Совершенствование организационной структуры турпредприятия (гостиницы)

     В своей деятельности гостиница «Эккос»  придерживается стратегии концентрации.

     «Эккос» - это мини-отель, предназначенный  для небольшого количества посетителей, для семейного отдыха, поэтому  «Эккос» концентрируется именно на данном сегменте потребителей и  позиционирует себя как отель  семейного отдыха. При этом в качестве стратегии адаптации фирма использует анализирующую стратегию, которая  позволяет тщательно взвешивать все «за» и «против», а затем  вносить нововведения.

     С точки зрения стратегий деловой  активности компания придерживается стратегию  расширения «вглубь», т.е стремится  охватить новые группы потребителей. 

 

2. Факторный  анализ среды (SWOT-анализ) 

     Суть  методики состоит в том, чтобы  определить и оценить сильные  и слабые стороны организации  и соотнести их с возможностями  и опасностями (угрозами) рынка. При этом сильные и слабые стороны относятся к внутренним характеристикам организации, а возможности и угрозы - к внешним факторам, которые организация не может контролировать.

     При анализе сильных и слабых сторон организации оценивается ее внутреннее состояние и ее возможности относительно рынка. При этом определяются и оцениваются  факторы, нуждающиеся в улучшении  и изменении, - слабые стороны деятельности и те, которые представляют выигрышные позиции организации, - сильные стороны. Выводы делаются на основе изучения прошлого и настоящего опыта работы организации.

     Анализ  возможностей и угроз дает возможность оценить благоприятные и неблагоприятные условия внешней среды (рынка) с целью приспособления к ним потенциальных возможностей организации для удовлетворения нужд потребителей и получения прибыли. Выводы делаются на основе изучения вероятных изменений будущих тенденций по сравнению с прошлым и настоящим положением на рынке.

     При проведении SWOT-анализа используются различные методики:

• ситуационный анализ с использованием кабинетных и полевых исследований;
• разработка аналитических карт на основе экспертных оценок («мозговой штурм»);
• оценка сильных и слабых сторон в сравнении с основными конкурентами;
• позиционирование путем проведения фокус-групп, анкетирования и пр.

     Руководство гостиницы «Эккос» не проводило  SWOT-анализ для деятельности фирмы, что, безусловно, является на сегодняшний день большим пробелом в работе компании.

     В связи с этим приводится пример упрощенного SWOT-анализа гостиницы «Петр Великий» (г. Москва)⁶.

     SWOT-анализ необходимо проводить любой туристской организации, в т.ч. гостинице для того, чтобы организация могла вовремя увязать внутренние возможности и цели с влиянием фактором окружающей среды.⁷ 

 

3. Факторы,  влияющие на выбор организационной  структуры. Определение функциональных  областей организации 

     Особенности той или иной организации, главным образом ее размер, цели и назначение в целом определяют и весь характер структуры ее управления (ОСУ).

     Варианты  динамики ОСУ будут зависеть и от возможностей организации (в первую очередь финансовых) сформировать то или иное подразделение.

     Важную  роль в формировании новых подразделений играет достигнутый методический, кадровый потенциал, который влияет на степень участия внешних консультативных фирм в реализации той или иной целевой задачи.

     Организационная структура должна быть построена  так, чтобы добиться одновременного функционирования отдельных частей системы, обеспечивающего более  высокую общую эффективность, чем  суммарная эффективность частей, взятых в отдельности.

     Организационная структура предприятия должна стремиться 
к оптимальной координации и контролю использования всех вводимых ресурсов, что обеспечивает экономичность работы.

     Организационная структура должна быть пригодна для  классификации инвестиционных и производственных издержек и определения расходов по каждому подразделению предприятия⁸.

     Функциональные  области - области деятельности, в  которых функционируют подразделения  в интересах организации в  целом.

     Гостиница «Эккос» - это небольшая организация, которая не ставит перед собой  глобальных целей. Ее деятельность, по крайней мере, на данном этапе времени, связана с локальными масштабами, поэтому и структура управления и функциональные области (т.е. подразделения) достаточно просты.

     Основными функциональными областями гостиницы  являются:

• размещение гостей;
• организация питания;
• организация комфорта, чистоты, досуга;
• финансовое обеспечение;
• продвижение и развитие услуг гостиницы.

 

 

4. Построение  организационной структуры предприятия.  Формирование системы связей  между структурными подразделениями. 

     Структура управления определяется составляющими  ее звеньями и иерархическими ступенями управления. Структура должна обеспечивать единство устойчивых связей между его составляющими и надежное функционирование системы в целом.

