Деловой туризм

Различные компании из разных секторов экономики, участвующих  в выставках, рассчитывают на разные объемы сделок, например, компания, производящая оборудование для добычи газа или нефти и их транспортировки, может считать определенным успехом заключение одного контракта, а фирмы, выпускающие одежду или другие товары легкой промышленности, считают успешным участие в выставке, когда заключают более сотни контрактов.

Выставки повышают спрос на разные секторы индустрии  туризма, а именно на средства размещения, рестораны, агентства путешествий. Иностранные гости выставок и  ярмарок считаются самыми расточительными  бизнес-туристами, а вышеперечисленные средства индустрии туризма, естественно, выигрывают от таких клиентов.

В последнее  время выставки и ярмарки все  чаще сопровождаются конференциями  и семинарами в целях повышения  интереса к предмету мероприятия, а  также для получения новой дополнительной информации, знаний от выставки. А некоторые торговые и технологические ярмарки предоставляют программу рабочих групп, разные демонстрационные курсы и форумы.

С другой стороны, многие конференции сопровождаются соответствующими выставками, которые повышают визуальное и практическое восприятие, а также обеспечивают дополнительные доходы организаторам конференций. По оценкам специалистов, около 20% выставок проводятся одновременно с соответствующими конференциями и наоборот. Удобство такого сочетания заключается в том, что участники конференций и выставок могут принимать в них участие, не покидая конгресс-центры или выставочные комплексы.

Организаторами  выставок могут быть частные предприниматели, торговые или другие профессиональные организации и др. Так как организация и проведение выставок являются рискованным мероприятием, организаторы должны проводить исследования возможностей и ожидаемого эффекта. От организаторов выставок в первую очередь требуется:

- определить  профиль проводимой выставки и целевые сегменты как участников, так и гостей;

- создать определенный  имидж выставки, вплоть до определения  ее названия и создания ее  символа; 

- распространить  рекламные материалы среди продавцов  и гостей.

В обязанности  организаторов входит также разработка маркетингового плана для выставки. Вначале организатор должен выпустить брошюру с исчерпывающей информацией о продаваемых выставочных площадях (о видах стендов, статистике соответствующей индустрии или рынка и ее потенциальной динамике, а также о ценах) и распространить ее среди потенциальных участников. Затем копии брошюр отправляют в соответствующие издания и сопровождают их пресс-релизом, определяющим цели выставки и ее потенциальные возможности. Организатор также должен распространять периодические новости о выставке, освещать ее достижения и стремиться привлечь к участию в выставке как можно больше желающих.

Индустрия выставок включает также оформление стендов, электро- и водоснабжение, оснащение  информационными и телекоммуникационными средствами, соблюдение техники безопасности, обеспечение безопасности, соблюдение чистоты и т. д. С этой целью организаторы выставки часто привлекают подрядчиков или сами выполняют эти работы, исходя из предыдущего опыта.

При принятии решения  об участии в выставке компании должны внимательно изучить условия контракта, отправленного организатором, а также предлагаемую программу выставки и ее проведения. Для решения этих вопросов назначают исполнительного координатора, в чьи обязанности входит планирование и составление бюджета для участия в выставке, определение персонала для работы на стенде и стратегии продвижения своей продукции. Для успешного участия в выставке от компании требуется объединить усилия департаментов маркетинга и финансов, отдела кадров, а также выполнить следующие работы по продвижению:

- определить  участвующих в выставке существующих  и потенциальных клиентов с  помощью непосредственной переписки; 

- дать рекламу  в соответствующих изданиях;

- организовать  определенные мероприятия для  привлечения гостей к своему стенду, например, презентации с вручением разных призов и др.

В последние  годы все чаще выставки проводят участники  индустрии встреч, где под одной  крышей собираются как организаторы разных мероприятий, так и потенциальные  участники. В роли участников выставки выступают организаторы конгрессов, гостиничные и транспортные компании, а в роли гостей - корпоративные организаторы компаний, организаторы профессиональных мероприятий, агентства по поиску средств проведения встреч и др.  
 
