Защита персональных данных работника

     Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований  с  кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в  специальное дело с грифом «Строго  конфиденциально». Объясняется это  тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными  злоумышленнику.

     Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное  дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания  для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается  на место изъятого документа. Отметка  в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые  исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

     Приказом  первого руководителя предприятия  должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава  с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие  места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного  разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной  карточке. При возврате дела тщательно  проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений  в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в  присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через  их секретарей или референтов не допускается.

     Другие  руководители предприятия могут  знакомиться с личными делами только непосредственно подчиненных  им сотрудников; к справочно-информационному  банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении  отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и  ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия  вправе ознакомиться только со своим  личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

     Не  менее строгого контроля требует  работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального  учета сотрудников).

     Отчетная  и справочная работа отдела формирует  каналы несанкционированного получения  и незаконного использования  персональных данных. В связи с  этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с  какой целью может запрашивать  в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок  дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти  сведения будут находиться, кто несет  ответственность за их сохранность  и конфиденциальность.

     На  документах, выходящих за пределы  отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

     Руководитель  подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

     В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в нерабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

     Помимо  операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.

     На  столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме  тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

     Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного рода злоумышленников¹¹. 

Передача  персональных данных работников

     Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена  государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

     Работодатель  не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне  без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это  необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных  федеральным законом.

     Персональные  данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в  том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями  их функций.

     Работодатель  обеспечивает ведение журнала учета  выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем  запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в  предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

     Защита  информации при работе с ПК

     Правильная  организация защиты - управление доступом к конфиденциальной информации является важнейшей составной частью системы защиты электронной информации. Реализация системы доступа как к традиционным, так и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения: кто из руководителей, кому из исполнителей (сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешает знакомиться или работать. Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лиц, которые обращались к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника в тайне фирмы.

     Доступ  к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции, которые используются для обработки конфиденциальной информации, предусматривает:

• определение и регламентацию первым руководителем фирмы состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится соответствующая вычислительная техника, средства связи;
• регламентацию первым руководителем временного режима нахождения этих лиц в указанных помещениях; персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководителем подразделения или направления деятельности фирмы наличия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (например, в вечерние часы, выходные дни и др.);
• организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отключения охранных технических средств информирования и сигнализирования; определение правил постановки помещений на охрану; регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;
• организацию контролируемого (в необходимых случаях пропускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;
• организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования помещений;
• организацию выноса из указанных помещений материальных ценностей, машинных и бумажных носителей информации; контроль вносимых в помещение и выносимых персоналом личных вещей.

     В конце рабочего дня исполнители  обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

     После изготовления бумажного варианта документа  его электронная копия стирается, если она не прилагается к документу  или не сохраняется в справочных целях. Отметки об уничтожении электронной  копии вносятся в учетные карточки документа и носителя и заверяются двумя росписями.

     Хранение  магнитных носителей и электронных документов должно осуществляться в условиях, исключающих возможность их хищения.

     С целью контроля и поддержания  режима при обработке информации на ПК необходимо:

• периодически проводить проверки наличия электронных документов и состава баз данных,
• проверять порядок ведения учета, хранения и обращения с магнитными носителями и электронными документами,
• систематически проводить воспитательную работу с персоналом, осуществляющим обработку конфиденциальной информации на ПК,
• реально поддерживать персональную ответственность руководителей и сотрудников за соблюдение требований работы с конфиденциальной информацией на ПК,
• осуществлять действия по максимальному ограничению круга сотрудников, допускаемых к обрабатываемой на ПК конфиденциальной информации и праву входа в помещения, в которых располагаются компьютеры, для обработки этой информации.

Контроль  защиты информации

     Взаимопонимание между руководством фирмы и работниками  не означает полной свободы в организации  рабочих процессов и желании  выполнять или не выполнять требования по защите конфиденциальной информации. С этой целью руководителям всех рангов и службе безопасности следует организовать регулярное наблюдение за работой персонала в части соблюдения ими требований по защите информации.

     Основными формами контроля могут быть:

• аттестация работников;
• отчеты руководителей подразделений о работе подразделений и состоянии системы защиты информации;
• регулярные проверки руководством фирмы и службой безопасности соблюдения работниками требований по защите информации;
• самоконтроль.

     Аттестация  работников представляется одной из наиболее действенных форм контроля их деятельности как в профессиональной сфере (исполнительность, ответственность, качество и эффективность выполняемой работы, профессиональный кругозор, организаторские способности, преданность делу организации и т. д.), так и в сфере соблюдения информационной безопасности фирмы.

     Другой  формой контроля является заслушивание руководителей структурных подразделений и руководителя службы безопасности на совещании у первого руководителя фирмы о состоянии системы защиты информации и выполнении ее требований работниками подразделений. Одновременно на совещании принимаются решения по фактам нарушения работниками установленных правил защиты секретов фирмы.

     Формой  контроля являются также регулярные проверки выполнения сотрудниками (в том числе хорошо работающими) правил работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных.

     По  фактам разглашения или утечки конфиденциальной информации, утраты документов и изделий, другим грубым нарушениям правил защиты информации организуется служебное расследование.

     План  проведения служебного расследования:

• определение возможных версий случившегося (утрата, хищение, уничтожение по неосторожности, умышленная передача сведений, неосторожное разглашение и т.д.);
• определение (планирование) конкретных мероприятий по проверке версий (осмотр помещений, полистная проверка документации, опрос сотрудников, взятие письменного объяснения у подозреваемого лица и т. д.);
• назначение ответственных лиц за проведение каждого мероприятия;
• указание сроков проведения каждого мероприятия;
• определение порядка документирования;
• обобщение и анализ выполненных  действий по всем мероприятиям;
• установление причин утраты информации, виновных лиц, вида и объема ущерба;
• передача материалов служебного расследования с заключительными выводами первому руководителю фирмы для принятия решения.