Государственные стандарты в области делопроизводства, применяемые при оформлении кадровой документации

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

 

 

Кафедра государственного и муниципального управления.

 

 

 

Реферат

 

 

Государственные стандарты  в области делопроизводства, применяемые  при оформлении кадровой документации.

 

 

Выполнил:

Студент факультета

ИГСУП, группы

СО-432

Марзан Алексей Игоревич.

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2012

Оглавление

Оглавление 2

Вступление. 3

Глава 1. Общегосударственные законодательные  и нормативно-методические акты, необходимые  в работе службы кадров. 4

Глава 2. Учетно-кадровая документация. 13

Заключение. 21

Список литературы. 23

 

 

 

 

Вступление.

Термин «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документооборота. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. техника создание хранение документ

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников данной организации. Это требование к кадровому учету любой организации определено, прежде всего, в нормах ТК РФ. В реферате мы рассмотрим то, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации государственными нормативно-правовыми актами.

Глава 1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров.

 

Как упоминалось ранее, вся деятельность трудовых правоотношений любой организации обязательно документируется. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на её юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратится и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. 
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск». 
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нём прежде всего, находим определение базового понятия – «социальное партнёрство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнёрства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством». 
Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнёрства, изложенных в ст. 24, таких, как:

• равноправие сторон;
• уважение и учет интересов сторон;
• заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
• соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• полномочность представителей сторон;
• свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
• добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
• реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
• обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
• контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
• ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений. 
Прежде всего отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

 

 

• нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше. 
          Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления – в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации – только в пределах этой организации. 
Таким образом в Трудовом кодексе РФ прописана соподчинённость законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу. 
           Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступают в силу со дня, указанного в этим акте и прекращает своё действие в связи с:

• истечением срока действия;
• вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;
• отменой (признанием утратившими силу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы.

 

Особую значимость для работников кадровых служб имеет статья 14 - Исчисление сроков. В ней указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.  
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день».

Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и  при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина. 
Надо подчеркнуть также важность для работника кадров статьи 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В статье 283 указаны документы, предъявляемые  при приёме на работу по совместительству. 
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66.

Кроме того в Кодексе определены случаи и порядок составления  документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приёме на работу (ст. 68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок выдачи копий документов (ст. 62) и т.д.  
Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст. 85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.  
Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей. 
Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться  Федеральным законом от 2 мая 2006 годя № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований Закона к структуре  текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чём, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента  поступления в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приёма граждан.

Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, закон о ветеранах  и т.п. 
Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Кроме законодательных актов в  каждой кадровой службе должен быть пакет  с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть как надо выполнять ту или иную запись или операцию. 
          В 2003 году кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения ими  работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);