     Звено управления - обособленное подразделение  со строго очерченными функциями. В качестве звена управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. К понятию звено относят также и руководителей.

     Ступень управления - это совокупность звеньев, находящихся на определенном уровне иерархии управления.

     Отношения между звеньями управления (департаментами) поддерживаются благодаря связям (взаимоотношениям, коммуникациям), которые принято  прей всего подразделять на горизонтальные и вертикальные.

     Горизонтальные  связи (связи кооперации и координации  равноправных звеньев управления) носят  характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их основное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию подразделений компании при решении возникающих между ними проблем.

     Вертикальные  связи (субординационные, иерархические  связи) - это связи руководства  и подчинения, и необходимость  в них возникает при иерархичности  управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. Эти связи  служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.

     Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи, т.е. связи подчинения по всему кругу вопросов, - это отношения, в которых руководитель реализует свои властные полномочия и осуществляет прямое руководство подчиненными.

     Функциональные  связи, т.е. связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления, носят совещательный, рекомендательный характер. Они имеют место по линии  движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

     В экономической литературе можно  встретить огромное количество названий организационных структур управления. Из всего многообразия организационных  структур управления очень четко  выделяются две большие группы. Это - иерархические (бюрократические) и адаптивные организационные структуры.

     Иерархические организационные структуры (называемые порой: формальные, механистические, бюрократические, классические, традиционные) характеризуются жесткой иерархией власти в компании, формализацией используемых правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в деятельности.

     Адаптивные  организационные структуры (называемые порой: органические, гибкие) характеризуются  размытостью иерархии управления, небольшим  количеством уровней управления, гибкостью структуры власти, слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией принятия решений, широко определяемой ответственностью в деятельности.

     Бюрократические структуры характеризуются высокой  степенью разделения труда, развитой иерархией  управления, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала.

     Простейшим  вариантом бюрократической структуры  является функциональная (классическая, или традиционная), Она создается в результате объединения аналогичных производственных и хозяйственных функций. В этой структуре, прежде всего, уделяется внимание эффективному выполнению функций внутри подразделений, а не обеспечению конечного результата.

     Важнейшие функциональные блоки компании - это отделы производства, маркетинга и финансов. Такая структура имеет определенные преимущества: специалисты обладают высокой квалификацией. Это наиболее эффективная форма организации труда для выполнения простых операций, которые не требуют частых контактов между разными службами для принятия решений или постоянного изменения в работе.

     Функциональную  структуру целесообразно использовать в тех организациях, которые выпускают  относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях, для обеспечения всего функционирования требуют решения стандартных управленческих задач.

     Эта структура не подходит для организаций, действующих в среде с быстро меняющимися потребительскими и технологическими характеристиками, а также в случае, если требуются многочисленные контакты по «горизонтали», т. е. между функциональными отделами.

     Линейная  структура управления очень проста по своей сути: основным принципом  построения линейной структуры является вертикальная иерархия, т.е. соподчиненность  звеньев управления снизу доверху. При линейной структуре управления очень четко осуществляется принцип  единоначалия. Данный вид структур характеризуется одномерностью  связей: в них получают развитие только вертикальные связи.

     Основу  линейно-функциональных структур составляет, помимо линейных принципов руководства, специализация управленческой деятельности по функциональным подсистемам компании (маркетинг, исследования и разработки, производство, финансы и экономика, персонал и т.п.).

     Линейно-функциональные структуры очень часто встречаются  в сфере туризма, т.к. обеспечивают управление необходимыми процессами, направлениями деятельности⁹.

     В Гостинице «Эккос» также применяется  линейно-функциональная организационная  структура управления. Все подчиняются  директору гостинице, но при этом в гостинице действует ряд  служб, которые возглавляются руководителями. В рамках служб решаются определенные процессы, распределяются обязанности, осуществляется контроль. При этом некоторые вопросы решаются на уровне руководства гостиницы, но многие на уровне самой службы.

     В данном случае использование такой  структуры управления является оправданным  и рациональным подходом, т.к. гостиница  является небольшой организацией. При  этом в гостинице действуют различные  функциональные подразделения (специалисты), что является спецификой гостиничного бизнеса.

     В гостинице «Эккос» мы можем наблюдать  как горизонтальные (одноуровневые) связи, так и вертикальные.

       При этом в гостинице «Эккос»  установлены функциональные связи,  которые обеспечивают осуществление  отдельных направлений деятельности  гостиницы и межфункциональные,  т.е. связи между различными  подразделениями гостиницы, например, кафе и административной службой.

 

5. Описание  основных служб предприятия