 

1.2.Организация инсентив-путешествий

Инсентив-путешествие - это специальный сектор туризма, применяемый компаниями для награждения  своих работников и поощрения  их к выполнению новых задач. Исходя из этого, многие компании используют его для повышения производительности труда внутри компании и роста активности работников, занятых продажей продукции компании. Поскольку инсентив-путешествие имеет сходство с туризмом отдыха, оно является скрытым сектором делового туризма. Для изучения и оценки размеров этого важного сектора была собрана очень скудная статистическая информация по некоторым причинам. Во-первых, хотя при выезде из страны граждане указывают цели своего визита, туристы, совершающие инсентив-путешествия, не выделяются в отдельную группу, а входят в категорию отдыхающих и деловых путешественников.

Во-вторых, многие компании из-за высокого уровня конкуренции  в своих областях скрывают истинные расходы в этом секторе туризма.

В-третьих, на работников, награжденных инсентив-путешествиями, возлагается налог, и в некоторых случаях компании объединяют его с расходными статьями и тем самым усложнят оценку индустрии.

В-четвертых, очень  сложно определить, какая часть встреч и конференций с сильно выраженными  инсентив-элементами попадает в категорию  инсентив-путешествий.

По оценкам  западных специалистов, мировой спрос  на инсентив-путешествия в 2005 г. составлял 21,3 млн. путешествий на общую сумму 33,9 млрд. долл. (без учета супругов, сопровождающих своих мужей, количество которых могло бы оцениваться  в 17 - 18 млн. человек в год). Основными генерирующими рынками среди разных отраслей бизнеса являются: фармацевтическая индустрия, индустрия информационных технологий, финансовые, электронные и парфюмерно-косметические компании. Среди персонала компаний больше всех инсентив-путешествия совершает высшее руководство. Некоторые компании (в большей мере в США, чем в Европе) привлекают своих дилеров в такие путешествия.

Для организации  инсентив-туров для своих сотрудников  компании пользуются услугами специалистов в этой области (например, в Великобритании 53% организаторов имеют штат менее 20 человек, а 19% - более 100 человек). Роль таких специалистов более широка, чем коллег из обыкновенных туристских агентств. Они подключаются на ранних этапах процесса награждения и тесно работают с клиентом (компанией) при решении вопросов повышения производительности труда, проблем мотивации и других маркетинговых вопросов с помощью награждения путешествиями.

Сотрудничество  обычно начинается с анализа дел  у своих клиентов и определения вида вознаграждения, а также изучения устремлений представленных к награде работников. После выполнения этих функций специалисты проводят внутреннюю рекламу программы продвижения, мониторинг деятельности работников и выявляют победителей. Организация и проведение путешествия для победителей являются заключительным этапом их работы. Компании, выполняющие эти функции, называют себя «домами инсентив-путешествий» или просто «инсентив-домами».

Эти компании тесно  сотрудничают с местными операторами, как и компании по проведению встреч. Так, местные операторы организуют многие практические мероприятия, т. е. трансфер из аэропорта до отеля, проведение экскурсий, банкетов и др., однако расходы на эти мероприятия составляют малую часть оборота организаторов инсентив-путешествий.

Все сектора  индустрии туризма (отели, транспортные компании, туроператоры, гиды и др.) принимают участие в проведении инсентив-путешествий. Однако имеются  существенные различия между рынками  отдыха и инсентив-путешествий. Поэтому  продавцы туристских услуг, обслуживающие инсентив-путешествия, должны учитывать характеристики, которые присущи только этим путешествиям. Например, отели, собирающиеся работать на этом очень требовательном рынке, должны заботиться не только о качестве физического продукта, но и преимущественно об условиях обслуживания.

Основные специфичные  требования для инсентив-путешествий  можно объединить в следующие  группы.

