Организация труда руководителей

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Мая 2010 в 18:25, Не определен

Описание работы

Введение 3
1. Основы трудовой деятельности руководителей. 5
1.1. Трудовая деятельность руководителя, ее особенность. 5
1.2. Содержание труда руководителя. 6
1.3. Факторы, влияющие на работу руководителя. 7
1.4. Целевое планирование труда руководителя. 8
2. Основные пути улучшения труда руководителя. 11
2.1. Организация рабочего места. 11
2.2. Работа с документами и корреспонденцией. 15
2.3. Ведение телефонных разговоров. 17
2.4. Проведение совещаний, конференций. 19
2.5. Составление графика работы. 21
2.6. Подготовка и проведение выступлений. 22
2.7. Прием по личным вопросам. 24
2.8. Посещение рабочих мест. 26
Заключение. 28
Список использованных источников. 29

Файлы: 1 файл

планир врем.doc

— 169.00 Кб (Скачать файл)

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время  окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать.

 
 
 
 
 
 
 
 

  1. Основные  пути улучшения труда  руководителя.

 
Основные направления, которые будет  рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим (см. стр. 5). При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.
 

  1. 1. Организация рабочего  места. 

Прежде чем перейти  к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.  
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: 
1.         Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2; 
2.         Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты: 
2.1.         Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое; 
2.2.         Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого; 
2.3.         Рациональная планировка и компоновка мебели; 
2.4.         Мебель должна выглядеть эстетично.

3.         Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь : 
3.1.         Канцелярские принадлежности.

3.2.         Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

3.3.         Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.  
3.4.         Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю незабывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4.         Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5.         Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице № 1.

Т а б л и ц  а 1

Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических  условий труда служащих

Показатели Значение  показателей

Микроклимат (СН 245 - 71)        

1. Температура  (оС)  
1.1. Теплый  период года 22 - 25
1.2. Холодный  период года 20 - 22
2. Относительная  влажность воздуха (%) 60 - 90
3. Скорость  движения воздуха (м/с) до 0,3

Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)        

Общий 300 люкс
Всеми источниками  света 750 люкс

Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)        

Нижний 60 дБ
Верхний 75 дБ
 

Следует отметить, что  для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального  микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

На рисунке № 1 показан  один из возможных вариантов организации  рабочего места руководителя. Отметим  некоторые особенности.  
Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.  
Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена  для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно  также дополнить стендом где  будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие  настенные часы с боем, которые  были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное  цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.  

  1. 2.Работа  с документами  и корреспонденцией.

 
Документы и корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит  с входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: 
1.         Регистрация поступающей корреспонденции.  
2.         Сортировка в зависимости от предназначения.  
3.         Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4.         Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранит документы  в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.  

  1. 3.Ведение  телефонных разговоров.

 
Телефон — важное средство эффективности  управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при  телефонном обслуживании оказывает  руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме  этого руководителю удобно иметь  при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное  количество времени, нужно его тщательно  спланировать, предварительно составить  короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.  
Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Рациональная структура телефонного разговора, которая включает четыре обязательных элемента, и варианты общения абонентов представлены в табл. 2.

 
 
Т а б л и ц а 2

Структура телефонного  разговора и варианты общения  абонентов

Элементы  композиции Расход времени  на каж- Содержание каждого  элемента композиции телефонного разговора  Возможные варианты общения абонентов
телефонного разговора дый элемент, с Очередность участия  в разговоре Тот, кто звонит Очередность участия  в разговоре Тот, кому звонят
1. Взаимное  представление 20 ± 5 2 Приветствует. Представляется, называя свою фамилию, имя, отчество(при междугородных разговорах называет город, из которого звонит) 1 Сообщает название подразделения и фамилию или  должность. Записывает, кто звонит и  откуда
    4 Спрашивает, удобно ли собеседнику сейчас разговаривать (не занят ли он) 3 Отвечает: слушаю Вас
        5 Отвечает: да, нет. В  случае занятости просит перезвонить  и назначает время повторного звонка (записывает себе)
      Если  у телефона другой человек    
    Просит позвать  к телефону нужного человека, назвав его имя, отчество. фамилию (иногда должность) 5a Выполняет просьбу. Если нужный товарищ отсутствует, сообщает, где он и когда будет
    6a Просит передать, когда будет звонить повторно 7a Слушает, записывает, обещает (и выполняет)
    8a Благодарит, прощается 9a Отвечает
    lOa Вешает трубку    
2. Введение  собеседника в курс дела 40 ± 5 6 Кратко излагает цель своего звонка(говорит прямо в  микрофон, со своей обычной громкостью, произносит слова внятно и не очень  быстро, отчетливо выговаривая числа  и фамилии) 6 Слушает, не прерывает собеседника(записывает в случае необходимости сообщаемую информацию). Подтверждает услышанное краткими словами: так, да и т.п.
    Не указывает, что  уже говорил, не раздражается и не возмущается Просит повторить  в конце сообщения, если что-нибудь не понятно
3. Обсуж  дение ситу ации  100 ± 5 7 Лаконично излагает тщательно продуманные главные  и второстепенные вопросы, требующие  короткого и конкретного ответа 8 Кратко и конкретно  отвечает и предлагает пути решения  вопросов
4. Заключительное  слово 20 ± 5 9 Кратко повторяет  итог беседы (то, что он понял из разговора) 10 Одобряет или вносит уточнения
    11 Благодарит, прощается 12 Отвечает на благодарность. Прощается
    13 Вешает трубку    
Всего 180 ± 20        

Информация о работе Организация труда руководителей