Эта программа предназначена для автоматизации деятельности турагентств. В работе она не требует особых навыков – достаточно опыта работы в ОС Microsoft Windows и с пакетом Microsoft Office.

     Данная  программа предлагается для внедрения в ЗАО турфирму «Тверской меридиан, потому что упрощает многие процессы в данной турфирме. Она выполняет такие функции, как:

• Работа с путевками: создание путевки, добавление информации о клиентах, печать необходимых документов, контроль состояния. Данная функция очень удобна, информация систематизируется, и находится в единой базе, что решает существующую проблему оформления путевки почти вручную и несистематизированной записи данных о клиентах;
• Работа с платежами: осуществление взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
• Все платежи фиксируются, что упрощает составление отчетности;
• Работа с базой данных клиентов: редактирование информации о клиентах (паспортные, анкетные данные, адреса, телефоны и т.д.). База данных клиентов очень важна для сохранения определенного круга постоянных клиентов и поддержание их лояльности к турфирме. Упрощается процесс обратной связи – менеджер интересуется впечатлениями туриста и его мнением по поводу отдыха. Также возможно поздравлять клиентов с днями рождений, создать систему скидок для постоянных клиентов и т.д.;
• Печать документов (путевка «ТУР-1», «Лист бронирования», «Договор об обслуживании» и т.п.). Также упрощается процесс ведения документации, так как все бланки документов находятся в одном месте, имеется легкий доступ к ним;
• Возможность привязать туристов к услугам;
• Импорт заявок из систем он-лайн бронирования туроператоров;
• Возможность учета кросс-курсов валют и процентов на конвертацию при проведении платежа с учетом офиса проведения платежа;
• Статистическая обработка данных;
• Взаимодействия с внешними информационно-поисковыми системами. (Бронни www.bronni.ru);
• Механизм распределенного поиска: возможность подбора тура по параметрам и бронирования заявок по выбранному туру у оператора.

     Преимуществами данной программы являются то, что турагентство может пользоваться как в сетевом так и в локальном режиме, нет необходимости в заполнении справочников перед началом работы с программой, есть возможность подключения дополнительных отчетных форм. Интерфейс программы прост и интуитивно-понятен, поэтому проблем с пользованием программой у менеджера не возникнет.

     Внедрение программы в турфирму предполагает наличие компьютера. В ЗАО турфирме «Тверской меридиан» есть компьютеры, подключенные к сети интернет.

     Также необходимо разработать правила  работы менеджера с данной программой. Это необходимо для тех случаев, когда при отсутствии  менеджера  с его заявкой работает другой сотрудник. Для него вся информация должна быть понятной и давать четкую картину. Поэтому информацию надо заносить детально и следить за изменениями в статусе заявки и ее оплате.

     Также необходимо настроить право доступа  для каждого сотрудника – индивидуальные логины и пароли – для сохранения безопасности программы.

     На  начальном этапе при заполнении программы информацией необходимо ввести полные и детальные данные о клиентах, средствах размещения, партнерах, и поставщиках, это поможет в дальнейшей работе.

     Программа предлагает различные бланки документов, но они могут отличаться от требуемых  конкретной турфирме. Необходимо продумать заранее, какие бланки документов необходимы для работы. Затем либо отредактировать существующие бланки, либо заказать требуемые в компании Мегатек.  ЗАО турфирме «Тверской меридиан» необходимы бланки договоров, бланки заявок, акты, бланки отчетности перед поставщиками.

     Данная  программа предоставляет возможность  анализировать ее удобство и совершенствовать функциональность. Поэтому если турфирме не хватает какой-либо функции, можно  проинформировать компанию Мегатек, и  необходимые изменения будут внесены.

     Также преимуществом данной программы  является то, что предложения туроператора в режиме он-лайн сразу появляются на стартовой странице, и турфирма всегда в курсе новинок.

     Таким образом, проанализировав возможности  программного комплекса МАСТЕР-АГЕНТ, можно сделать вывод, что он по своим функциям удовлетворяет потребностям ЗАО турфирмы «Тверской меридиан». При выборе были учтены особенности работы турфирмы, оказываемые ею услуги и перспективы ее нахождения на туристском рынке Тверской области. 

     

9. Выбор оптимальной системы  бронирования для  ЗАО турфирмы Тверской меридиан.

 

     В настоящее время трудно представить  себе бронирование авиа - или железнодорожных  билетов, резервирование мест в гостиницах без использования компьютерных систем. Применение современных компьютерных систем бронирования открывает новые возможности для более эффективной работы турфирм, что позволяет быстро, качественно и своевременно обслуживать клиентов.

     Конечно же, немаловажным является то, к какой  системе подключено турагентство. В настоящее время выбор автоматизированной системы бронирования  достаточно велик, но будущему пользователю необходимо владеть информацией о каждой из систем бронирования  для того, чтобы сделать правильный выбор. Здесь и спектр возможностей, предоставляемых системой бронирования, и сопоставление качества с ценой.

     Для того, чтобы правильно выбрать необходимую систему бронирования  для ТЭФ «Тверской меридиан» надо учесть специфику работы туристской фирмы и спектр предлагаемых услуг. Основываясь на этом, мы отдаём предпочтение  автоматизированной системы бронирования «Amadeus» (Amadeus Global Travel Distribution).

     «Amadeus»  – ведущая Глобальная распределительная  система (ГРС) и технологический  провайдер, удовлетворяющий потребности  мирового рынка в маркетинге, продаже и распределении туристических услуг.Наглядно лидерство данной системы представлено на Схеме 2. Поэтому наибольшее число офисов туристических агентств во всем мире выбрали Амадеус.

     

     Схема 3 – Стратегия развития системы «Амадеус» и её конкурентов

     Очень важную роль для данной турфирмы играет сотрудничество системы «Амадеус»  с российскими авиакомпаниями, такими как: Аэрофлот, Трансаэро, Пулковские авиалинии, Ист Лайн, Уральские авиалинии, а/к Сибирь, а/к Самара, Красноярские авиалинии, Калиниградские авиалинии, Кавминводавиа, Центравиа, авиакомпании под кодом ТКП. Вид электронного авиабилета представлен в Приложении Е.

     Система также обеспечивает доступ к ресурсам 51 000 гостиниц, 48 компаний по прокату  автомобилей и позволяет работать с продуктами туроператоров, железными дорогами, круизными и страховыми компаниями.  Для ТЭФ «Тверской меридиан» очень важно, что, выбранная система бронирования обеспечивает работу не только с бронированием авиабилетов, но и железнодорожных, так как большинство туристов отправляются именно на поездах. Также большое преимущество этой системы заключается в том, что она работает с круизными компаниям, так как именно круизы являются основным видом деятельности турфирмы.

     Теперь  немного об истории данной системы бронирования. Система «Амадеус» была основанная в 1987 г. и начала полноценное функционирование с 1992 г. Структура управления системой включает в себя штаб квартиру в Мадриде, базу данных, где храниться вся информация, в Эрдинге (недалеко от Мюнхена), Германия и центр по развитию системы, расположенный в Софии Антиполисе (рядом с Ниццей), Франция.