1. Уникальность. Ни одно путешествие не должно  повторяться, маршруты должны  быть непредсказуемы и полны сюрпризов, богаты специфическими мероприятиями.

2. Фантазия и  экзотика. Эта важная часть покеджа  связана с предоставлением возможности  попробовать нечто необычное,  например стрельбу по движущимся  объектам или соколиную охоту.  Некоторые гостиничные компании развозят своих гостей по их номерам с помощью экзотических средств, например, «Хаят Редженси Уайколоа» на Гавайях доставляет гостей на лодках по специально прорытым каналам.

3. Исключительность. По окончании путешествия его  участники должны быть уверены, что они посетили необычное место и встретились с интересными людьми.

4. Оригинальность. В этой сфере особо ценятся  инновационные идеи. Например, организаторы  должны учитывать, что некоторые  путешественники азартны по натуре, поэтому для них должны быть организованы различные соревнования, игры, например олимпийские игры по пляжным видам спорта и др.

Однако перед  организаторами возникает ряд проблем  при работе с рынком инсентив-путешествий. Например, из-за того, что эти путешествия  имеют групповой характер, организаторы должны рассматривать и вопрос ревности между награжденными в одной и той же группе. Поэтому они должны выбирать гостиничные номера одинаковых размеров, даже с одинаковой мебелью, чтобы участники ни в коем случае не чувствовали ущемленность в своих правах.

При выборе местности  организаторы инсентив-путешествий  должны обратить особое внимание на следующие  критерии.

- Размещение  с высокими стандартами обслуживания  и предложением развлекательных  услуг, а также хорошее обслуживание  в ресторанах и барах. Также важно наличие конференц-залов для проведения инсентивизированных встреч.

- Эксклюзивный  имидж, так как мало кто из  организаторов захочет отправить  группу в места массового отдыха  или в туристский центр, испытывающий  упадок.

- Доступность, которая подразумевает возможность прибытия в место назначения разными транспортными средствами. Возможность совершения путешествий вокруг туристского центра даже с инструктором также важна.

- Достопримечательности  должны быть разными по мере  возможности, так как видение и ощущение чего-то нового и разного являются важными элементами инсентив-путешествий.

По результатам  опроса, проведенного авторитетным британским журналом «Конференц & Инсентив Тревл», самыми популярными туристскими  центрами в 2006 г. среди клиентов компаний - организаторов инсентив-путешествий являлись:

1. Южная Африка, Гонконг, Кипр.

2. Сингапур.

3. Таиланд, Флорида,  Ямайка, Бразилия, восточное побережье  США. 

4. Круизы, Италия, Гавайи, Монте-Карло, Испания, Португалия.

Кроме того, было выявлено, что, несмотря на высокую стоимость продолжительных путешествий по отношению к непродолжительным, туристские центры Северной и Южной Америки и Дальнего Востока очень популярны на рынках Европы. Это обусловлено тем, что цены на авиарейсы в Америку часто более конкурентоспособны по отношению к тарифам внутриевропейских перелетов.

В Европе самыми популярными центрами для инсентив-путешествий  являются средиземноморские курорты, в частности, великолепные курорты  Франции и Испании, а для непродолжительных путешествий среди европейских городов, в основном, выбирают Лондон и Париж.

Очевидно, что  при выборе туристского центра главным  фактором является бюджет, выделенный для инсентив-путешествий. Золотое  правило распределения инсентив-бюджета  требует, чтобы средства распределялись равномерно между размещением, перелетом и организуемыми на месте программами. При ограниченном бюджете организаторы стараются экономить не на местных программах, а, как это ни странно, на размещении и перелете. Это объясняется тем, что при инсентив-путешествиях для награжденных сотрудников очень важны те впечатления от увиденного в грамотно разработанной программе, которые они сами и не смогли бы повторить при самостоятельных путешествиях. Эти программы включают такие элементы, как специальные экскурсии, спортивные игры, участие в презентациях, которые позволяют победителям почувствовать свое привилегированное положение и делают путешествие запоминающимся.